大數據時代提高高校辦公室管理服務水平的思考

陳潔

摘? ?要：本文闡述了大數據技術為高校辦公室管理服務水平的提升帶來機遇，從網站服務水平有待提高和辦公室信息數據相對獨立的高校辦公室管理目前的現狀入手，進一步提出全方位提升高校辦公室網站建設，加強辦公室網站服務能力;建立統一的信息共享數據標準，實現信息資源跨部門互聯互通，充分發揮辦公室綜合管理和信息服務的職能，促進高校教育與管理工作的高質高效科學發展。

關鍵詞：大數據? 高校辦公室管理? 服務水平

隨著信息技術的飛速發展，計算機技術的發展和應用，使得行政辦公方式發生巨大的變化，高校教育模式和管理方式也隨著信息化建設不斷改善，尤其是在大數據時代背景下，順應時代的發展要求，借助大數據技術提高高校管理服務的效率和速度，提高高校管理服務的質量和水平，為師生提供更優質的服務，是值得深入思考的問題。

1? 大數據與高校辦公室管理

大數據，字面理解為規模宏大的數據。大數據的戰略意義不在于擁有龐大的數據信息，而在于對這些信息進行采集、分析、預測和評估，從而提煉出具有潛在知識價值，提供準確的數據服務。大數據時代，高校教育數據信息成為寶貴的資源，通過對教育和管理工作中大數據資源的挖掘，從而為教育改革和創新發展注入了強大的動力，大大提高了高校教育和管理服務的質量和水平。

高校辦公室的管理是一項綜合性服務，服務對象是高校所有教師和學生。高校辦公室是學校的重要職能部門，發揮著承上啟下、協調各方、聯系內外的樞紐作用。隨著大數據技術的發展，高校辦公室應順應時代的發展要求，借助大數據技術來提升管理服務功能，為全校師生和社會提供全面優質的服務和保障。

2? 高校辦公室管理服務水平的現狀

2.1 辦公室網站服務水平有待提高

目前高校辦公室網站建設以信息公開為主，網站框架結構規劃單一，大都僅提供辦公室相關的辦事流程和辦事文件下載服務，網站提供的信息大多處于靜態，不能及時更新信息，與師生交互性較差，缺乏人性化。特別對于辦公室的窗口科室，辦公室網站沒有可以提供很好地信息化支撐，僅僅依靠窗口人工管理和重復勞動的傳統的行政辦公方式，服務方式落后，行政管理工作效率低下，工作質量不能讓高校師生滿意。

2.2 辦公室信息數據相對獨立

高校辦公室工作很多數據和信息都具備相關性，由于管理數據和信息的主體不同，數據的跨部門合作中的信息無障礙流動顯得尤為重要。目前辦公室的信息數據相對獨立，信息零散，使得信息資源無法實現共享影響了整個辦公效能的發揮，信息孤島問題嚴重，反復的數據征集嚴重影響辦公室人員的工作積極性和產生倦怠情緒，更重要的是影響數據的準確性。

3? 大數據為高校辦公室管理服務水平的提升帶來機遇

高校辦公室管理是一個動態的過程，它要求高校辦公室不僅要提供豐富的服務內容，滿足師生的不同需求，而且要采取多樣的服務方式。提供優質服務是高校辦公室管理的一項重要職能，這意味著不僅要提升高校管理服務水平，而且要提升高校行政辦公效能。大數據時代的到來，為實現這一目標注入了強大的動力。大數據的應用能使管理服務依據的豐富性和準確性得到顯著提升，進而為管理方式的改進與優化提供更加科學與嚴謹的基礎，減少跨部門合作中的管理層級，推進管理服務精細化人性化，為管理服務水平的提升提供了重要支撐。

4? 大數據時代提高辦公室管理服務水平的思考

4.1 全方位提升高校辦公室網站建設，加強辦公室網站服務能力

結合高校辦公室服務內容，構建完善的信息化網絡平臺，促進信息公開，推動在線服務，加強師生互動交流。

信息公開服務：健全數據信息系統，豐富辦公室的服務資源，辦公室網站為師生提供精準有效、內容豐富的信息資源，允許師生通過多種方式在網站平臺獲取與他們密切相關的重要信息事項。提升信息系統分析能力，通過對信息資源的獲取大數據的分析，提前把握或定期統計分析師生的信息資源需求，變被動為主動，變單一為多元服務，提升辦公室監測、預警和防范管理，不斷提高信息公開服務質量和水平。

在線辦事服務：以辦公室網站為平臺，向師生提供給不同的服務項目，建立完善的會務申請、車輛安排、公共通知、公務接待、文件流轉等相關信息庫，把涉及辦公室服務的數據集成化和標準化，利用大數據平臺共享交換，讓數據信息多跑路，讓師生辦事少跑腿。通過簡化服務事項、優化服務流程，避免服務對象重復提交材料，降低行政成本，促進跨部門溝通，提高服務效率，為師生方便、高效、精準的服務，促進辦公室服務智能化、人性化。

互動交流服務：為師生提供精準有效、內容豐富的服務的同時，通過領導信箱、師生心聲、意見征集、留言板、動態評價等方式，網站平臺另外建立與師生的互動交流平臺，集思廣益，有效保障師生的各項事務參與，加強師生的使命感和對學校的歸屬感，有效促進服務透明化。如果沒有師生的參與，辦公室無法了解到最新的服務發展需求，建立動態互動的網站平臺，及時掌握師生需求，及時改進管理中的不足，及時改進和完善，減少不必要的問題，便于師生服務。

4.2 建立統一的信息共享數據標準，實現信息資源跨部門互聯互通

基于合作模式的不同建立跨部門協同服務信息共享平臺，將分散在各部門的數據信息匯聚，通過收集、梳理、分類、傳遞和反饋，形成信息數據合力，并能夠使信息數據在各部門順暢傳遞，實現跨部門合作中的信息無障礙流動，共同推動信息數據服務效率的提升。

要形成一個系統化的信息數據庫，避免重復征集，首先要建立統一的信息共享數據標準，使得各部門相關信息數據規范化和標準化。標準格式的信息數據采集的建立，最大程度打通各部門數據錯位亂象，解決部門間信息數據互不兼容的問題，進而實現信息數據的交流與共享，促進跨部門合作。

5? 結語

隨著大數據時代的到來，大數據給高校辦公室管理服務水平的提升帶來了機遇，促進辦公室服務人性化、高效化，信息資源跨部門互聯互通，充分發揮辦公室綜合管理和信息服務的職能，促進高校教育與管理工作的高質高效科學發展。

參考文獻

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