衛生監督機構檔案管理的信息化管理

沈新勇

摘 要：目前，信息化時代全面到來，衛生監督機構信息化程度不斷提高，信息技術與衛生監督機構管理工作進行了緊密的融合。其中，檔案管理工作作為衛生機構監督管理的重要組成，已經全面實行了信息化管理。基于此，本人結合自身工作實際，對檔案管理工作的信息化管理方式進行分析。

關鍵詞：衛生監督;檔案管理;信息化

前言：衛生監督機構在工作開展過程中會形成多種不同的資料，為了使這些資料可以得到妥善的保存，需要為其建立專門的檔案，這些資料來源廣泛，對管理人員來說也是一種沉重的工作壓力。因此，衛生監督機構檔案信息化管理，已經成為促進衛生監督機構檔案管理水平提升的重要方式。

一、檔案管理的重要意義

隨著時代的變化，檔案管理形式發生了根本性的變化，由以往的文字檔案逐漸向圖片方向轉變，使檔案管理形式更加多元。這些不同載體檔案的出現，使得檔案管理人員面臨更加嚴峻的工作挑戰，同時也充分凸顯了檔案管理工作的重要性，特別是在信息化背景下，如何進行規范性的檔案管理，更是檔案管理人員首要研究的問題。

檔案管理方式之所以會出現如此大的變化，只要就是因為受到信息化的影響，以為檔案管理方式轉變創造了良好的條件采取信息化管理，可以使各項資源得到全面的戰爭和和優化，進一步提高資源的利用效率，為人們提供更多的生活便利。同時，以信息化道德方式管理檔案，可以有效豐富檔案載體，以直觀的方式展示檔案信息，為檔案管理提供便利。在信息化的影響下，資源可以實時共享，使檔案可以發揮更多的作用和價值，為檔案管理人員提供管理便利，減少檔案管理工作量。

二、檔案管理工作的信息化管理

檔案管理衛生監督機構的人力資源管理與發展具有密切的關系。可以以信息化技術為依據，建立檔案管理與激勵機制，使檔案管理人員可以主動學習專業知識，促進檔案管理學習方式的轉變。

（一）檔案管理信息化的內容

1.文書檔案管理信息化

文書是檔案管理的重要基礎，文書處理質量對檔案管理質量產生直接的影響，實現檔案管理信息化，必須對各類文件進行準確的登記、傳閱和整理，使標準化建設持續推進。

2.專業檔案管理信息化

管理信息化與衛生監督執法各工作環節進行緊密的融合，是衛生監督機構工作開展的核心。衛生監督電子檔案，不僅涉及范圍較為廣闊，同時在實施時會面臨許多的困難，加之衛生監督單位對信息保密性有著非常嚴格的要求，因此，衛生監督檔案必須具有加密功能，使文件信息可以得到有效的保護。

3.聲像檔案管理信息化

聲像檔案資料根據記錄形式，可以將其分為多種不同的資料。衛生監督機構聲像資料包括多方面的業務內容，衛生監督機構在衛生監督過程中需要收集各項活動的聲像資料，或者傳遞外部聲像，資料聲像檔案管理信息化后，可以使資料調取更加便利，以直觀的方式進行展現。

（二）信息化技術在檔案管理中的應用

1.應用計算機建立檔案查借閱管理

以信息化技術為基礎，建立檔案查借閱管理。準確登記日常檔案查借閱記錄，可以根據借閱時間、檔案編號等詳細信息，指定任意條件進行針對性的查詢和匯總。例如，可以查詢某一時間到某一時間段內的借閱人信息，只需要輸入該時間段就可以準確查到該信息，對比以往人工進行匯總更加準確簡單有效。

利用計算機技術可以對檔案進行統計。在進行檔案統計時，可以根據檔案的種類作出報表，為檔案工作者進行決策提供準確的依據。同時統計靈活方便，可以指定不同的統計項，只需要輕點鼠標，就可以通過計算機進行直接的統計，并對報表進行打印。

2.計算機在檔案目錄管理中的應用

另外，在檔案目錄管理中應用計算機技術，可以快速修改檔案目錄，相對于以往人工進行登記，更加簡單、快速，有效避免紙張的浪費。通過對日常收集的文件進行登記，可以根據收文日期進行針對性的查詢。

3.計算機在人員檔案信息查詢中的應用

在管理人事檔案時，計算機可以自動生成人員的信息，并根據其在職情況對其檔案進行歸類，使檔案信息可以與人員實際信息相符合，使干部人事檔案管理更加標準規范。在進行人員檔案信息管理時，通過登記人員的基本信息，可根據人員的姓名、單位等信息進行查詢匯總。

利用計算機的檢索功能，檔案管理人員可以在短時間內迅速找到所需要的檔案，并對其目錄和全文信息進行打印。要求計算機軟件需要滿足相應的要求，在查詢方式上可以通過設定一定的范圍進行模糊查詢，或者工作人員通過輸入關鍵詞，就可以馬上找到查詢結果。

4.計算機在檔案保管使用方面中的應用

計算機因其軟件方面的優勢，可以對檔案進行針對性的管理，以往在進行檔案管理時并不具備豐富的功能，人們在對照片檔案進行管理時，需要對內容進行比照后，才能進行針對性的查詢。應用計算機技術，可以通過計算機系統對檔案內容進行自動掃描，并根據檔案的類型進行準確的分類，復制存儲不同的信息，同時即使經過再長的時間其也不會出現照片褪色的問題。

5.計算機在檔案資源共享方面的應用

利用計算機管理檔案可以使資源得到及時的共享。以往在對檔案進行管理時，根本無法對檔案資源進行及時的共享，很多檔案信息處于封閉的狀態，得不到充分的利用，但是計算機技術的應用，可以使信息在各領域中得到廣泛的應用。

6.多元化技術在檔案管理中的運用

信息化技術具有多元性的特征，在進行檔案管理時，可以應用多維度的技術對檔案進行管理。通過多元性的信息化技術可以為檔案管理提供穩定的基礎，首先可以充分運用多媒體技術，以聲音、文字等多種不同的手段，對信息進行人性化的搜索和定位，為檔案調用提供便利。其次，需要充分運用信息化方式進行存儲。另外，也可以應用二維碼技術對檔案進行管理，二維碼可以包含龐大的信息，使信息化檔案管理效率得到進一步的提升。

三、促進衛生監督機構檔案管理信息化發展的舉措

（一）提高信息化管理意識

為了使檔案管理可以與計算機技術進行緊密的融合，以計算機統一進行管理，必須進一步提高計算機的應用效率，建立以信息化建設為基礎的檔案管理方式，以此促進檔案管理工作的規范化。這就需要衛生監督機構加強創新，提高信息化管理意識。

（二）提高管理人才素質

作為檔案管理人員來說，需要認真開展工作，加強對自身工作的重視，不斷加強理論知識學習，使自己的知識范圍可以得到進一步的延伸，虛心向同事進行請教，提高自己在計算機應用和管理中解決問題的能力，結合時代發展需要，更好的滿足工作要求。

四 結束語

在信息會背景下，信息化技術對衛生監督機構檔案管理工作產生積極的影響，其可以有效推動衛生監督機構檔案管理規范化建設。雖然計算機技術在應用時存在一定的安全問題，利用計算機在最大案進行管理時，雖然可以提為檔案管理提供諸多的便利，但總體而言，信息化技術可以有效提高檔案管理水平。

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