財政工作中電子檔案數據庫如何實現數字化管理

楊雪菱

【摘要】在節能環保理念深入人心的今天，無紙化辦公已經成為當前各行業發展的重要趨勢。在財政工作中，電子檔案逐漸取代了傳統的紙質檔案，得到越來越廣泛的應用，為財政檔案管理效率的提高發揮了非常積極的作用。數字化管理是電子檔案數據庫管理的主要手段，如何保證電子檔案數據庫數字化管理的有效性，是未來檔案工作者必須要思考的問題。本文將針對財政工作中電子檔案數據庫的數字化管理策略展開探討。

【關鍵詞】財政工作;電子檔案;數據庫;數字化管理

電子檔案數據庫建設是檔案信息化發展的基礎，但建立了電子檔案數據庫并不意味著實現了檔案信息化，還需要通過有效的數字化管理手段，才能夠真正保證電子檔案管理的效率。但從當前電子檔案數字化管理的實際情況來看，還存在多方面的因素，影響檔案數字化管理的效果，難以發揮電子檔案數據庫的功能優勢。對此，還需要加強對電子檔案數據庫數字化管理影響因素的把握，針對性地采取措施，保證數字化管理的價值發揮，促進檔案管理工作的信息化發展水平。

一、加強檔案數據數字化管理的意義

（一）提高財政檔案管理工作的開展效率。檔案管理工作過程中需要處理大量的檔案信息，財政檔案的管理尤是如此。財政檔案所需要處理的信息量巨大，在傳統的人力管理模式下，處理大量的紙質檔案，不僅會給工作人員帶來巨大的工作壓力，也難以保證檔案管理效率，尤其是檔案信息的調取、核查方面，往往需要工作人員耗費大量的時間和精力。基于電子檔案數據庫建設的數字化管理手段應用，能夠幫助檔案管理人員高效開展工作。電子檔案主要是將原本記錄在紙質載體上的財政檔案數據轉化為電子數據，并整合存儲到電子數據庫中，其管理工作則是通過計算機設備及信息化管理系統實現的，在檔案管理上，不再完全依靠人工進行數據記錄、整理、核查、調取，而是能夠借助信息化系統的功能發揮，實現自動化的檔案數據處理，進而大大提高檔案管理的工作效率。

（二）增強檔案資源的共享化水平及利用效率。傳統檔案管理模式下，對財政檔案的共享和利用相對較為繁瑣，檔案使用時需要工作人員從檔案庫中找到相應檔案，具體信息的檢索也需要人工逐條查找，同時還面臨使用者將檔案丟失或損壞所帶來的風險，這些都限制了檔案的共享化水平和利用效率。數字化管理手段的應用，可以發揮信息化管理系統的功能優勢，在檔案使用時，只需要輸入基本的檔案信息或檢索條件，就能夠快速實現檔案的調取，對特定信息的查找也非常便捷，在檔案共享時，只需要將電子檔案拷貝后通過網絡渠道傳輸給使用者即可，傳輸效率高，且不用擔心檔案在使用過程中丟失所造成的損失，這些都為財政檔案的共享和利用提供了便利。

（三）降低財政檔案管理工作開展的成本。財政檔案管理工作開展的主要成本包括檔案制作成本、檔案保存和管理成本、人工成本等，傳統檔案管理模式下，財政檔案的制作需要消耗大量的紙張資源，且由于財政檔案數量龐大，對于存儲空間有著較高需求，為避免紙質檔案受潮、受蟲蛀、受火災損毀，還需要使用一系列專門的設備設施對檔案的安全性加以保障，并投入足夠的人力資源，整體來看檔案管理成本較高。數字化管理手段的應用，能夠減少紙質材料的消耗，降低了檔案制作的成本，節約了資源。而在檔案管理過程中，由于電子檔案占用的物理存儲空間較小，且數據保存方便，這樣就能夠降低對檔案庫建設的成本投入要求。加之，信息化管理本身具有的智能化、便捷化優勢，只需要較少的人力資源投入就能夠達到有效管理的目標，這也大大降低了對人力成本的需求。

二、制約電子檔案數據庫數字化管理的因素

（一）專業的檔案數字化管理人才數量缺乏。電子檔案數據庫的數字化管理在管理方法和工作要點上與傳統檔案管理模式有很大差別，其對于管理人員的專業化水平也有較高的要求。但目前一些單位的財政檔案管理工作中，雖然建立了電子檔案數據庫，但在專業的檔案數字化管理人才的配置上卻十分不足。現有檔案管理工作人員大多只能對電子檔案數據庫進行簡單的操作，管理的數字化水平較低，僅停留在基礎層次，數字化管理的效率性、便捷性并沒有得到充分體現。專業人才的缺乏很大程度上限制了財政檔案數字化管理的效果。

（二）缺少完善的信息安全威脅防控體系。網絡信息安全是當前全世界共同面臨的重要挑戰，網絡病毒、黑客攻擊等都可能導致重要的檔案信息泄露、丟失，或遭到惡意篡改，對于財政檔案管理工作而言，這些問題都可能造成嚴重后果。目前很多單位在財政電子檔案數據庫應用過程中，并沒有建立起完善的信息安全威脅防控體系，檔案管理人員信息安全意識薄弱，在數據庫使用和管理系統操作過程中，存在不規范操作行為，管理部門對于財政電子檔案數據庫配套的網絡防火墻、殺毒系統更新升級不及時，這些都將增加檔案數字化管理的安全隱患。

（三）對電子檔案數據庫的開發與維護滯后。電子檔案數據庫的穩定運行還需要通過有效的維護來保證，而隨著檔案數據量的不斷增加，以及財政管理需求的不斷變化，對電子檔案數據庫的開發升級是非常必要的。但當前一些單位在財政電子檔案數據庫的數字化管理過程中，并不注重對數據庫的開發升級和維護管理，所使用的電子檔案數據庫在系統功能上已經不能夠滿足檔案管理工作發展的需求。在對電子數據庫的維護上，由于缺少專業人才，在數據庫軟硬件維護技術能力上較為薄弱，系統故障的排除效率也較低，難以保證電子檔案數據庫運行的整體穩定性。

三、實現電子檔案數據庫數字化管理目標的策略

（一）加強專業檔案數字化管理人才培養。財政工作中電子檔案數據庫的應用已經成為必然趨勢，因此，加強專業檔案數字化管理人才的培養也就顯得尤為重要。在實際的管理工作中，一方面，單位應當從高校及社會范圍內，加強對掌握數字化管理知識與技術的檔案專業人才的引進，借助這些人才的專業能力，更有效地開展數字化管理工作，保證電子檔案數據庫強大功能的發揮;另一方面，單位還應加強對現有檔案管理人員綜合素質的培養，既要培養他們數字化管理的能力，也要讓他們對財政工作的要點有所了解，提高他們對財政信息真實性、完整性的辨別能力，從而準確判斷檔案信息失真、丟失等問題，為財政電子檔案數據庫的數字化管理提供有力的人才保障。

（二）建立完善的電子檔案信息安全管理機制。在財政電子檔案數據庫的數字化管理過程中，還需要建立完善的電子檔案信息安全管理機制，全面保證財政檔案信息的真實、完整、安全。一方面，要制定電子檔案數據庫安全管理制度，明確電子檔案數據庫使用中安全操作的規范，并根據操作人員的級別設置相應的數據庫使用權限，通過個人登錄密鑰和權限控制，來確保每一項操作都能追溯到具體責任人，為電子檔案數據失真、丟失、篡改等問題的追責提供依據;另一方面，還要加強對網絡攻擊防控體系的構建，定期對網絡防火墻、殺毒系統進行升級，并加強對工作人員的信息安全教育，提升工作人員的信息安全意識與信息安全防控能力，為數字化管理的實施提供安全保障。

（三）加強電子檔案數據庫功能開發與維護管理。財政電子檔案數據庫的長期穩定運行，還需要依靠適時的功能開發與維護管理來予以保障。因此，在數字化管理的過程中，相關單位必須要結合自身財政檔案管理的實際需要，以及未來的發展趨勢，加強對電子檔案數據庫的功能開發，提高電子檔案數據庫功能的完善化與智能化水平，確保滿足檔案管理、使用的實際需要。同時，對于電子檔案數據庫還需要做好定期的軟硬件維護，制定好完善的維護計劃，對于軟硬件系統中存在或可能存在的問題，及時采取措施處理，排除可能導致系統故障的各類隱患，確保數據庫運行的穩定性與可靠性，以保證數字化管理的有效實施。

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