推進檔案信息化建設(shè)提升檔案管理水平

王仟

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作順應(yīng)信息時代發(fā)展的必然趨勢，是服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)和開發(fā)利用檔案價值的必然要求。推進檔案信息化建設(shè)的主要目標是利用現(xiàn)代信息獲取、處理、傳遞、存儲、檢索等技術(shù)優(yōu)化檔案部門信息化管理，做好電子文件歸檔移交和接收工作，持續(xù)推進案卷級、文件級機讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，搭建系統(tǒng)的檔案資源體系，最大限度地開發(fā)利用與合理配置檔案資源，穩(wěn)步實現(xiàn)信息資源的社會共享。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);信息技術(shù);開發(fā)利用

1 檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)是指運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行精細化、規(guī)劃化管理增強服務(wù)能力。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，依托互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)網(wǎng)平臺，開發(fā)檔案信息服務(wù)的新渠道，新形式，全面提升檔案工作專業(yè)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化服務(wù)水平。搭建檔案信息化基礎(chǔ)平臺設(shè)施，完善檔案信息化標準規(guī)范體系和檔案信息安全保障體系。

2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及面臨的問題

1）信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)既是檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成內(nèi)容，也是社會信息化的重要基礎(chǔ)性工作，積極推動檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為加強檔案事業(yè)發(fā)展的一項戰(zhàn)略性任務(wù)。從2010年開始檔案信息化進入體系建設(shè)階段，在管理規(guī)范方面和在技術(shù)標準方面國家檔案局相繼印發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》、《電子公文歸檔管理規(guī)范》等8個規(guī)范性文件和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理基本術(shù)語》等十幾項技術(shù)標準，為規(guī)范開展檔案信息化建設(shè)提供了保障。檔案信息化建設(shè)加快推進了檔案信息資源體系建設(shè)跨越式發(fā)展，有序推進了檔案管理系統(tǒng)整體管理水平和服務(wù)能力，檔案信息化建設(shè)成就顯著，已建成16家國家級數(shù)字檔案館、7家全國示范數(shù)字檔案館和2家全國示范數(shù)字檔案室。在不斷推進檔案館數(shù)字化的同時，國家檔案局還編制了《檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)指南》，管理制度、技術(shù)標準日臻

完善。

2）檔案信息化建設(shè)是各級部門協(xié)助合力攻堅，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程過程。現(xiàn)存檔案主要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文案保管為主，各類信息化資源存儲載體不一致，相對分散，技術(shù)銜接困難。缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃、統(tǒng)一的軟件、統(tǒng)一的信息資源管理平臺、統(tǒng)一的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，相關(guān)紙質(zhì)文檔案不能直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案被檔案管理系統(tǒng)接收，造成新的檔案信息資源不能共享，加大了檢索成本和難度。因此，如何運用“軟”“硬”信息技術(shù)管理這些信息資源，需要在檔室信息化建設(shè)中進一步破解難點積極探索。

3 推進信息化建設(shè)的策略

1）建立電子文檔歸檔制度及管理規(guī)范標準。電子文件歸檔保存工作是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，結(jié)合本部門實際情況按照電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范確定電子文檔收集歸檔范圍、收集歸檔要求、收集歸檔方法、收集歸檔方標準，統(tǒng)籌電子檔案移交與接收工作相關(guān)規(guī)定建立電子文檔歸檔程序。

其次，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設(shè)、信息化成果利用的標準，確保檔案資源信息能夠有效的傳遞，實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)信息化硬件設(shè)備與檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)銜接，整合檔案信息資源、實現(xiàn)文檔一體化。將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過程收入到一個管理系統(tǒng)，有效減少重復(fù)勞動，提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對接。

2）建設(shè)檔室信息化發(fā)展需要的專業(yè)化隊伍。檔案信息化建設(shè)需要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)管理、開發(fā)檔案資源，極大地提高檔案管理的效率和信息服務(wù)能力;需要檔案管理人員重新思考檔案管理的新情況、新理論，同時也與時俱進，緊跟技術(shù)發(fā)展趨勢，靜心沉潛信息化知識，精準吃透重要環(huán)節(jié)的緊密銜接和各個業(yè)務(wù)功能模塊的功能，對相關(guān)現(xiàn)代信息技術(shù)管理運用學(xué)以提能，理清網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。

3）建立完善的安全和保密制度。系統(tǒng)集成的信息化建設(shè)制度是檔案信息化建設(shè)的基本遵循，可以對檔案管理工作起到規(guī)范的作用，防止重要信息被惡意泄露、傳播造成重大損失，產(chǎn)生不良影響。建立無縫對接式的電子文件載體保護方法與安全管理制度，嚴格控制溫濕度，全面加強防塵、防磁、防震。建立長效監(jiān)管機制防止檔案實體受損、丟失，定期監(jiān)督、檢驗歸檔電子文件是否被正常讀取，發(fā)現(xiàn)感染計算機病毒或損壞，立即要對該載體內(nèi)存儲的全部信息資料進行檢驗，并采取措施修復(fù)損壞的文件，及時更新檔案數(shù)據(jù)的讀取、處理設(shè)備，確保電子文件和數(shù)字檔案完整、真實、準確、可讀。同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，采用能保密保安全的大眾身份認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)”防火墻等措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全，確保信息傳輸?shù)谋Ｃ苄浴?shù)據(jù)交換的完整性。

4 結(jié)束語

檔案作為一種信息資源，隨著信息公開政策的要求和信息技術(shù)的發(fā)展，積極推動檔案信息化建設(shè)，用活檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，將逐步成為檔案工作的根本出發(fā)點和落腳點。與此同時深入研究檔案資源更好為國家改革、發(fā)展和精神文明服務(wù)，充分挖掘檔案資源的和現(xiàn)代價值，探討檔案資源開發(fā)利用新策、新方法已成為在新時代賦予檔案工作者的新目標、新要求。