高校檔案資源的開發(fā)與利用現(xiàn)狀

【摘要】本文首先研究了開發(fā)與利用高校檔案資源的意義：促進(jìn)社會發(fā)展、促進(jìn)高校綜合實(shí)力的提高。并列出了當(dāng)前高校檔案資源開發(fā)利用存在的問題，對這些問題提出針對性的解決策略。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;開發(fā);利用

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事管理、招生、教學(xué)、科研、外事、基建等活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、照片、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是非常重要的文獻(xiàn)信息資源，它真實(shí)記錄著高校發(fā)展的歷史過程，記載著高校教育研究、科技創(chuàng)新等方面發(fā)展情況，是學(xué)校改革和發(fā)展的重要內(nèi)容，研究高校檔案資源開發(fā)利用工作及存在的問題有助于高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展;同時(shí)，高校檔案資源沉淀著高校的歷史精華，是科研、教學(xué)、資源建設(shè)基地，是社會檔案資源的重要組成部分，對社會的建設(shè)發(fā)展具有重要作用和深刻影響，合理開發(fā)利用高校檔案資源，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，是高校檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是高校檔案管理工作中的一個(gè)重要課題。

一、高校檔案信息資源開發(fā)利用的意義

檔案信息資源的開發(fā)利用包括開發(fā)和利用兩個(gè)方面：檔案資源的開發(fā)是指根據(jù)不同的需求與目的，對檔案資源進(jìn)行整合、加工，形成有用信息;檔案信息資源的利用是指檔案館為滿足利用向查檔者提供館藏檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，為學(xué)校和社會提供服務(wù)。在高校檔案管理工作中，檔案管理工作的主要任務(wù)是建立豐富的檔案信息資源，并且做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學(xué)校和社會提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

（一）為高校管理決策提供依據(jù)。高校檔案資源是高校寶貴的資源財(cái)富。當(dāng)高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一些重大問題決策、制定發(fā)展規(guī)劃或年度計(jì)劃時(shí)，檔案館通過對檔案信息資源有效開發(fā)、生產(chǎn)有用信息，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供導(dǎo)向和根據(jù);尤其是高校在完成各級機(jī)關(guān)舉辦的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、綜合考評活動時(shí)，檔案中蘊(yùn)藏的豐富原始數(shù)據(jù)和材料可以為領(lǐng)導(dǎo)制定出更合理、更準(zhǔn)確的決策提供參考和借鑒作用。因此，高校檔案信息資源開發(fā)利用可以為高校管理決策提供借鑒和依據(jù)。

（二）促進(jìn)社會發(fā)展的重要資源。高校檔案信息資源是社會信息資源的重要組成部分。高校豐富的科研成果和學(xué)術(shù)交流活動中產(chǎn)生大量的較高科學(xué)價(jià)值的教學(xué)、科研檔案，它們是進(jìn)行科研成果轉(zhuǎn)讓、科技協(xié)作、研究成果的推廣應(yīng)用和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的重要依據(jù)，是促進(jìn)社會發(fā)展必不可缺的基礎(chǔ)資源，在科技創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的社會進(jìn)程中具有憑證性、權(quán)威性、借鑒性等舉足輕重的作用。因此，充分有效開發(fā)利用高校寶貴的檔案信息資源，讓檔案充分發(fā)揮其潛在生產(chǎn)力作用，服務(wù)社會，實(shí)現(xiàn)價(jià)值，是促進(jìn)社會發(fā)展的重要資源。

（三）促進(jìn)高校綜合實(shí)力的提高。高校檔案是高校在教學(xué)、管理和科研過程中積累下來的實(shí)踐材料，它詳細(xì)記錄了高校發(fā)展和進(jìn)步的歷史過程，是全體教職工在教學(xué)、科研和管理等活動中的真實(shí)寫照，是學(xué)校非常重要的財(cái)富資源。深度開發(fā)高校檔案資源，為順利迎接教學(xué)主管部門舉辦的各類教學(xué)評估、校務(wù)公開、校園文化建設(shè)等活動提供材料支撐，可以促進(jìn)高校教學(xué)管理水平的提高。研究高校的檔案利用工作，能檢驗(yàn)高校在開發(fā)檔案信息時(shí)廣度和深度是否合格，從而可以針對性地對高校檔案開發(fā)利用工作提出建議和對策，提升各類檔案利用的效率和水平，進(jìn)而不斷提升高校管理、教學(xué)、科研主體的管理能力、教學(xué)水平和科研成效，提升高校的綜合實(shí)力和競爭能力，最終促進(jìn)高校教育各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

（一）高校檔案資源建設(shè)觀念落后。高校往往將更多的精力和目光投入到教學(xué)、科研和管理工作中，卻不夠重視高校檔案資源產(chǎn)生的重大效益，目前高校檔案館都已建立適合本校的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但傳統(tǒng)的高校檔案管理工作被認(rèn)為是簡單的資料存儲工作，使檔案管理停留在收集、整理和提供利用的水平上，檔案人員將精力主要集中于檔案的保管卻忽視了檔案的開發(fā)利用，檔案資源的開發(fā)利用工作不受重視，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案工作的固化觀念影響檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使其長久處于邊緣化的境地，制約了高校檔案資源的開發(fā)和利用。

（二）高校檔案資源建設(shè)落后。高校檔案資源建設(shè)是檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，高校檔案資源建設(shè)存在資源結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。首先，檔案載體幾乎全部是紙質(zhì)檔案，而本應(yīng)統(tǒng)一歸于檔案館的專利材料、獎牌獎杯、作品禮品以及信息化時(shí)代大量產(chǎn)生的聲像檔案、電子檔案卻歸屬了個(gè)人或者院校，導(dǎo)致檔案館資源匱乏。其次，高校檔案館藏檔案對學(xué)生、黨群、行政、財(cái)會類檔案收集齊全，而對科技生產(chǎn)、對外交流、基礎(chǔ)建設(shè)等形成時(shí)間跨度長、資源存放分散、收集難度大卻具有很高利用價(jià)值的檔案收集不全面。最后，能反映本校特色的學(xué)科建設(shè)、競爭優(yōu)勢等特色檔案極少。檔案館檔案資源的匱乏導(dǎo)致檔案資源開發(fā)利用面臨“巧婦難為無米之炊”的窘境。

（三）檔案利用方式落后。高校檔案利用工作是指高校檔案部門通過各種方式為利用者提供檔案信息材料和信息。目前，絕大部分檔案館提供檔案資源的方式停留在傳統(tǒng)的持有效證件到檔案館按流程借閱，填寫檔案利用登記簿，或者提供所查檔案復(fù)印件加蓋檔案館公章與檔案原件具有相同效力等服務(wù)方式，這種陳舊的利用方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，利用效率極低;加上高校檔案部門信息化建設(shè)薄弱，提供檔案的管理手段與服務(wù)方式滯后，這些都導(dǎo)致檔案的開發(fā)利用時(shí)間成本高、信息數(shù)量少、嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源的利用。

（四）檔案編研工作落后。高校檔案資源的編研以滿足某種需求為目的，充分挖掘高校館藏檔案有價(jià)值信息資源為基礎(chǔ)，深入收集、研究檔案資料有關(guān)內(nèi)容，提煉編輯成冊的參考資料，或者編輯出版某主題的相關(guān)材料，使檔案利用更快捷便利。大部分高校目前并不配備檔案編研室，有編研任務(wù)時(shí)，全體工作人員分工合作編寫，現(xiàn)有編研成果有限，檔案編研工作以黨政管理、教學(xué)管理方面的內(nèi)容居多，而反映高校教學(xué)實(shí)踐、科研活動、基本建設(shè)以及本校辦學(xué)特色的編研材料很稀缺，編研方式主要停留在摘錄、編輯館藏的相關(guān)材料和數(shù)據(jù)，編研成果主要是年度大事記、高校年鑒和會議紀(jì)要等基本資料，只有“編”沒有“研”的環(huán)節(jié)。

（五）檔案開發(fā)利用人才不足。高校規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致高校檔案數(shù)量的劇增和內(nèi)容的繁雜，要求高校檔案管理模式、利用方式也應(yīng)相應(yīng)改變。檔案開發(fā)利用工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要在業(yè)務(wù)上長期積累和跟得上科技發(fā)展的腳步，所以要求檔案信息開發(fā)專職隊(duì)伍相對穩(wěn)定，并且專業(yè)水平較高，而目前高校檔案館在技術(shù)能力、知識結(jié)構(gòu)和人才分配上面臨比較嚴(yán)峻的形勢，在專業(yè)上需要配備專業(yè)的檔案人才和計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)人才，其他諸如情報(bào)、攝影、錄像、檔案保護(hù)等專業(yè)人才皆需吸收引進(jìn)。

三、檔案信息資源開發(fā)利用的策略

（一）加強(qiáng)開發(fā)利用管理制度建設(shè)。一方面，做好高校檔案管理的基礎(chǔ)和前提是建立完善的、適合本校發(fā)展實(shí)情的檔案管理規(guī)章制度，制度中檔案的開發(fā)利用條例和檔案的管理?xiàng)l例的相關(guān)內(nèi)容并重，并且做好檔案的宣傳工作，提升大家對檔案信息資源價(jià)值的認(rèn)識;另一方面，檔案管理人員堅(jiān)持按相關(guān)規(guī)章制度辦事，牢記自己的職責(zé)，提升自己的專業(yè)能力，提升檔案開發(fā)能力，為檔案利用者提供高水平全方位的信息服務(wù)，減少檔案資源的閑置和浪費(fèi)，從而將工作落到實(shí)處。

（二）豐富和優(yōu)化檔案館藏資源。高校檔案資源開發(fā)與利用的前提基礎(chǔ)是豐富完整的館藏檔案資源，決定了后期檔案信息資源開發(fā)利用的質(zhì)量。針對目前存在的館藏檔案資源載體形式單一、資源匱乏的問題，我們需要建立門類齊全，形式、內(nèi)容豐富的檔案資源體系，更多收集更能全面反映檔案形成時(shí)情境的實(shí)物、照片、聲像、電子檔案，還需做好備份和與設(shè)備同期升級的后期維護(hù)工作。同時(shí)根據(jù)高校檔案信息特征，積極主動催收和整理跨年、跨部門的基礎(chǔ)建設(shè)、外事交流、科研活動等類檔案，提高檔案信息的存儲量，建立豐富的檔案館藏資源。檔案資源的另一要求是價(jià)值精度，這需要優(yōu)化館藏檔案資源的結(jié)構(gòu)。一是及時(shí)清理超過保管期限、價(jià)值不高的檔案庫存。二是每年接收各部門新移交的檔案時(shí)，檔案館人員需做好篩查工作，退回沒有保存價(jià)值的材料。三是根據(jù)本校特點(diǎn)、辦學(xué)理念、地方特色、館藏特色加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，建立特色檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保經(jīng)過整理、加工后所保存的檔案信息具有較高的利用價(jià)值。

（三）創(chuàng)新高校檔案利用方式。高校檔案機(jī)構(gòu)要著力從查閱式服務(wù)轉(zhuǎn)向咨詢式服務(wù)，核對查閱權(quán)限，探索如何實(shí)現(xiàn)部分檔案資源的互聯(lián)網(wǎng)查閱和使用，跨越時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)檔案利用的隨時(shí)隨地。另外，要注重運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、信息檢索、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，給用戶提供豐富快捷的檔案利用服務(wù)，使高校檔案館更高效、更便捷地為高校師生和社會各界服務(wù)。

（四）做好檔案編研工作。在檔案資源開發(fā)利用工作中，編研工作屬重要一環(huán)。隨著高校的發(fā)展，各類活動形式多樣，高校檔案部門繼續(xù)做好年度大事記、高校年鑒、學(xué)校校史展覽、各類教學(xué)科研成果展覽等傳統(tǒng)開發(fā)模式，同時(shí)應(yīng)積極關(guān)注校情，將檔案資料的收集與各類活動相結(jié)合，檔案管理人員需要對其進(jìn)行開發(fā)，改變傳統(tǒng)查什么提供什么的低級模式，向提供所有相關(guān)的綜合檔案信息的高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，為檔案利用者提供系統(tǒng)完整甚至優(yōu)化的檔案材料。檔案信息經(jīng)過檔案工作人員整理、提煉成編研成果，首先能夠減少對檔案原件的翻閱，從而對高校檔案原件起到保護(hù)作用，同時(shí)，檔案編研成果可以看出檔案工作的不足和漏洞，促進(jìn)檔案工作的改善，提高檔案資源開發(fā)的水平，從而促進(jìn)高校檔案館整體工作水平的提高。

（五）建立高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。合格的檔案管理工作人員需要熟練進(jìn)行檔案的管理、保護(hù)，懂得檔案開發(fā)和利用，還需跟上信息時(shí)代步伐，了解檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全維護(hù)，在工作中不受陳舊的檔案管理知識的束縛，終身學(xué)習(xí)，積極探索高校檔案資源開發(fā)利用的新途徑。還要經(jīng)常參加專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，開展業(yè)務(wù)交流，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)管理水平，在檔案的生產(chǎn)者和消費(fèi)者之間搭建平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)束語

開發(fā)利用高校檔案資源是一項(xiàng)長期、艱巨的任務(wù)，需要檔案館有豐富的館藏資源，方便快捷的檔案利用方式，需要學(xué)校各部門通力協(xié)作深入挖掘檔案資源的價(jià)值，更需要有專業(yè)的人才進(jìn)行高質(zhì)量的編研開發(fā)，最終精準(zhǔn)而智慧地為高校師生和社會服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的開發(fā)與利用的良性循環(huán)。

【基金項(xiàng)目：江蘇省高校哲學(xué)社會科學(xué)基金項(xiàng)目：《蘇北高校檔案資源的開發(fā)與利用研究》，課題編號：2019SJA1746，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：符昌慧】

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