人力資源和社會保障檔案管理現狀及措施探討

李喜梅

摘要：人力資源和社會保障檔案發揮著一定法律效用，能夠將國家機構、社會組織及個人實踐活動歷史如實反映出來。人力資源和社會保障檔案是評價部門工作的可靠依據，與單位、個人利益聯系非常密切，具有極高的保存與利用價值。但是人力資源和社會保障檔案涉及內容眾多，也非常繁瑣與復雜，如何改變檔案管理模式，有效發揮檔案功能與作用是值得我們深入思考的問題。本文首先對人力資源和社會保障檔案管理的重要性進行概述，然后分析了人力資源和社會保障檔案管理的現狀，最后提出了人力資源和社會保障檔案管理的措施。

關鍵詞：人力資源和社會保障;檔案;管理

在人力資源和社會保障部門日常工作中會形成大量檔案資料，并通過文字、圖像等方式存儲下來，是具有較高使用價值的文書材料。在開展人力資源和社會保障檔案管理工作中，需要采取一案一卷和分類保管等方法，這樣才能達到檔案的保密性要求，也為今后查詢與利用創造條件。因此我們要充分認識到人力資源和社會保障檔案管理的重要性，結合當前存在的問題采取有效解決措施，確保將檔案的價值最大限度體現出來。

一、人力資源和社會保障檔案管理的重要性

人力資源和社會保障檔案發揮的作用非常明顯，站在國家層面來說，有利于維護國家的正常秩序，讓社會各界獲得可靠的人力資源保障，同時抓好檔案管理工作，還能推動民生事業的發展，為社會的穩定與和諧提供保障的功能。人力資源和社會保障檔案對個人而言也意義重大，在企事業單位員工職業晉升、農民就業以及學生發展等方面具備關鍵性作用。近年來國內人事制度改革逐步深入推進，社會經濟發展的部分也逐步加快。對人力資源和社會保障檔案管理工作提出了更嚴格要求，需要在技術、人才和基礎設施上給予保障，為人力資源和社會保障部門開展工作奠定良好基礎。

二、人力資源和社會保障檔案管理的現狀

（一）檔案管理重視程度不足

檔案管理是人力資源和社會保障部門工作中的重要組成部分，但是長期以來由于思想觀念的落后，檔案管理工作長期處于邊緣化地位。對人力資源和社會保障檔案來說，主要涉及地區醫療、工作、社會保險、求學以及人口流動等信息，由于相關管理工作未做到位，信息化建設步伐緩慢，導致檔案經常出現歸檔難、利用難等問題，不利于人力資源和社會保障檔案作用的發揮。

（二）檔案內容不夠完整全面

在人力資源和社會保障檔案收集方面，至今任然實行傳統的收集標準，如個人履歷、考核鑒定情況、自傳信息、教育程度、所獲證書、政治歷史記錄以及審核材料等內容，同時還包括參加中國共產黨與共青團等證明與獎懲材料[1]。人力資源和社會保障包含了多個方面的內容，但是隨著時代的變化與人觀念的轉變，在人力資源和社會保障檔案需求上也有了一定差異，需要增加人才類型、專項技術、管理能力、綜合心理素質和個性發展等內容，但是現階段檔案資料中這部分內容存在缺失，無法保證檔案內容的完整性與全面性。

（三）檔案管理制度不完善

分析人力資源和社會保障檔案管理現狀可知，基本上以社會保障、求職等為主，其中對社會保障來說，檔案有著多種類別與數量，在開展檔案管理工作時，通常結合其性質、類別等由多個部門采取分類管理措施。這種管理模式雖然可以維護檔案管理的秩序，然而由于涉及部門眾多，容易出現溝通上的問題，難以協調好實際工作。對個人工作檔案或求學檔案來說，將分散在多個檔案管理人員手中，且管理制度的不完善，交流溝通不到位，為檔案完整性帶來了不利影響。

（四）檔案管理方法落后

在人力資源和社會保障檔案管理過程中，基本上沿用案卷管理等傳統管理方法，這樣難以應付日益增加的檔案管理工作量，且人員操作時容易發生失誤，不僅增加了人力投入，也不能保證檔案管理的規范性，加之交接工作量過大，不能保證實際工作效率。此外，在人力資源和社會保障檔案管理中信息技術的應用也存在問題，未能將現代化管理設備配置齊全，這樣不能提升檔案管理工作質量與效率，進而影響了對人力資源和社會保障檔案的開發與利用。

（五）檔案管理人員素質不高

在時代發展與社會進步過程中，人力資源和社會保障部門工作量大幅度增加，檔案管理工作呈現出瑣碎、復雜等特點，為了滿足實際需要，會臨時聘請很多未通過專業學習的人員，這樣檔案管理效果將大打折扣[2]。由于人力資源和社會保障檔案不受重視，且負責檔案管理的人員存在較強的流動性，且缺乏足夠的檔案管理知識，專業技能水平有待提升。這樣不能保證人力資源和社會保障檔案管理工作高質量完成，不利于檔案使用價值的充分體現。

三、人力資源和社會保障檔案管理的措施

（一）明確檔案管理工作規劃

為了提升人力資源和社會保障檔案管理工作水平，需要制定科學合理的工作規劃，解決以往不同部門各自為政的現象。要通過制定完善的檔案管理方案，促使各部門加強交流、溝通與合作，在相互配合與正確規劃下，促使人力資源和社會保障檔案管理工作高效進行，為檔案資源開發、整合與利用創造條件。當然人力資源和社會保障部門領導也要對檔案管理工作引起足夠的重視，要充分認識到檔案的價值與做好管理工作的意義，通過加強領導、統籌規劃，為檔案管理工作奠定有利基礎。

（二）加快檔案管理基礎設施建設

在人力資源和社會保障檔案管理過程中，需要對環境進行優化，配置齊全的檔案管理設施設備，通常需要讓辦公與檔案保持獨立，將空調、抽濕器等安裝在檔案室中，并將防火、防盜和防蟲等措施做到位，讓檔案管理工作有更好的條件。在檔案室內應該配置專業電腦設備，安排專人負責管理，這是因為人力資源和社會保障檔案涉及內容眾多，保密性較強，工作復雜與繁瑣，檔案管理人員面臨著較大工作壓力。對此需要人力資源和社會保障部門增加資金投入，優化工作環境，在設備設施性能上入手，幫助檔案管理人員減輕工作壓力，也提升了檔案管理工作的高效性。

（三）完善檔案管理制度

要結合人力資源和社會保障檔案管理工作情況，建立與之配套的檔案管理制度，要配置更多專業的檔案管理人員，避免人員不足影響檔案管理工作的正常開展[3]。通過采取這種措施，可以有效解決一人多用的情況，讓各部門工作更好的保持協調，將每個人員的具體職責確定下來。此外，通過對人力資源和社會保障檔案管理制度進行完善，保證檔案資料的收集、整理、存儲、查詢與利用等環節更加規范，檔案管理人員也能有章可循、有法可依，保證了工作的規范性與科學性。同時要實行完善的激勵與考核制度，將每個檔案管理人員積極性調動起來，促使他們全身心投入到檔案管理工作中，這樣人力資源和社會保障檔案工作質量才能得到保障。

（四）提升檔案管理信息化水平

當前信息技術已經被廣泛應用于各行各業，大幅度提升了人們工作的效率，在人力資源和社會保障檔案管理中通過信息化建設，可以保障檔案管理工作質量與效率，最大限度服務于社會的發展[4]。對此我們要通過打造完善的檔案數據庫，促使檔案收集、統計、整合以及利用等工作更加高效進行，突破檔案管理工作在時間與空間等方面的限制。要在人力資源和社會保障檔案統計、收集與調閱中發揮出網絡技術的作用，并關注其安全性問題，這是檔案管理信息化建設中的重要內容，需要重點預防出現資料被非法拷貝而引起泄漏的情況。在人力資源和社會保障檔案數據庫建設過程中，應該將硬件設備配置與專用網絡建設等放在首位，這樣才能保證檔案管理系統的順利進行，幫助檔案管理人員簡化工作任務，更好的管理好人力資源和社會保障檔案。

（五）提高檔案管理人員綜合素質

人力資源和社會保障檔案管理工作質量的高低，很大程度上由檔案管理人員素質與能力決定，若是檔案管理人員缺乏豐富的檔案知識，專業技能不過硬，檔案管理意識不強，將難以保證檔案管理工作的高質量進行[5]。對此人力資源和社會保障部門應該加強人員培訓工作，結合實際檔案管理工作，有針對性調整培訓內容，保證檔案管理人員能夠在培訓與學習中有所收獲，既掌握最新的檔案管理知識，也懂得現代化設備的操作方法。此外，對檔案管理人員來說，也應該意識到檔案管理工作的變化，主動加強學習，提高責任意識，能夠在人力資源和社會保障檔案管理工作中規范操作，提升檔案管理工作質量，這樣才能更好的利用檔案資料，推動社會保障事業的進一步發展。

四、結語

總之，新時期人力資源和社會保障檔案管理工作面臨著新的考驗與挑戰，但是當前在檔案管理中還有很多問題，如對檔案資料的關注度不夠，缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理模式落后等。對此我們要在思想觀念上盡快作出轉變，既要增加人力與物力的投入，保證完善檔案管理所需的硬件設施，也要加強對檔案管理人員的培養。這樣才能為人力資源和社會保障檔案管理工作的開展奠定良好基礎，為我國社會保障事業的發展創造更有利的條件。

參考文獻：

[1]婁秀娟.人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與認識[J].管理觀察，2019 （27）：66-67.

[2]賈延紅.新時期人力資源和社會保障監察檔案管理探究[J].辦公室業務，2019 （18）：160.

[3]關鑫鑫.淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作[J].農民致富之友，2019 （15）：215.

[4]崔慧中.探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].中國集體經濟，2018 （27）：113-114.

[5]王成合.信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].科技經濟導刊，2018，26 （09）：216.