城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理建議

唐柯

摘 要：自城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作實行以來，針對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案的相關(guān)檔案管理工作已經(jīng)逐漸展開，但由于當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的覆蓋范圍交廣，檔案管理工作比較繁重，因此在檔案信息統(tǒng)計、檔案文件整理等方面，目前仍存在著一定的問題，而這也對是社會養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展造成了很大的阻礙。為此本文對當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并據(jù)此為養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化管理提出了一些建議，希望能夠城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作的推進(jìn)對起到一定幫助。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民;檔案管理;養(yǎng)老保險

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案作為對參保單位、個人權(quán)益的真實記錄，其不僅能夠為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展提供重要資料，同時也是保證參保個人享受應(yīng)有養(yǎng)老保險待遇的關(guān)鍵憑證，要想讓城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的經(jīng)辦管理工作能夠順利進(jìn)行下去，就必須要做好對養(yǎng)老保險檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，而當(dāng)前針對養(yǎng)老保險規(guī)范化管理策略的相關(guān)研究，自然也是十分具有現(xiàn)實意義的。

一、當(dāng)前城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

（一）檔案收集整理效率較低

在城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案的收集階段，通常都需要先由參保群眾填寫相關(guān)檔案資料，并在填寫完成后上交社區(qū)或村委會，之后再由街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一收取整理，上交給當(dāng)?shù)氐某青l(xiāng)居民社會保險經(jīng)辦機構(gòu)。由于整個檔案收集過程中的傳遞環(huán)節(jié)較多，因此即便是各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)均能夠安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，但養(yǎng)老保險檔案資料的傳遞仍然會耗費較長的時間，有時甚至?xí)霈F(xiàn)在檔案資料在某一傳遞環(huán)節(jié)中長期停滯的情況，這顯然極大地降低了檔案收集工作的效率。

（二）檔案資料內(nèi)容不夠規(guī)范

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案對于檔案內(nèi)容有著十分嚴(yán)格的要求，各地區(qū)通常都會根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況來制定養(yǎng)老保險檔案管理制度，將檔案內(nèi)容、數(shù)據(jù)信息填寫格式等要求明確下來，以保證檔案資料的規(guī)范性。然而從目前來看，由于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的參保人數(shù)較多，需要填寫的資料、信息也十分繁雜，因此在填寫相關(guān)檔案信息時，經(jīng)辦人員往往很難對檔案信息進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查，而在缺乏專業(yè)人員監(jiān)督指導(dǎo)的情況下，信息填寫不規(guī)范、數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確、印章缺失、人為涂改等問題自然也會隨之出現(xiàn)，并對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實性造成影響。

（三）檔案信息安全難以保證

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案在收集、整理等環(huán)節(jié)的制度要求比較明確，但在檔案材料保存到期后，針對檔案資料的銷毀工作卻并不規(guī)范，很多地區(qū)甚至只是將養(yǎng)老保險檔案隨意丟棄，而這也給檔案信息安全帶來了極大的威脅。一旦這些檔案資料被他人所獲取，那么參保人的個人隱私信息就會出現(xiàn)大量泄漏，而參保人的日常生活也可能會出現(xiàn)各種各樣的麻煩。

二、城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理的有效策略

（一）加快檔案信息化建設(shè)

從當(dāng)前城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案的傳遞過程來看，養(yǎng)老保險檔案資料的傳遞效率雖然比較低，但由于檔案資料為紙質(zhì)文件，本身很容易損壞、丟失，因此即便能夠?qū)︷B(yǎng)老保險檔案傳遞流程進(jìn)行簡化，檔案資料的收集效率也很難得到太大的提升。對此各社會保險經(jīng)辦機構(gòu)還需從信息化檔案管理入手，加快各級養(yǎng)老保險經(jīng)辦點的信息化建設(shè)，在引入計算機等設(shè)備的同時，建立統(tǒng)一的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并將檔案資料的收集整理制度及歸檔范圍、保管期限等方面的細(xì)節(jié)要求確定下來。在經(jīng)辦養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)時，經(jīng)辦人員完全可以將檔案信息輸入到電子文檔之中，實現(xiàn)檔案文件資料的電子化，并在完成對電子文檔的備份后，通過檔案管理系統(tǒng)將檔案文件傳輸給上級部門，這樣不僅能夠有效提高養(yǎng)老保險檔案的收集整理效率，同時也能夠避免檔案文件損壞、丟失等問題發(fā)生。

（二）建立檔案資料審核機制

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案在收集階段之所以會出現(xiàn)信息缺失、數(shù)據(jù)填寫錯誤等情況，主要還是由于養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦階段的工作量過大，經(jīng)辦人員在審核時容易出現(xiàn)失誤。因此為避免這類問題的發(fā)生，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)還需轉(zhuǎn)變工作策略，建立以多層審核為主體的檔案資料審核機制，由區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村委會）三級共同負(fù)責(zé)檔案資料審核工作，按照養(yǎng)老保險檔案資料的填寫、格式等要求來進(jìn)行仔細(xì)審核，一旦發(fā)現(xiàn)圖像字跡模糊、數(shù)據(jù)填寫不規(guī)范、檔案內(nèi)容殘缺不全等問題，應(yīng)立即退回給經(jīng)辦人或參保人進(jìn)行修改，這樣基層經(jīng)辦人員的審核工作能夠被其他經(jīng)辦單位分擔(dān)，檔案資料內(nèi)容的規(guī)范性自然也就會隨之得到提升。

（三）加強檔案資料銷毀管理

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案涉及參保人員的個人隱私信息，具有著很強的保密性，即便是達(dá)到了保存期限，也必須要統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，以免檔案內(nèi)容出現(xiàn)泄露。對此養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)還需建立嚴(yán)格的檔案資料銷毀管理機制，在檔案資料保存到期后，安排專人對檔案進(jìn)行銷毀鑒定，確定檔案資料可以銷毀后，同時編制銷毀清冊并上報同級別行政管理單位，完成以上工作后，方可對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，銷毀時還要安排兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)督。在這樣的制度要求下，養(yǎng)老保險檔案的銷毀工作會更加規(guī)范，而檔案資料泄露的問題也會因此而大大減少。

三、結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作出現(xiàn)的一系列問題，已經(jīng)在養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦、參保人享受保險待遇等方面產(chǎn)生了較大的負(fù)面影響，未來必須要針對當(dāng)前現(xiàn)實問題展開深入分析，并從檔案資料收集、整理、審核、銷毀等環(huán)節(jié)入手，采取針對性的檔案規(guī)范化管理策略，才能夠使養(yǎng)老保險檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性得到充分保證。

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