醫院文書檔案管理信息化建設路徑

黃艷秀

【摘要】文書檔案材料是醫院在組織開展醫療服務和臨床科研工作中逐漸積累形成的真實記錄，因為醫院文書檔案信息的來源較廣，在管理過程中存在一定的難度，因此推進醫院文書檔案信息化建設工作，采取信息化技術對檔案信息進行收集整理，不但能夠促進醫院檔案管理效率的提升，還有助于提高醫院文書檔案的開發利用價值。本文結合筆者實際工作研究，分析了醫院文書檔案管理信息化建設的必要性，并提出了相應的對策。

【關鍵詞】醫院管理;文書檔案;信息化

隨著現代社會的發展，信息技術被廣泛應用于各個行業，醫院檔案管理工作人員也必須要盡快轉變傳統的工作理念，積極應用現代信息技術和網絡技術，促進檔案信息化管理水平的提升，不斷探索新的檔案管理方法，充分發揮文書檔案的價值，讓檔案材料更好地為醫院各項工作服務。

一、醫院文書檔案管理信息化建設的必要性

（一）提高檔案管理水平。推進醫院文書檔案管理信息化建設工作，能夠擺脫過去那種陳舊的管理模式，真正促進檔案管理工作質量的提升，為醫院文書檔案服務能力的提高打下堅實基礎。同時文書檔案信息化建設目標的實現，能夠為醫療服務和臨床研究活動帶來一個更加高效科學的管理平臺，醫院文書檔案管理也呈現出跨學科與跨流程的特征。檔案信息化建設讓很多具有較大利用價值的檔案數據資料實現了數字化存儲管理，為之后的查詢利用帶來了更多便利，有效推進了醫療診斷效率的提升，促進科研成果的優化。

（二）增強醫院的競爭力。醫院文書檔案管理信息化建設，能夠讓醫院內部各個科室的信息交流更加順暢，信息化檔案管理條件下真正做到了檔案資料的互通共享，解決了過去檔案管理模式存在的諸多問題，優化了醫療服務流程，有助于醫院整體服務水平的提升，增強醫院的競爭力。

（三）為醫院決策帶來依據。促進醫院文書檔案管理信息化建設，相關數據資料能夠直接從統一的檔案信息系統平臺中獲取，有助于醫院管理者作出更加科學的決策。同時醫療服務過程中形成的各類資料數據也可以做到完整安全的保管，確保醫院文書檔案的全面性。借助于檔案信息系統平臺和檔案數據庫，可以為醫院各項管理制度的建立以及決策制定帶來充分的依據，真正挖掘和開發出醫院文書檔案的價值。

（四）符合時代發展要求。醫院文書檔案管理信息化建設工作的開展符合時代發展趨勢，也是促進醫院檔案管理工作效率提升的有效途徑。各類文書檔案材料在當前的醫院經營管理活動中發揮著非常關鍵的作用，借助于促進檔案管理信息化建設工作，能夠處理好過去一直以來檔案管理工作中的難題，尤其是廣大醫務人員能夠利用檔案信息系統平臺來對部分病例診療工作實踐進行查閱和學習，促進基層醫務人員專業技術能力的提高，讓醫院可以更好地為廣大患者提供醫療服務。

二、醫院文書檔案管理信息化建設路徑

（一）創新醫院檔案服務方法。第一，可以借助于醫院內部網絡提供更加便捷的網絡服務。檔案工作人員要主動依靠醫院局域網來促進檔案數據信息的整合，確保醫院文書檔案材料可以更好地為各科室服務，完善檔案數據的檢索查詢功能，真正實現文書檔案的即時管理和查詢，保障醫院文書檔案能夠盡快全面實現數字化，促進檔案服務網絡化和檔案管理工作智能化。第二，必須要盡快創建醫院文書檔案電子資料庫，檔案管理工作人員應當主動和醫院信息管理中心聯系，設置電子檔案管理中心，讓其包含于信息中心之內。電子檔案數據庫對各科室形成的電子文件實施統一管理，管理平臺也可以提供檔案文件信息查詢服務，進而實現電子檔案數據共享。第三，檔案管理工作人員應當盡快把電子檔案轉化為PDF文件，有助于使用者進行下載。檔案管理人員必須要盡快更新工作理念，積極應用現代化的管理方法，在醫院網站中加設檔案信息下載按鈕，提升檔案服務效率。

（二）加強文書檔案管理力度。醫院檔案管理人員要主動利用現代信息技術把各類文書檔案制作為具體詳細的列表，讓使用者能夠借助計算機操作即可對所需要的檔案材料進行查詢讀取，從而保證醫院所有檔案材料的規范化管理。檔案工作人員應當尤其重視檔案數據庫的實時更新，根據醫院實際發展情況和醫學技術研究進展，把最新的檔案數據融合到數據庫內。要注意的是，醫院檔案管理制度不僅僅是為了提升檔案管理效率，也應當促進管理體系的優化，推動檔案管理朝著更加規范化和科學化的方向發展，為后續的開發利用打下堅實基礎。相關科室也必須要制定與自身業務相適應的檔案管理規定，確保科室醫務人員可以更加高效地對檔案數據信息予以調取。在科學整理歸檔的前提下，還需要對檔案材料實施合理分類，進一步優化檔案管理工作，避免關鍵性檔案文件出現損失或丟失的現象，保障文書檔案的安全性與完整性。

（三）重視文書檔案安全管理。要想真正發揮出電子檔案材料的開發利用價值，應當真正從源頭上對文書檔案安全管理制度予以優化，這樣才能夠為之后的檔案開發利用工作提供充分保障。在開展檔案管理活動時，為確保醫療服務有效性和質量的提高，要密切關注檔案數據信息的完整性和保密性，確保安全管理規定得以落實。首先，檔案系統驗證應當符合相關規定，依靠健全的安全管理制度，促進檔案管理規范化的提升，不斷優化管理對策，為文書檔案管理效率的提高埋下伏筆。其次，應當開展好檔案數據信息的監管，在構建信息處理機制時，應當對檔案數據信息處理機制展開全面深入的分析，依靠更加健全的監管制度來實現對文書檔案的全方位審核。最后，必須要對檔案信息管理平臺加強監管，尤其是可能出現安全隱患的薄弱之處更應當引起重視，對檔案信息管理平臺定期更新，修補漏洞，提高其運行效率，避免發生檔案丟失損壞的現象。另外，在保障電子檔案安全的前提下，還應當依托健全的管理體系，為檔案管理工作的有序推進創造良好環境，進一步助力醫院檔案管理信息化建設工作。

（四）擴寬檔案管理服務領域。一方面，應當進一步拓展文書檔案管理的服務對象。過去很長一段時間以來，醫院檔案管理工作主要是為各科室服務，目前已經延伸到為全體醫務人員和患者服務。檔案工作人員在實際工作中必須要結合文書檔案使用者的具體需要，對不同的對象給予針對性的服務。新時期人們對信息的需求日益迫切，醫院方面也必須要更加凸顯對信息服務的重視程度，要盡快推進檔案管理服務朝著更加多元化的方向發展;另一方面，必須要主動進行溝通協作，確保文書檔案信息共享。現代信息技術的飛速發展讓電子檔案數據日益增多，檔案管理者無法憑借自身力量將醫院經營管理過程中形成的全部文書檔案予以收集歸檔，所以必須要解決一直以來科室各自為政的問題，建立綜合性的檔案管理服務機制，實現統一管理，讓檔案材料能夠在各部門之間有序傳輸，實現檔案信息的共享，為使用者帶來便捷化的服務，真正提高文書檔案材料的開發利用效率。

三、結語

在新時期新形勢下，醫院文書檔案管理工作必須要與時俱進，積極應用現代信息技術來提升檔案管理工作效率和質量，真正做到對文書檔案材料的數字化、智能化、信息化管理，保障醫院文書檔案的完整性與真實性，促進檔案管理效率的提升。與此同時，在助力檔案管理信息化建設中，醫院方面必須要進一步提高重視程度，加大投入力度，配置完善的軟硬件設備，培養更多專業技術人才，確保醫院各項工作有序開展。

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