信息化視角下高校檔案管理的現(xiàn)狀、問題與對策

劉月 毛靜雯 田鳳偉

【摘要】在信息化視角下，分析高校檔案管理現(xiàn)狀、問題與對策，能夠提升高校檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校檔案管理趨向信息化發(fā)展。高校應(yīng)結(jié)合檔案管理在信息化視角下的現(xiàn)狀問題，實(shí)施加強(qiáng)檔案管理重視、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提升管理人員素質(zhì)與強(qiáng)化信息安全管理等對策，解決檔案管理問題的同時(shí)，滿足高校檔案管理在信息化視角下的發(fā)展需求。

【關(guān)鍵詞】信息化視角;高校;檔案管理

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被應(yīng)用在社會各個(gè)領(lǐng)域，其中包括高校檔案管理領(lǐng)域。高校檔案管理想要在信息化視角下有效應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理工作的革新發(fā)展，就需要正視現(xiàn)階段檔案管理問題，結(jié)合問題采取對應(yīng)解決措施，提升高校檔案管理的信息化程度，增強(qiáng)高校檔案管理效果，促進(jìn)高校檔案管理在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)有效發(fā)展。

一、信息化視角下高校檔案管理的現(xiàn)狀

在信息化視角下，我國高校的檔案管理工作已經(jīng)開始意識到結(jié)合時(shí)代背景優(yōu)勢，信息化建設(shè)檔案管理的重要性，逐漸將信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理工作中，以此構(gòu)建相對完善的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理的積極影響作用，促進(jìn)高校檔案管理工作在信息化背景下實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。現(xiàn)階段，高校檔案管理相關(guān)工作正基于信息技術(shù)的充分利用，趨向現(xiàn)代化、信息化與智能化發(fā)展，但是有些高校本身仍然存在許多頑固性問題，如，高校領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作的重要性，缺乏信息化建設(shè)高校檔案管理的意識，尚未針對檔案管理工作制定完善的管理體系，也并未更新檔案管理工作模式，使學(xué)校檔案管理人員工作懈怠，無法為高校檔案管理在信息化視角下的有效革新與發(fā)展提供支撐，限制高校檔案管理進(jìn)步發(fā)展。

二、信息化視角下高校檔案管理的問題

（一）忽視檔案管理工作。在信息化視角下，部分高校存在忽視檔案管理工作的問題。高校檔案管理在高校發(fā)展中起到重要的支撐作用，需要高校領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員對高校檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行充分的重視。但是部分高校領(lǐng)導(dǎo)者存在認(rèn)識檔案管理不足的問題，在實(shí)際工作中忽視檔案管理工作，影響學(xué)校檔案管理效果。高校領(lǐng)導(dǎo)層忽視檔案管理工作，主要源于其并未認(rèn)識到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要推動與支撐作用，領(lǐng)導(dǎo)層面的不重視，容易引發(fā)管理人員對自身工作的懈怠，無法有效開展檔案管理工作，使高校檔案管理陷入學(xué)校不重視、工作質(zhì)量低、領(lǐng)導(dǎo)層不認(rèn)可的惡性循環(huán)，使高校檔案管理難以在信息化環(huán)境下實(shí)現(xiàn)有效發(fā)展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施配備不全。高校檔案管理基于信息化視角提升管理工作成效，需要高校針對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，而專業(yè)軟件與硬件設(shè)備是高校信息化建設(shè)學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)與前提，因此，高校需要為檔案管理進(jìn)步發(fā)展配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施中的硬件設(shè)備主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀交換機(jī)與計(jì)算機(jī)等，軟件主要有檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息管理系統(tǒng)與其他相關(guān)程序軟件。但是現(xiàn)階段，部分高校并未針對檔案管理相關(guān)工作的信息化發(fā)展，提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至有些高校錯(cuò)誤地認(rèn)為配備幾臺電腦就等同于完成基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這種錯(cuò)誤觀念嚴(yán)重降低高校檔案管理的信息化發(fā)展程度。

（三）管理人員素質(zhì)不足。在信息化視角下，高校檔案管理面臨管理人員素質(zhì)不足的問題。高校檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的專業(yè)能力與責(zé)任心，并且能夠在實(shí)際工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題與創(chuàng)新管理工作，以此保證學(xué)校檔案管理有效進(jìn)行信息化建設(shè)。但是多數(shù)高校的檔案管理人員并不具備這些能力與素質(zhì)，缺乏良好的檔案意識，忽視檔案管理工作的積極影響與價(jià)值，在實(shí)際工作中缺少創(chuàng)新管理工作的積極性，為檔案管理信息化發(fā)展增添阻礙。即使部分管理人員能夠意識到自身工作的重要作用，在實(shí)際工作中配合檔案管理相關(guān)工作的信息化建設(shè)，但是受自身信息素質(zhì)較低的影響，也難以在檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展中發(fā)揮助推作用，限制高校檔案管理革新發(fā)展。

三、信息化視角下高校檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理重視。在信息化視角下，高校加強(qiáng)檔案管理工作，需要首要解決領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員對檔案管理的忽視問題。加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視，需要爭取政府的支持，政府出臺相關(guān)政策與條例，鼓勵(lì)支持學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，對檔案管理信息化程度較高的學(xué)校進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)當(dāng)?shù)馗鞔蟾咝ｎI(lǐng)導(dǎo)層主動加強(qiáng)檔案管理重視，開展信息化管理建設(shè)工作。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作重視的基礎(chǔ)上，學(xué)校需要在校內(nèi)加大檔案管理重要性的宣傳力度，使學(xué)校全體教職員工尤其是檔案管理人員正確認(rèn)識檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要意義，促使學(xué)校檔案管理人員主動端正自身工作態(tài)度，配合學(xué)校信息化建設(shè)檔案管理的具體工作，提升學(xué)校檔案管理的信息化程度，促進(jìn)學(xué)校檔案管理與學(xué)校整體管理工作共同發(fā)展。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校在信息化視角下加強(qiáng)檔案管理工作，需要為信息化建設(shè)檔案管理提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施。完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要高校加強(qiáng)硬件建設(shè)與健全檔案數(shù)據(jù)庫。加強(qiáng)檔案管理工作中需要的硬件設(shè)施建設(shè)，需要高校設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加大資金投入，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行購置，并開通學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)，保證學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部互聯(lián)網(wǎng)的有效連接，使檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展具備相應(yīng)的配套設(shè)施。在此基礎(chǔ)上，高校需要對檔案管理相關(guān)信息化設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換與升級，為檔案管理信息化發(fā)展提供保障。建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，需要高校建設(shè)文件目錄數(shù)據(jù)庫，以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步實(shí)施檔案信息的數(shù)字化管理，建設(shè)全文信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建高質(zhì)量數(shù)字化檔案館，確保學(xué)校建設(shè)數(shù)字化校園與檔案信息化管理同步進(jìn)行。

（三）提升管理人員素質(zhì)。在信息化視角下，我國高校強(qiáng)化檔案管理工作，需要提升檔案管理人員的能力素質(zhì)。為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理與信息化建設(shè)，高校需要提升檔案管理人員與隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。高校應(yīng)在提供完善現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)管理人員的信息化管理能力，培訓(xùn)管理人員設(shè)備操作知識，使管理人員意識到利用現(xiàn)代化設(shè)備改善工作形式，能夠有效減輕自身工作壓力，提升自身工作效率，促使其主動提升自身信息化管理能力。高校提升檔案管理人員的素質(zhì)，需要在培訓(xùn)現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上，積極引進(jìn)兼具專業(yè)管理能力與信息化管理能力的復(fù)合型人才，將其編入檔案管理隊(duì)伍中，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)水平，促進(jìn)其彼此交流，共同進(jìn)步，為高校檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)提供有力支撐與保障。

（四）強(qiáng)化信息安全管理。我國高校在信息化視角下加強(qiáng)檔案管理工作，需要強(qiáng)化檔案信息的安全管理。信息安全主要指保證檔案管理中數(shù)據(jù)與信息的可用性、完整性與保密性，需要高校通過數(shù)據(jù)加密、做好數(shù)據(jù)備份與設(shè)置防火墻等技術(shù)措施，切實(shí)保證信息安全。數(shù)據(jù)加密需要高校聯(lián)合技術(shù)人員借助某種公式算法處理敏感檔案信息，使其成為系列代碼，也就是密碼。做好數(shù)據(jù)備份需要高校對關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行備份處理，以防數(shù)據(jù)信息丟失或損壞，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。設(shè)施防火墻主要指在網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置保護(hù)墻，強(qiáng)化訪問控制，借助防火墻的過往信息過濾作用與監(jiān)測防控作用等，杜絕非法訪問，保證檔案信息安全，提升檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的實(shí)效性。

四、結(jié)語

綜上所述，高校在信息化視角下強(qiáng)化檔案管理工作，需要以檔案管理現(xiàn)狀的正確認(rèn)知為基礎(chǔ)，分析檔案管理在基礎(chǔ)設(shè)施、管理意識與管理人員素質(zhì)等方面存在的問題，以問題為突破口，采取重視檔案管理、完善基礎(chǔ)設(shè)施、提升人員素質(zhì)與強(qiáng)化信息安全等措施，提升高校檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校檔案管理信息化發(fā)展。

【西安歐亞學(xué)院2018年校級教育教學(xué)改革研究項(xiàng)目：“教育信息化背景下民辦高校檔案集成管理與服務(wù)研究”課題成果（課題編號：2018YB016）】

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃寶春.創(chuàng)新與重構(gòu)：新時(shí)代中國特色的高校檔案管理學(xué)[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2019，44（01）：112-120.

[2]王雪純."互聯(lián)網(wǎng)+"環(huán)境下高校文書檔案管理存在的問題與解決對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：126-127.

[3]姚曉琴.高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策[J].運(yùn)城學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，29（04）：110-112.