衛生計生局檔案管理模式研究

王慶國

【摘要】衛生計生局檔案治理是衛生計生局所有工作中的重中之重，根據描述衛生計生局實際地工作流程，讓我們得知，從衛生計生局檔案治理的方式、存在的不足、環境改革等問題來進行有效的剖析，從而找到合理的解決辦法，最后可以加快形成適應衛生計生局檔案治理的體系。這樣一來，我國就可以建設起滿足衛生計生局檔案拓展需求的檔案治理方案，并根據方案來進行整改。

【關鍵詞】衛計生;生局檔案管理;模式;研討

檔案管理是計劃生育的工作中不可獲取的組成部分，是更好地促進人口計生事業全面發展的重要流程，為衛計生的業務能力和隊伍建設提供了有效保證。本文依據高效率地運用衛生計生局檔案，提高衛生計生局部門服務的成效和實力，發揮其展現的作用，是當今仍然需要仔細研討的一個重要主題。為了推進衛生計生局工作的有效開始，充分挖掘出檔案資料的價值，這樣才能更好地為衛生計生工作服務，我們應進一步規范衛生計生檔案治理工作。

一、衛生計生局檔案治理的方式

檔案治理的方式有多種，就當前的檔案治理來看，其中會有以下幾種方式：1.衛生計生局內部建設檔案室，有專門的檔案管理人員，有專門的辦公室和檔案庫房，專門有負責機關檔案工作的行政治理和檔案保存的制度。2.衛生計生局僅僅建造檔案的庫房，沒有檔案的行政管理制度和行政治理的辦公室，僅僅設專職或兼職的檔案管理工作人員，由檔案管理員負責檔案行政治理工作和檔案治理工作，大家一般稱為機關檔案庫房的方式。3.僅有某一個行業的檔案管理職能的專業治理機關，來對檔案進行保存，負責衛生計生局的檔案治理工作，指引和監察其行業內的檔案工作，被稱為專業檔案室的方式。

二、衛生計生局檔案治理工作存在的不足

（一）檔案治理的認知能力不行。當前，基層在計劃生育檔案治理方面存在著很多的不足，找到原因，主要是由基層單位人員的理念以及其他的客觀因素（制度、經費等）形成的。在實際的衛生計生局檔案治理工作中，都會存在著部門有關領導對檔案工作不重視、缺少很完善的規章和制度、管理的人員職責是不明確的、各項管理辦法是不能到位的、檔案管理工作的紀律松弛等問題，這些問題會導致檔案資料隨便亂放、應該歸檔的材料很長時間不能歸檔、檔案丟失的現象出現，在一定程度上，影響了政府部門的公眾形象。

（二）檔案治理不規范。基層的衛生計生單位一般是沒有專職檔案治理的工作人員，沒有使用專業的檔案室，就會出現文件分散放置、分散治理，資料不全，很多文件沒有進行歸檔，有的甚至會有隨意毀壞等不良現象的發生;有檔案室的，設備十分簡陋，沒有找到合適的解決辦法，不適用于檔案存放的條件，普遍都不能按照檔案治理規范化要求去進行，治理水準亟待提升;村級計生局檔案受到村干部頻繁更迭等因素的影響，更加是治理混雜、殘缺不全。

（三）工作人員素質很低，辦事能力不足。由于檔案治理的人員多為兼職，專職的一般都是由老、弱、病的女同志承擔。很多文化素質不是很高，對檔案治理缺少責任感。有的沒有經過培訓就去上崗，沒有具備最基礎的業務能力，不懂檔案知識及微機的使用，現代化治理手法缺少，難以適應檔案工作;有的不能及時收集檔案的信息進行歸檔，不能有針對性地供給權威的證明資料，造成檔案的利用價值極低，服務的功能會逐漸降低。當前基層的鎮（街道）計劃生育檔案治理方法往往還是用手操作，依舊運用傳統意義上的檢查、了解、合集、收集的方式，現代化的治理方法并沒有被運用;各個部門對計劃生育檔案的信息化建立很不到位，檔案室收藏檔案的數字化力度不是很大，在計劃生育文化網上可供給查找使用的檔案數據和數量不多;檔案的紙質化治理也會存在丟失、破壞、污染的風險，不適合現代信息化時期的需求。

三、改變衛生計生檔案治理工作的辦法

（一）健全檔案的管理制度，領導要極其重視。這些年來，我國的計劃生育事業有了較好的成績得以展示，各個計生部門都能踴躍抓緊新時代的脈搏，增進計生局工作制度的建造，以結實有成效的方式推進計生檔案治理的工作。增強組織領導，把檔案管理制度進行完善，是衛生計生檔案工作在新形勢下順利開展的重要保證。應該確立由主要負責人被領導直接管理、承辦的部門是具體負責的、其他部門會協同配合檔案工作軌制。注重檢查檔案工作的實施情況，要嚴格按年度規范進行歸檔、立卷，協調工作中的麻煩，解決實際困難，主要領導要及其強調檔案的工作，真正地做到檔案工作與衛生計生工作進行統一布置、統一檢查、統一考察。

（二）增強檔案治理隊伍的建設。要按照國家對檔案治理的要求，增強計生檔案隊伍的建設。及時合理調整檔案人員，注意運用專業型、復全型的人才，才能逐漸解決檔案人員歲數很大、兼職很多等問題。要關心檔案人員的成長進步，努力培育一批熱愛衛生計生局檔案的事業和掌握當地法律、了解檔案、會計算機專業知識和有先進治理觀念的復合型檔案治理人才，促進衛生計生局檔案更好地治理，保障人才不會流失。

（三）增強檔案信息化建設。我國要以建立育齡婦女的信息庫、辦公電子文件正確使用和處理的機會合理為檔案信息化改造貢獻自己的力量，增快計生局檔案信息資料的開發并使用，規范人口計生的電子檔案、照片檔案進行歸檔、立卷，確立衛生計生檔案信息化建造與衛生計生機關信息化建造是同步拓展的。積極推廣衛生計生檔案數字化工作，增強衛生計生檔案數據庫建造，建造內容豐富多樣的管理機構，增快建造機讀的目錄和掃描圖像中的數據庫，建造檔案的信息網絡平臺，在確定檔案信息資源保密健全的前提下，實現檔案信息的資源共享。比如：要讓檔案治理的工作人員運用新的管理制度，使用新的電子檔案來進行。首先我們要培訓檔案管理工作人員正確使用電子檔案，鍛煉檔案治理工作人員的綜合能力，讓檔案管理工作人員能夠適應新型的治理模式。其次要培養檔案治理工作人員正確安放檔案。最后要讓檔案管理的工作人員對檔案治理進行創新，符合創新時代的要求。

四、衛生計生局檔案治理方式面對當前環境的改革

（一）社會經濟的變化，檔案治理的特別性顯現出來。隨著社會經濟的拓展，檔案的治理工作也要緊跟新時代的腳步，這樣才能服務于社會，取得更好的經濟效果。對此，衛生計生局的檔案治理模式敲響了改革的鐘聲。經濟的快速拓展，讓檔案管理人員的能力發生很大的變化。不同的時期，衛生計生局一定要通過檔案的治理，供給準確的數據，這樣會方便社會拓展的治理。特別是在轉型的時期，社會各個成員的層面比例很不一樣，包括歲數、資歷、性別等，對社會經濟的發展，社會政策的制定等都會有影響。

（二）政府信息公開助推衛生計生局檔案使用意識的提升。由于檔案的拓展經歷不是很快，檔案社會運用的意識不是很高。國家在衛生計生局檔案治理方式中提出的構建民主創新的需求，同時也要求衛生計生局的檔案要清晰合理，具有提升社會對政府的監督保障和了解市民信息的意識，以及助推衛生計生局檔案使用意識的提升。

（三）檔案信息化拓展，給檔案集體治理供給的可能性。隨著互聯網的快速拓展，檔案管理的工作也會隨之發生相應的變化。檔案載體從紙質拓展到了紙質、U盤、電子等多種載體共同使用的時代。信息化的拓展以及檔案治理信息化技術的成果，給衛生計生局檔案治理的改變帶來了新的機會，并為檔案管理提供集體治理的解決辦法。

五、結束語

我國的檔案事業隨著時代的快速拓展，對待衛生計生檔案治理工作也提到了諸多的要求。然而檔案治理方式的創新進而改革就在于一定要認清當前衛生計生局檔案管理工作出現的不足，采用針對有效的解決辦法，這樣才能夠讓檔案治理工作適用于時代的發展要求，這樣才能滿足衛生計生局工作的實際需求。只有將工作的方向進行細而又細的規劃，認真對待每一小點，每一小步，這樣才會達到最理想的成效。

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