檔案資源開發利用存在的問題及建議

余彥嬌 張潔

【摘要】重慶市涪陵區疾病預防控制中心（以下簡稱中心）檔案資源具有原始性、知識性、專業性等特點，是中心在疾病預防與控制、預防接種、健康體檢、職業病防治、衛生監測檢驗、突發公共衛生事件處置、健康教育等方面的工作經驗的總結和相關科學研究的結晶，但在實際工作中，受限于各種因素的影響制約，對檔案資源的開發利用還有諸多不足。因此，如何有效開發檔案資源，挖掘信息資料，促進疾病預防控制事業發展，為健康涪陵建設添磚加瓦，是檔案工作人員必須面對并解決的問題。

【關鍵詞】檔案資源;開發;利用

一、中心檔案資源開發利用存在的主要問題

中心檔案資源開發利用的現狀尚不能完全適應促進疾控事業發展、滿足公眾健康信息的需要，主要表現在：

（一）檔案管理軟硬件條件較差。中心于2011年搬遷至現址（原重慶市涪陵區職業教育中心）辦公，新辦公樓正在修建尚未投入使用，現用檔案室原系教室，房屋老舊且位于頂樓，達不到承重、采光、通風、溫濕度和“八防”要求;檔案庫房面積約68㎡，雖購置有檔案密集架，但因面積問題導致無法全部安裝，故舊檔案只有打包存放，未上架，不利于查找利用;檔案數字化設備跟不上發展需求，計算機老化、掃描儀和刻錄機不同程度損壞、不間斷電源未安裝、管理軟件多年未更新升級，致使檔案數字化進度落后;檔案工作人員少，現僅有1名專職檔案工作人員，其他兼職檔案人員業務工作重、檔案培訓少、檔案管理技能亟待提升。

（二）檔案利用范圍小。近些年來，中心檔案管理部門為中心年鑒、科研成果匯編、三峽庫區涪陵段人群健康保護健康監測及生活飲用水源監測項目工作資料匯編、涪陵衛生志等編撰和健康宣傳教育提供了影像、文字、圖片等各類檔案資料，但對檔案資源的深層次開發利用少，實質上仍然是處于一種小范圍、低利用率的狀態，沒有充分發揮疾控檔案資源的專業性優勢。

（三）檔案對外開放少。作為疾病預防控制機構，中心肩負著為全區提供基本公共衛生服務的職能職責，但單位檔案管理部門作為內設職能機構，主要服務于本單位各項工作的開展，故基本上未向社會提供檔案利用服務，檔案對外開放少。

二、影響開發利用的主要因素

認真分析影響中心檔案資源開發利用的因素，筆者認為，主要表現在以下方面：

（一）忽視檔案信息的價值是制約中心檔案資源有效開發利用的根本原因。現代社會是信息的社會，檔案資料作為一種信息資源，是信息和載體的有機統一體，可為當下和今后的工作實踐提供有效指導，其價值和重要性不言而喻。尤其是在國家推進健康中國戰略的大背景下，疾控檔案資源在健康教育、慢性病管理、職業病防治、傳染病控制等許多方面，均存在極大的開發利用價值和空間。但是，現實情況是，檔案工作作為一項“幕后”工作，往往被簡單地視為業務工作的附庸，是對中心業務工作中產生的各種信息資源機械式的收集整理，其主要貢獻就在于反映業務工作的開展情況。因此，忽視了對中心檔案資源的開發利用，造成對檔案管理工作重要性認識不足，形成“忽視信息價值—未去有效挖掘—價值未得以體現—進一步忽視信息價值”的惡性循環。于是，在整個中心層面，對檔案工作關注少、投入少，檔案管理信息化建設滯后;在科室層面，認為檔案管理工作是中心檔案管理部門職責，與己無關，忽略了檔案資料的基礎就是業務工作，隨意處置工作資料，甚至損害、丟失、偽造或者編造一些資料，影響了檔案資源的完整性、真實性、客觀性，失去了檔案存在的價值;在檔案管理部門自身這一層面，當習慣了上下左右對檔案工作的定位，自然而然就會形成注重檔案保管而輕視開發利用的慣性思維，會把更多的精力投入到檔案資料的收集、整理、保管之中，對如何提高檔案利用率、怎樣向社會開發、怎樣深度挖掘有效信息等主觀能動性不足。最終，導致中心的檔案資源未得以有效開發利用。

（二）檔案工作人員能力欠缺是制約中心檔案資源有效開發利用的主要原因。檔案管理作為一門綜合性管理學科，不僅僅要求檔案管理人員具有文字、歷史、計算機、檔案管理等多方面的知識和能力，還要熟悉中心各項業務工作。而且，吹盡黃沙始到金，檔案資源的價值不是唾手可得，還需要檔案管理人員從靜止的、繁復的、碎片化的資料中，深入細致地去分析、整理和挖掘，方能找到所潛藏的信息寶藏，開發出更多的可資利用的有效資源。無疑，這對我們的檔案管理工作人員提出了巨大的挑戰。

（三）檔案管理信息化水平不足是制約中心檔案資源開發利用的直接原因。一方面，受限于現有條件，中心檔案管理信息化水平不足，檔案資料電子化占比低，遠程查詢利用不便，致使檔案管理信息系統使用效能低;另一方面，檔案管理部門缺乏計算機專業人才，導致檔案管理信息化建設得不到有效的專業支撐。

三、促進疾控檔案資源開發利用的建議

中心檔案管理工作是一項長期性、基礎性的工作，疾控檔案信息資源價值的體現需要時間來積累、發酵、釋放，但隨著人民生活水平的提高和健康意識的日益增強，中心檔案信息作為資源的利用價值將日趨明顯。我們應當提高認識、轉變觀念，適應形勢發展，要完善制度，發揮特色，加強信息化建設，充分發揮疾控檔案信息資源價值，為建設健康中國服務。

（一）強化學習，增強檔案意識。要組織全體職工認真學習檔案管理各類法律法規以及黨和國家的方針政策，利用多種形式宣傳檔案工作的重要性和檔案信息資源開發利用效益，使廣大職工充分認識檔案信息資源的寶貴價值，自覺加強檔案信息的收集整理，夯實檔案信息資源有效開發基礎，形成全體職工參與檔案管理的良好氛圍，真正使檔案發揮其應有作用。

（二）轉變觀念，樹立服務意識。檔案資源的開發利用是檔案工作的根本目的。要做好開發利用工作，為檔案利用者提高可信的信息資源，檔案工作人員必須牢固樹立全心全意為人民服務的宗旨意識，要勇于自我革命，徹底擯棄重保管、輕利用的陳舊觀念，從坐等服務轉變為主動服務，急利用者之所急、想利用者之所想，為中心檔案資源的開發利用提供最大的方便。

（三）突出特色，發揮專業優勢。結合疾控中心職能職責，發揮疾控中心在健康教育、艾滋病防治、慢性病防控、職業病防治、預防接種等方面的專業優勢，充分利用現有文字、影像檔案資料，編寫反映疾控中心技術水平、基礎建設、精神風貌、文化建設，以及健康教育、艾滋病防治、慢性病防控、職業病防治、預防接種等內容的展板、宣傳冊、宣傳單及音視頻，利用固定宣傳欄、義診、公共宣傳活動、媒體以及微信公眾號、政務頭條號等各種平臺，多形式、多方法宣傳疾控中心形象，打造疾控品牌，促進公眾了解疾控事業，提高健康意識和健康理念。

（四）加大投入，加強基礎建設。通過現代科學技術開展檔案管理是檔案信息資源得到有效開發利用的最佳途徑。因此，必須加大資金投入，保持中心信息化建設和檔案管理信息化建設同步發展、協調發展，實現檔案管理信息系統與各業務信息系統的無縫銜接，進一步保障檔案資料的真實性、完整性。要加強檔案信息化管理，尤其是一些老、舊、散檔案資料的信息化管理，使中心檔案信息資源盡可能做到有序、準確、翔實、安全，并實現檔案遠程查詢和利用，提高檔案工作效率，為檔案資源開發利用奠定良好的基礎。

（五）完善制度，規范工作流程。根據《檔案法》等法律法規要求，進一步完善中心檔案管理制度，建立嚴格的檔案收集、整理、編目、統計、利用等操作規程，實現檔案管理工作的標準化、規范化和科學化;建立考核評價機制，加強中心檔案管理工作實施情況的監測和監督檢查工作，及時跟蹤分析執行情況，促進檔案工作與業務工作同部署、同落實。