云計(jì)算背景下高校檔案資源共享系統(tǒng)構(gòu)建研究

張東營(yíng)

【摘要】本文分析了云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，提出了在云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的原則：一是面向公共服務(wù)模式，二是面向單位或企業(yè)內(nèi)部服務(wù)。我們提出了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的建議：一是注重檔案信息資源建設(shè)，二是建立檔案信息資源共享機(jī)制，三是建立檔案信用標(biāo)準(zhǔn)體系，四是改變檔案信息服務(wù)方式。

【關(guān)鍵詞】云計(jì)算;高校檔案資源;共享系統(tǒng);構(gòu)建

在高校檔案發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，云計(jì)算為檔案發(fā)展提供了新的平臺(tái)，讓高校的檔案管理朝著智能化、信息化的方向發(fā)展。所以高校的信息技術(shù)部門(mén)要結(jié)合檔案管理部門(mén)，加強(qiáng)將信息化管理應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中來(lái)，建立高校檔案資源共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案“云”框架設(shè)計(jì)，建構(gòu)數(shù)字化檔案的云資源整合管理，設(shè)立完備的高校檔案服務(wù)功能，同時(shí)也有利于保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的隱私化問(wèn)題，突出檔案數(shù)據(jù)的安全功能。

一、云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

（一）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式。云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新。借助云計(jì)算技術(shù)，能夠?qū)嫶蟮臋n案信息資源進(jìn)行分類整理，在檔案管理人員查閱的過(guò)程中，系統(tǒng)能夠?qū)Σ煌脩舻臍v史信息進(jìn)行分析，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取相關(guān)的檔案信息，借此滿足了不同人員對(duì)于檔案信息資源的需求，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。

（二）提升檔案信息的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作中由于平臺(tái)因素的限制，檔案信息資源的共享受到了極大的約束，檔案管理人員需要使用專門(mén)的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能夠完成檔案信息資源的查詢?yōu)g覽。不僅如此，由于平臺(tái)的限制，檔案信息的存儲(chǔ)也會(huì)受到制約?；谠朴?jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案信息資源的共享提供先進(jìn)的技術(shù)手段，將全部檔案信息資源整合到一個(gè)更為完善的平臺(tái)當(dāng)中。檔案管理人員能夠不受時(shí)間、地點(diǎn)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的約束而隨時(shí)查詢檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的高效利用，借此極大地提升了檔案信息的利用價(jià)值。

二、在云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的建議

（一）面向公共服務(wù)模式。1.參考咨詢服務(wù)。為了向廣大人民群眾提供檔案信息的參考咨詢服務(wù)，相關(guān)部門(mén)需要建立檔案信息資源查詢網(wǎng)站，使用戶能夠借助互聯(lián)網(wǎng)查詢需要的檔案信息。建立檔案信息資源查詢網(wǎng)站時(shí)需要注意，網(wǎng)站的主界面需要堅(jiān)持簡(jiǎn)潔實(shí)用的原則，用戶只需在查詢欄中輸入關(guān)鍵詞就能夠搜索到自己所需的檔案信息。檔案管理工作者需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行分類，并定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù)，保證查詢網(wǎng)站的正常運(yùn)行，提升用戶搜索的速度。2.提供個(gè)性化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)是云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)之一，具體指的是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)用戶的使用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并根據(jù)得出的結(jié)果向用戶提供具有針對(duì)性的服務(wù)。比如說(shuō)，檔案信息資源共享系統(tǒng)對(duì)某位用戶多次搜索的內(nèi)容進(jìn)行分析，并在該用戶下一次使用檔案信息資源共享系統(tǒng)時(shí)向其推送與分析結(jié)果相關(guān)的內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案信息的使用率。不僅如此，系統(tǒng)用戶還可以自行設(shè)置搜索的關(guān)鍵詞，使系統(tǒng)自動(dòng)篩選出相關(guān)的檔案信息資源。

（二）面向單位或企業(yè)內(nèi)部服務(wù)。1.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。各單位或企業(yè)的檔案管理工作者必須拋棄傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，將單位或企業(yè)內(nèi)部所有的紙質(zhì)檔案借助計(jì)算機(jī)錄入云計(jì)算平臺(tái)當(dāng)中，并借助云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸惒⒄沓鰴n案的目錄，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。各單位或企業(yè)的檔案管理工作者需要定期對(duì)云計(jì)算技術(shù)的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行檢修與維護(hù)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備以及系統(tǒng)中的故障，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在錄入檔案數(shù)據(jù)的過(guò)程中需要注意對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，更正不實(shí)信息，確保檔案信息資源共享系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)程度。2.在各部門(mén)之間建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。各單位以及企業(yè)由多個(gè)部門(mén)組成，這些部門(mén)隸屬于不同的系統(tǒng)，職能各不相同，為檔案的統(tǒng)一管理帶來(lái)了困難。因此，單位及企業(yè)應(yīng)在各部門(mén)之間建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，開(kāi)放不同部門(mén)之間的檔案權(quán)限，實(shí)現(xiàn)單位及企業(yè)的檔案信息資源共享。

三、如何實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享

（一）注重檔案信息資源建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，重點(diǎn)在于完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。一般情況下，單位或者企業(yè)的檔案信息資源數(shù)量龐大，并且種類繁多，而每個(gè)系統(tǒng)用戶對(duì)于檔案信息資源的需求各不相同。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效共享，檔案管理人員需要對(duì)單位或企業(yè)內(nèi)部所有的檔案信息資源進(jìn)行分析整理并最好檔案信息的歸納總結(jié)，建立條理清晰的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案管理工作的效率，并為檔案信息資源共享系統(tǒng)的用戶提供便捷。

（二）建立檔案信息資源共享機(jī)制。基于云計(jì)算支持下建設(shè)的檔案信息資源共享系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，因此需要構(gòu)建完善的檔案信息管理機(jī)構(gòu)。云計(jì)算支持下檔案信息資源共享系統(tǒng)的建設(shè)需要涉及多個(gè)方面的內(nèi)容，包括管理部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、人力資源部門(mén)等，各部門(mén)間的溝通與交流顯得極為必要。所以，各單位或企業(yè)必須建立統(tǒng)一的檔案信息資源共享與共享機(jī)制，進(jìn)而對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時(shí)，需要加大對(duì)于檔案信息資源共享系統(tǒng)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備，并加強(qiáng)檔案信息資源共享系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作。

（三）建立檔案信用標(biāo)準(zhǔn)體系。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高校共享，各單位或企業(yè)必須建立檔案信用標(biāo)準(zhǔn)體系，進(jìn)而對(duì)檔案信息資源的共享進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)其給予足夠的重視，做好相關(guān)的設(shè)計(jì)工作。建立檔案信用標(biāo)準(zhǔn)體系可以從以下幾方面入手展開(kāi)工作，首先，檔案管理人員應(yīng)建立科學(xué)的檔案信用標(biāo)準(zhǔn)。為了保證檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，就必須以完善的檔案信用標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)，確保檔案信息資源的真實(shí)程度，防止單位或企業(yè)的檔案信息資源被別有用心之人惡意篡改。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料雖然管理以及查詢較為繁瑣，但比起電子檔案而言，紙質(zhì)檔案被篡改后很容易就會(huì)被發(fā)現(xiàn)，而電子檔案被篡改后僅憑肉眼是看不出來(lái)的，必須查詢相關(guān)的日志才能夠發(fā)現(xiàn)。為了保證檔案信息資源共享系統(tǒng)中檔案信息資源的真實(shí)性，就必須重視檔案信用標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。

（四）改變檔案信息服務(wù)方式。隨著云計(jì)算支持下檔案信息資源共享系統(tǒng)的建立，有關(guān)部門(mén)必須對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行改進(jìn)。首先，檔案信息服務(wù)人員應(yīng)該為檔案信息資源共享系統(tǒng)的用戶提供更具個(gè)性化的服務(wù)，分析不同用戶的需求，提供針對(duì)性的服務(wù)方式，這就要求檔案信息服務(wù)人員樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的觀念，為系統(tǒng)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，在云計(jì)算支持下高校檔案信息資源共享系統(tǒng)已成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重要發(fā)展方向，對(duì)于提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率起著至關(guān)重要的作用。有關(guān)部門(mén)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，推動(dòng)云計(jì)算支持下檔案信息資源共享系統(tǒng)的建設(shè)，為我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)一分力量。

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