醫院人事檔案實施信息化管理的策略探討

摘要：在醫院事業健康發展的今天，為了有效地應對日益增加的人事檔案信息量以及越發嚴格的管理要求，變革與創新人事檔案管理模式，加快實施信息化管理模式顯得尤為重要。本文立足于醫院人事檔案管理現狀，重點對信息化管理模式的實施價值與策略進行了探討，以期有效提升醫院人事檔案管理的質量。

關鍵詞：醫院;人事檔案;信息化管理;管理策略

醫院人事檔案是醫院選人、用人和管人的重要基礎，其管理的有效性直接關乎醫院能否高效運作，所以加強人事檔案管理是構建現代醫院發展中不可或缺的一個舉措。然而，隨著我國醫療體制的完善，醫院面臨著與日俱增的人事檔案工作量，傳統的以人為主的管理模式已經無法滿足實際的人事檔案工作需求，變革與創新人事檔案管理模式刻不容緩。為了適應時代的發展，在人事檔案管理中加入信息化建設，借助信息技術開展高效的管理工作，能優化傳統的管理方式，創新工作思路。將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，便于檔案的流轉和使用，更有利于存儲。人事檔案管理工作應針對人事檔案管理現存的一些問題開展信息化建設，明確信息化管理的價值，構建一個完善的信息化管理體系。

一、明確目標，突出醫院人事檔案信息化管理價值

隨著醫院事業的健康發展，當前我國醫院人事檔案管理人員面臨著與日俱增的人事檔案信息，此時采取傳統以人工為主的檔案管理模式會影響人事檔案管理工作的質量與效率，甚至增加了檔案管理出錯的概率。信息化管理模式則是一種有效利用計算機技術、大數據技術以及信息技術等先進科學技術，對信息與數據進行高效管理的一種新型管理模式。在人事檔案管理工作中，加入信息化建設，構建一個完整的信息化系統，將醫院的人事檔案信息輸入到其中，便于檔案的長效保存。在后續的檔案使用中，檔案管理人員只需在數據庫中搜索即可獲得人事檔案，方便快捷。通過將信息化管理模式有效地實施于醫院人事檔案管理中，可以極大地提升人事檔案管理工作的效率，降低管理人員的工作量，同時以數字化形式展現的人事檔案信息更容易進行保存和傳輸，避免了以往紙質化人事檔案資料可能出現的破損、遺失或投遞不便利等問題，增強了人事檔案應用的安全性、完整性與便捷性，也在一定程度上降低了現代醫院人事檔案管理的成本投入。由此可見，將信息化管理模式應用于醫院人事檔案管理中具有重要的意義。

二、優化實踐，提升醫院人事檔案信息化管理成效

1.科學制定人事檔案信息化管理規劃

第一，在將信息化管理模式應用于醫院人事檔案管理中時，為了可以確保信息化管理模式得以高效運用，需要增強人事檔案管理人員的思想意識，使他們充分意識到信息化管理模式的重要性，并要基于此來科學地構建與貫徹落實人事檔案信息化管理制度，這樣才能確保醫院人事檔案信息化管理人員做到有據可依，確保各項人事檔案管理工作可以高效地開展。比如，醫院要立足于現階段內部控制與管理現狀，結合當前信息化建設資源以及資金與政策等的使用情況，科學地制定短期和長期發展規劃，力求可以將信息化管理模式有效貫徹落實到醫院人事檔案管理工作領域中來。

第二，深入研究與分析當前國內醫療改革的實際發展潮流，對我國醫院人事檔案管理工作的實際特征進行仔細的剖析，對醫院人事檔案信息管理工作中有關查閱、轉入、調用或者轉出等不同的工作環節都要制定針對性的管理規定，切實杜絕檔案信息編造或篡改等問題，配合科學、合理人事檔案管理制度的有效運用，可以最大程度提升人事檔案維護及使用的安全性與完整性。

2.有效增加人事檔案信息化管理投入

專項建設資金的投入可以有效推進醫院人事檔案管理的信息化建設進程，提高醫院人事檔案利用的效率，具體從軟件與硬件兩個層面入手，構建立體化、全方位的人事檔案信息化管理新模式。一方面，要立足于《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等文件中的相關指導規定和要求，設置專門針對人事檔案管理的機構及人員，確保可以有效提升數字信息化檔案管理工作的質量與效率。比如，醫院要積極地引進速印機、復印機、電腦以及先進的檔案管理系統等人事檔案管理方面的硬件與軟件設備，夯實信息化管理模式實施的物質基礎。另一方面，在使用人事檔案資料期間，還要注意增強內容的動態性與全面性，力求可以全面記錄下醫院人員的相關信息，借助醫院內部所構建的局域網來有機結合衛生技術考核檔案、醫德醫風考核檔案與人事檔案，這樣可以更好地提升人事檔案使用的便捷性、即時性與準確性，這樣更有利于開展醫院人事選拔及管理。

3.注重完善人事檔案信息化管理系統

信息化管理模式在醫院人事檔案管理工作中貫徹落實的一個重要基礎就是應用人事檔案信息系統，其本身具有信息共享的便捷性與高效性，但是這種信息高效共享特性使得信息容易出現泄露等問題，影響整體的人事檔案管理工作的效率與安全性，所以在開展信息化人事檔案管理期間也要高度重視增強全體檔案管理人員的安全工作意識，加強人事檔案信息化管理系統的維護管理，確保檔案中人員的個人隱私得到保護。比如，基于人事檔案信息化管理系統，要依據不同的人員為他們分配不同的檢索權限等使用權限，對他們可以檢索的人事檔案信息內容和范圍進行有效的限制;不能將醫院內部的計算機網絡連接到外部網絡，避免因為網絡信息共享問題而影響網絡信息的安全性;要立足于人事檔案管理工作的需求，科學地制定人事檔案維護工作方案，力求確保人事檔案管理系統時刻處于正常運行狀態。此外要注重人事檔案信息化管理系統的信息排查工作，確保信息無遺漏和錯誤，及時更正各項信息，確保檔案信息化管理的及時性和準確性。

4.努力加強人事檔案信息化管理培訓

在將信息化管理模式應用于醫院人事檔案管理工作的過程中，為了進一步提升信息化管理的質量與效率，還要從加強教育培訓、提升人事檔案管理人員的綜合素質入手，科學地制定人事檔案管理人員教育培訓方案。一方面，針對醫院內部的人事檔案管理人員，要以身作則，平時要積極主動地學習人事檔案管理方面的理論知識與專業技術，不斷拓展自身的視野，豐富自己的人事檔案管理技術與方法，尤其是要注意掌握各種數字軟件在人事檔案管理中應用的方法與技術要點。另一方面，要定期組織全體人事檔案管理人員開展系統化教育培訓，積極傳授必要的人事檔案信息化管理的理論知識、技術、方法與經驗等，配合實踐操作來不斷提升其能力。此外醫院應當引進一部分信息技術的專業人才，做好日常的檔案信息化管理系統的維護工作，避免信息系統遭受網絡病毒等的入侵。因為信息泄露不僅影響了醫院人事檔案管理的工作質量，也威脅到了醫院工作人員信息的隱私和安全。

三、結語

綜上所述，信息化管理模式是提升醫院人事檔案管理工作質量與效率的一個有效路徑。醫院應當認識到人事檔案管理對醫院運行的重要性，轉變傳統的工作理念和工作思路，積極引進信息化建設，充分發揮人事檔案信息化管理的價值，逐步提高檔案管理水平，繼而提高醫院內部的管理水平。為了將信息化管理模式順利地融入醫院人事檔案管理工作中，可以從完善現行人事檔案管理制度，增加檔案信息化管理的投入，有效維護人事檔案信息系統和提升人事檔案管理人員素質四個方面入手，力求可以有效推進醫院人事檔案的信息化建設進程。

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作者簡介：牛靜麗（1986—），女，河北邯鄲人，館員，本科，主要從事檔案管理研究。