論企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)

李春燕

摘? 要：企業(yè)檔案是對各個時期企業(yè)各項工作發(fā)展目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營發(fā)展、任務(wù)完成等各項情況的綜合記錄，在企業(yè)發(fā)展歷程中起到了重要的參考作用，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。對檔案管理工作的規(guī)范化與否，直接關(guān)系到這些珍貴的檔案是否能夠繼續(xù)作用于企業(yè)經(jīng)營決策、風(fēng)險防范、市場拓展、權(quán)益維護等工作。為此，無論在任何時候，我們都要注重對企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，確保檔案的服務(wù)效能得以充分發(fā)揮。為此，該文以企業(yè)檔案管理工作為研究對象，以推動企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展為出發(fā)點，從檔案管理理念、檔案管理制度以及檔案管理體系3個方面，對企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)路徑做出了研究與探討。

關(guān)鍵詞：新時期? 企業(yè)檔案管理? 性質(zhì)? 現(xiàn)狀? 策略

1? 革新企業(yè)檔案管理理念

在推動企業(yè)檔案管理工作得以規(guī)范化發(fā)展的過程中，企業(yè)檔案管理人員需要做到理念先行，并使用正確理念指導(dǎo)企業(yè)檔案管理實踐。具體而言，企業(yè)檔案管理理念的革新，對企業(yè)以及企業(yè)檔案管理人員提出了以下幾點要求。

首先，企業(yè)需要引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確的檔案管理觀。認識到企業(yè)檔案管理工作的價值、提升對企業(yè)檔案管理工作的重視，是推動企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，為此，企業(yè)需要引導(dǎo)檔案管理人員認識到檔案資源在企業(yè)生產(chǎn)、科研以及經(jīng)驗積累、憑據(jù)考察、權(quán)益保護中的作用，從而確保檔案管理人員能夠肯定檔案資料的信息價值與工具價值，并通過規(guī)范化地開展檔案管理工作，釋放自身在檔案管理崗位中的潛能、彰顯企業(yè)檔案資源所具有的價值，促使檔案資源能夠在提升企業(yè)效益等多個層面發(fā)揮出應(yīng)有作用。

其次，企業(yè)需要明確檔案管理部門定位。企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)體系中重要的組成部分，而企業(yè)檔案價值的實現(xiàn)則要求企業(yè)能夠拓展并明確檔案管理部門定位。具體而言，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理部門的主要工作包括檔案的收集、分類、編目與保管，而為了能夠進一步推動檔案管理工作的規(guī)范化呈現(xiàn)、充分實現(xiàn)檔案管理資源價值，企業(yè)檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)重視對檔案資源價值進行深度挖掘，并依托檔案資源為企業(yè)決策、企業(yè)管理以及企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)，從而強化檔案管理與其他其他工作之間的關(guān)聯(lián)，在拓展檔案管理部門職能的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

最后，企業(yè)需要重視構(gòu)建全員參與的管理文化。雖然企業(yè)檔案管理部門與管理人員在推動企業(yè)檔案管理規(guī)范化構(gòu)成中發(fā)揮著難以替代的作用，但是企業(yè)檔案管理的規(guī)范化卻不能僅僅依靠檔案管理部門與管理人員來實現(xiàn)。為此，企業(yè)需要引導(dǎo)全體成員提升對檔案管理工作的重視程度，在全員參與、全員努力的基礎(chǔ)上，為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供保障。如在檔案收集方面，企業(yè)有必要明確檔案移交形式、移交時間，要求各個部門在檔案收集過程中予以配合;在檔案利用過程中，企業(yè)則需要提升全體成員的檔案利用意識，規(guī)范檔案提取與利用流程，從而推動檔案資源利用率的提升。

2? 完善企業(yè)檔案管理制度

制度具有規(guī)范與約束行為的作用，在企業(yè)檔案管理工作中，完善的企業(yè)檔案管理制度能夠確保檔案管理人員能夠明確自身職責(zé)，在檔案管理工作中遵循必要原則與流程，并做到有所為與有所不為。具體而言，企業(yè)檔案管理制度的完善，需要從以下幾個方面入手。

首先，企業(yè)有必要圍繞檔案管理工作構(gòu)建責(zé)任制度。如果僅僅重視強化檔案管理工作者的責(zé)任意識而忽略職責(zé)制度的建設(shè)，則難以確保檔案管理工作者能夠積極履行自身職責(zé)并充分發(fā)揮自身潛力。為此，企業(yè)有必要以提升檔案管理規(guī)范化水平為出發(fā)點，在明確檔案管理工作流程、工作要求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建部門責(zé)任制度、崗位責(zé)任制度與個人責(zé)任制度。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)可以有效避免檔案管理工作者出現(xiàn)怠慢與倦怠現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)管理不規(guī)范的現(xiàn)象，也能夠明確責(zé)任人，避免產(chǎn)生權(quán)責(zé)糾紛。

其次，企業(yè)有必要完善檔案管理激勵機制。僅有責(zé)任制度、懲處機制而忽略激勵機制，則容易導(dǎo)致檔案管理工作者產(chǎn)生逆反心理，進而制約檔案管理規(guī)范化水平及其成效的提升，為此，激勵機制的構(gòu)建對于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展也至關(guān)重要。在此方面，企業(yè)需要針對檔案管理隊伍做好需求調(diào)查，并通過使用精神與物質(zhì)融合的激勵方式來確保激勵機制充分發(fā)揮出應(yīng)有作用，從而有效激發(fā)檔案管理工作者在履行自身職責(zé)、遵循相應(yīng)管理流程與管理要求的積極性，進而推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

最后，企業(yè)需要推動檔案管理制度呈現(xiàn)出動態(tài)性。檔案管理制度的動態(tài)性體現(xiàn)為企業(yè)能夠根據(jù)自身發(fā)展對檔案管理制度提出的要求以及檔案管理工作環(huán)境的變化等，對檔案管理制度進行適當(dāng)調(diào)整。推動檔案管理制度的動態(tài)性發(fā)展，能夠確保檔案管理制度與檔案管理工作實際情況實現(xiàn)良好對接，促使檔案管理制度得以與時俱進的發(fā)展，進而充分發(fā)揮出檔案管理工作制度在推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展中的作用。

3? 優(yōu)化企業(yè)檔案管理體系

在企業(yè)檔案管理體系的優(yōu)化中，企業(yè)有必要完善檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、借鑒檔案管理工作方法并構(gòu)建科學(xué)的檔案管理工作考評辦法，從而在明確檔案管理工作要求的基礎(chǔ)上，為檔案管理工作要求的落實以及檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展提供良好保障。

從檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的完善來看，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，是檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要表現(xiàn)，而確定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，不僅能夠為崗位職責(zé)的界定、檔案管理工作崗位責(zé)任的明確提供依據(jù)，也能夠為后續(xù)的檔案管理工作考評奠定良好的基礎(chǔ)。在檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的制定中，企業(yè)需要避免出現(xiàn)拿來主義傾向，而應(yīng)當(dāng)在遵守國家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、參考行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對自身檔案管理工作特點和需求等進行充分考慮，從而確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性。

從檔案管理方法的借鑒與創(chuàng)新來看，檔案管理方法與管理技術(shù)的發(fā)展，能夠為檔案管理工作的規(guī)范化提供有力支撐。為此，一方面，企業(yè)有必要對行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的檔案管理工作方法做出積極借鑒;另一方面，企業(yè)有必要將先進的檔案管理技術(shù)引入到檔案管理實踐當(dāng)中。如企業(yè)需要重視依托計算機、互聯(lián)網(wǎng)等構(gòu)建檔案管理平臺，提升檔案管理工作的信息化水平，促使檔案信息能夠在有效存儲和共享的基礎(chǔ)上展現(xiàn)出自身價值，進而在滿足企業(yè)發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，促使檔案管理工作得以與時俱進的發(fā)展。

從檔案管理工作考評辦法來看，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的完善能夠為檔案管理考評工作的開展提供依據(jù)。為此，企業(yè)有必要圍繞檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建檔案管理考評指標(biāo)體系，并合理確定各個指標(biāo)所具有的權(quán)重。與此同時，企業(yè)需要構(gòu)建評價主體多元化的評價體系，引導(dǎo)企業(yè)管理層、基層員工以及檔案管理部門共同參與檔案管理評價，從而全面地反映出檔案管理工作成效，進而為探索檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化路徑、規(guī)范化實現(xiàn)路徑奠定良好基礎(chǔ)。

4? 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，對于提升企業(yè)檔案管理工作成效、充分發(fā)揮出檔案管理在推動企業(yè)發(fā)展中的作用具有重要意義。為此，企業(yè)有必要引導(dǎo)檔案管理部門以及檔案管理工作者革新企業(yè)檔案管理理念，完善企業(yè)檔案管理制度并且對檔案管理體系進行優(yōu)化，從而為檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)提供良好保障。

參考文獻

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