基于ERP系統環境的企業內部控制研究

金冰冰

摘要：目前企業的信息化及數字化浪潮正在席卷全國，數字化轉型已經成為各大企業目前的主要課題，而作為企業信息化的標志性工具——ERP系統的建設已經成為各大企業勢在必行的重要工作。在企業信息化及數據化浪潮席卷市場的今天，ERP系統將成為企業在金融市場及經濟市場競爭的重要工具。例如ERP系統的使用使業務信息與財務信息可以共享，顯著增加信息的傳遞速度，有利于管理層面對市場的變化及時有效的作出相關的策略調整。同時，ERP系統的使用也有利于企業降低相關的管控成本，提高工作效率等。但是，ERP系統的上線也給企業的內控管理帶來新的問題和挑戰，例如快速發展的信息化帶來的復合型人才的需求，信息高速共享同時帶來的信息安全性的隱患，信息系統與傳統內控的融合障礙等。文章介紹了企業建設ERP系統的重要性，闡述了ERP系統與內部控制體系的關系與影響，分析了目前企業ERP 系統下內部控制建設中普遍存在的主要問題，在此基礎上，對如何優化ERP 促進企業內部控制建設提出具體的建議。

關鍵詞：ERP系統;內控控制;財務管控

一、企業ERP系統建設的重要作用

ERP系統是企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。ERP系統是企業信息化與數字化的重要工具及手段。“工欲善其事，必先利其器”，因此作為“利器”的ERP系統的建設在企業的管理中有著不可估量的地位。

（一）ERP系統有助于為管理層獲得有效信息提供有力的技術支撐

由于現代化的管理思維及目前市場多變的情況下，對信息的處理時間及速度提出更高一層的要求，而ERP系統使企業管理實現了信息化，實現了各個環節的信息共享，提高了信息提取速度，對企業的各個環節實施監控并共享數據，使企業信息數據能夠實時更新，以便于應對危機能夠及時反應，作出積極應對的決策，由此將企業的相關風險降到最低。

（二）ERP系統有助于加強企業預算及費用的實時控制

在原來傳統的企業管理中，費用的預算執行情況都是在月末或季末財務分析數據出具后，將預算與執行情況進行對照，根據預算執行情況對后續的進行控制，如果出現超出預算或者執行比例過高等情況，只能事后反饋分析原因，對于預算的執行的控制并不理想。但在ERP環境下實施預算管理不能有效協調預算管理的職能，把事前、事中、事后三段有機地整合于ERP系統中，成為具有互相配合、協調、組織功能的新型管理模式，將原來的事后分析控制轉向預先規劃和過程控制，有效降低了企業的相關成本，加強了企業的內部控制和管理。

（三）ERP系統有助于增強企業的核心競爭力

ERP系統環境下，消除了原來企業各種信息不對稱的情況，可以有效的將企業零散的信息集合起來，將所有的信息有效的共享，形成了企業信息資源的集成整合，由此將有限的資源充分得到利用，實現企業價值的最大化。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

目前內外部環境及企業自身均要求企業通過建立有效的內部控制體系來提升內部管理水平，目前國內企業為了適應市場化的要求，均逐步建立自己的內部控制體系。而國內各大企業目前均已不同程度的上線了ERP系統，在此種情況下，內部控制與ERP系統的關系值得進一步的研究與探討。

（一）ERP系統是內部控制的重要工具與平臺

如今外部環境的要求及企業自身管理的需求，對內部控制的要求越來越嚴格，內部控制的全面性及繁瑣性要求必須有一個足夠支撐企業達成全面內控的工具及平臺，而ERP系統在內部控制中就是扮演了這個“主角”。

（二）ERP系統是內部控制的“對象”

從內部控制的角度來講，基于ERP系統在內控控制中的重要身份，加之ERP系統的所有控制點都面臨這個人為設置的情況，在這種情況下，必然會導致出現“系統”上的相關風險。因此，必須將ERP 系統作為控制對象。

三、企業ERP系統的應用對內部控制的影響

ERP系統的應用對內部控制有著重大深遠的影響，主要體現在以下幾方面：

（一）ERP系統的應用優化了企業內部流程及組織結構

ERP系統的引進，要求企業必須對企業的現有組織進行“變革”。由于ERP系統不只是一個單純的系統，還融合了各種先進的管理思想與理念，在這個前提下，企業需要將自行現在的企業流程及結構與ERP系統的進行對比，靠攏，找出差異及個性化需求，在不影響系統邏輯完整性的前提下，修正系統，滿足企業的需求。經過這個系統行的梳理調整之后，企業的管理水平及內部流程、結構都得到了大幅度的提升。

同時，ERP系統在傳遞企業各項信息時，系統及流程的改革也讓企業各部門之間達到信息共享，使企業的內部組織結構更加立體化，各部門及各崗位的權責清晰明確，有效減少了各部門之間的摩擦及推諉，為企業內部控制的實施打下了優秀的“基石”。

（二）ERP系統的應用提高了內部控制的管理效率

傳統的內控環境下，企業的相關的業務信息很難做到及時傳遞，在這種情況下，事前控制及實時監督是不可能實現的，這種情況讓企業面臨著所有問題出現都是事后查缺補漏，企業的狀態非常被動。而隨著ERP系統的應用，企業內部流程的優化，企業內信息共享，這種情況得到了極大的改善及調整，部門之間的溝通的效率得到大幅提高，實現了真正意義上的內部管理的實時監控。

另外，由于企業前期系統建設中對于流程的優化，通過ERP系統對企業的各項流程的合理的設計，清理了一些無效的冗余的活動，企業內部各部門及人員之間權責分明，業務流程清晰順暢，內部控制有效點清晰明朗，有效提高了內部控制的管理效率。

（三）ERP系統的實施提高了內部控制的監督效率

由于ERP系統的上線實施，ERP系統的實施對企業的內部控制管理模式產生巨大的變革。在已經實施ERP系統的體系中，只需要企業內部控制的管理目標、程序、方法，要求傳達到ERP系統中，系統程序將會自動進行整合處理，企業就能夠實施的控制和監督相關的信息。

經過系統及公司流程的變革，企業的所有流程及信息均可在系統中實施提取，各崗位的職責及業務相關流程也在系統中清晰可見，逐漸透明化，在這種情況下，有效的減少了徇私舞弊及推諉責任的情況，ERP在內部控制中的監督效果清晰可見，讓內部控制的監督效率得到了顯著提高。

（四）ERP系統的實施降低了內部控制的實施成本

基于內控控制要求的復雜性及范圍廣的情況，如果基于傳統的方式來處理的話需要耗費大量的人力物力來支持內控控制的實施，而經過ERP系統上線測試后，相關的內容系統已經解決了大部分，有效的節約了內控的成本。

四、企業ERP系統在內部控制方面存在的主要問題

伴隨著ERP系統被普遍使用在現代企業內部控制的建設及管理過程中，并在內控中逐漸扮演了“主角”的情況下，各種各樣的諸多弊端也隨之不斷的涌現出來，例如內部控制執行力不夠，實際業務線下線上雙重標準等問題。

（一）企業管理層內控意識淺薄

我國的內控控制起步較晚，基礎比較薄，相當一部分公司的管理者對建立內部控制體系不夠重視，或者在認知方面有很大的誤區，導致很多公司雖然建立了相關的內控制度，但是沒有規劃，不成體系，對公司的經營活動無法起到關鍵的規范作用。

由于內部控制對于企業經營活動所起的推動作用很難用賬面上的具體數字來衡量，由此導致一部分管理者對內控的認知停留在成堆的文件、手冊上，是應付外部審計的工具，只要有就可以，導致出現有章不循的情況，使內部控制流于形式，這就在很大程度上影響了內部控制作用的發揮。

（二）企業內控崗位職責分工不合理

由于內部控制的制度的設置中，要求很多崗位必須同時有經辦人（申請人）及審批人，且必須不能同時為同一人，以此來控制風險。一般不相容職務包含業務經辦及授權批準，業務經辦與記賬，付款及記賬，財產保管及記賬等。崗位不相容的主要目的就是通過相關崗位的“牽制”作用，來控制企業的業務風險及經營風險。

但是在實務處理中，很多企業由于人員編制限制及經濟效益等因素影響，無法將相關的職責及崗位設置的如此詳細及職責清晰，導致內部控制的制度的風險控制的有效性大打折扣。

（三）企業缺失復合型內部控制人才

ERP系統的上線實施，對企業內部控制的人員提出了新的要求，除了基本的專業知識及工作經驗之外，還要能夠熟練的掌握系統的相關操作及相關知識。具有較高的綜合素質能力。

但是以我國現階段的企業情況來看，大部分企業都面臨著缺乏符合型信息系統人才的情況。傳統的專業人員往往會因為系統使用不好或者抵觸新系統而導致ERP的實際使用效果并不好，無法充分的實現ERP系統的效果效力。

（四）ERP系統成本高而缺乏“柔性”

由于ERP系統的建設投資成本較高，尤其是全面ERP系統的建設，軟硬件及相關咨詢費用等，建置投資成本是非常高的、而且還會面臨著系統建設失敗的風險，由此導致一些中小型企業不愿意在此方面進行投入。

另外，由于ERP系統建設上線之后，相關流程及相關功能基本為一個固定的狀態。而現在的市場需求的多變及金融環境的變化可能要求企業隨時調整企業的相關流程，而相關流程的調整必然會面臨系統的調整。而ERP系統的“柔性”較差的情況這個時候就會比較凸顯，導致內控及系統的變化及調整晚于實際業績調整的時間，導致內控效果的減弱。

（五）ERP系統的信息安全存在隱患

ERP系統作為一個企業中信息系統的集成，面臨的最大的一個風險及問題就是安全性不足，安全經營為所有企業經營活動有序開展的基石。而ERP系統是作為一款網絡應用頻繁的工具，企業的內部相關信息數據容易受到外界因素的干擾，病毒入侵，操作失誤等都會危及企業網絡系統的安全性，嚴重的會導致數據被盜等問題，因此ERP環境下的內部控制的風險性是不容忽略的。

（六）ERP系統與內控控制融合程度不高

由于每個企業的內部控制管理各不相同，面臨著與ERP系統融合過程中需要出現各種的個性化需求，如果ERP系統的實施無法滿足企業的個性化管理需求，就可能面臨著線上線下兩條線的管理情況，如此勢必會增加內部控制的難度及效率。ERP系統成功上線后，企業的所有相關信息及管理流程均體現在ERP系統中，企業對ERP的依賴性越走越高，在此情況下，ERP系統的崩潰或者出現問題將讓企業短時間內陷入癱瘓狀態，嚴重影響企業的經營活動。

五、ERP 環境下完善企業內部控制的具體策略

（一）強化管理層對內部控制的認知

只有管理層重視內控制度的建設，切實按照財政部等規定要求實施內控規范體系，才能逐步實現內部控制的系統化。企業應組建專門的內控相關部門（小組），加強對內控的宣傳及指導，只有各級人員全部加強了對內控的認識，企業的內部控制的有效性才得以體現，企業經營管理者對內控認知的重要性可見一斑。

（二）優化企業業務流程與企業架構

在ERP系統實施中，需要明確系統中各崗位職責，實施關鍵崗位分離制與輪崗制。企業可以根據企業的實際情況（相關人員編制等因素）將企業的崗位分設為基本職能崗位與ERP系統崗位。例如基本崗位包含出納、會計等，ERP系統崗位要細分為庫存、生產、現金管理、合同審核等。所以，企業應該根據自身情況交叉設置ERP系統崗位，以滿足內部控制牽制制度的要求，各崗位既不沖突又能相互制約。