人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策

謝心梅

摘要：人事檔案管理是事業單位的重要部分，傳統的人事檔案管理是用紙質進行管理的，隨著社會科技的不斷進步，信息數字化的管理方式也應用到人事檔案中。人事檔案是每個事業單位人才的展現，人事檔案管理得當可以體現單位的能力。但是人事檔案信息數字化管理面臨著很大的挑戰，例如保管的環境、計算機系統、網絡安全性、管理人員的能力以及信息是否真實……想要提高管理水平，必須發現其存在的問題，根據問題提出解決的對策。讓人事檔案管理更加優越。

關鍵詞：人事檔案 信息數字化管理 面臨的問題 解決對策

人事檔案是每個單位組織人才信息的重要載體，它不僅是記錄每個人的經歷，還是每個單位了解人并用人的依據，因此人事檔案的管理是很重要的。隨著社會信息化水平的提高，人事檔案也通過信息數字化進行管理。由于信息數字化的更新速度太快，所以人事檔案信息數字化管理還是存在一些不足的地方，而想要人事檔案信息數字化管理，還需要進行研究與改進，讓人事檔案的管理更加方便簡潔。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理是每一個單位的重要部分，所以在管理人事檔案也需要重視起來。傳統的檔案是在紙上填寫信息，管理員需要將這些檔案分類整理，分開管理，這樣的檔案需要足夠的空間，而且在查閱的時候也不是很方便，會浪費大量的時間去尋找。人事檔案信息數字化管理之后，可以直接將人事信息存放在移動硬盤或者電腦中，節省大量的存放空間，在查閱的時候，也比紙質版省時間，而且方便。但是現如今網絡社會，網絡病毒等一些問題，也危害著信息數字化管理。因此要提升信息數字化管理的各方面水平，保證人事檔案得到更好的管理，讓人事檔案信息數字化管理更加優越。

二、人事檔案信息數字化管理面臨的問題

人事檔案信息數字化管理還存在很多的問題，例如，保存環境的不足、所依賴的載體——計算機的問題、安全性的不足、管理人員的能力素質低以及人員信息是否真實……

（一）人事檔案信息數字化管理中保管環境的不足

傳統的人事檔案管理是通過在紙上填寫信息，然后由管理人員進行整理、保存。現如今社會進步，人事檔案開始用信息數字化管理，這樣的管理比傳統的管理方式要便捷很多。傳統紙質的人事檔案需要足夠大的空間來保存人員信息，現在人事檔案信息數字化管理可以將人員信息保存在光盤、移動硬盤或者電腦中，就可以有很大的空間為其它工作使用。這樣看似很好，但是也還是存在不足的，光盤、移動硬盤或者電腦萬一有所損壞，這樣就會導致人員信息缺失，也不利于檔案長期管理。

（二）人事檔案信息數字化管理中依賴的載體——計算機的問題

計算機已經成為二十一世紀的潮流，計算機可以儲存大量的信息，計算機可以查閱很多不清楚的問題，計算機可以瀏覽信息，可以了解世界動態，計算機可以拉近人與人之間的距離，當然計算機也可以在工作中使用……計算機給人們帶來了很多便利，也同樣帶來了一些不足。現如今各單位人事檔案也開始用信息數字化來管理了，大部分的人員信息都通過計算機輸入，在計算機中保存，這樣較傳統的人事檔案管理方便很多。但是計算機也存在一些問題，例如，計算機系統可能會出現漏洞，導致人員信息丟失;計算機在保存的過程中也可能出現延遲的現象，讓人誤以為保存好了，這樣也會使人員信息丟失。所以人事檔案信息數字化管理在計算機方面還是存在很大的不足的。

（三）人事檔案信息數字化管理中安全性的不足

人事檔案是每個單位的關鍵，所以人事檔案管理的安全性是很重要的。現如今是網絡社會，網絡病毒也使網絡存在很大的安全隱患，這也使人事檔案信息數字化管理存在安全性問題。

1.人事檔案信息數字化管理人員的問題

管理人員的能力及素質有很高的要求，如果管理人員素質低的話，可能會泄露人員檔案的信息。管理人員自身的素質決定人事檔案管理的安全性，管理人員素質高，對工作也會認真負責，對于人員信息也不會向外泄露;管理人員素質低，在工作或者操作時也不能認真完成，對于人員信息也不會絕對保密。因此人事檔案信息數字化管理人員的素質也需要提高。

2.人事檔案信息數字化管理中的網絡問題

現如今網絡已經遍布全球，但是網絡也存在很大的安全隱患。每個事物都有好與壞兩個方面，這也包括網絡技術。隨著社會的進步，網絡也開始進入人們的生活中，網絡給人們帶來很多便利，但是網絡也有很多不利的方面。例如，現如今人們已經離不開網絡了，黑客也隨著網絡產生了，黑客會通過網絡而入侵人事檔案中，盜取人員信息，從而影響人事檔案的管理。網絡中也會有電腦病毒的存在，電腦病毒入侵計算機，會導致信息的泄露，系統不安全，也會對人事檔案信息數字化管理造成困擾。

（四）人事檔案信息數字化管理中管理人員能力不足

管理人員的能力很重要，現如今人事檔案已經用信息數字化進行管理，所以這就要求管理人員具有計算機系統操作能力，可以在計算機上進行操作管理人員檔案。因此這就要求管理人員不僅具備計算機系統操作能力，還要具有基礎的檔案管理能力。管理人員還要具有很高的素養，不能泄露人員的信息。所以人事檔案信息數字化管理中對管理人員的要求很高。

（五）人事檔案信息數字化管理人員信息的真實性

傳統的人事檔案是紙質版的，人員將自己的信息填寫在紙上，如果有更改就會留下明顯的改動印記。而現在人員信息都是員工將信息通過計算機編輯好，上傳即可，這樣就看不出信息是否更改過。員工信息的真實性就會存在問題，所以要加強員工管理，加強人事檔案管理，保證人事檔案管理的真實性。

三、人事檔案信息數字化管理針對問題的解決對策

針對人事檔案信息數字化管理出現的問題，應該加強管理，進行系統升級，讓人事檔案信息數字化管理更加優越，更加完善，這樣有利于單位管理員工，也有利于各單位不斷發展。

（一）人事檔案信息數字化管理，選擇合適的載體

人事檔案用信息數字化管理，首先要選擇合適的載體。載體是人事檔案信息數字化管理最基礎的硬件設施，載體又是在人事檔案信息數字化管理中起直接作用，所以在載體的選擇上一定要慎重。在選擇載體時，先考慮其與人事檔案信息相關聯的數據能否保證安全性，其次還要保證人事檔案信息不能更改，還要考慮這個載體的壽命、操作速度以及其使用是否便捷。只有選擇合適的載體，才能讓人事檔案信息數字化管理更好。

（二）強化人事檔案信息數字化管理的操作系統

人事檔案信息數字化管理的操作系統是最基礎的軟件技術，它與硬件設施相互配合，共同完成工作任務。人事檔案是各單位很重要的部分，所以在保存管理的過程中不能出現任何問題，因此在人事檔案信息數字化管理中操作系統必須過關。操作系統一定要在技術方面過關，符合技術要求。在系統操作的過程中一定要注意人事檔案信息的完整性。現在信息數字化的運用，人事檔案信息修改之后很難看出來，也就有用心不良的人偽造檔案，因此為了保證人事檔案的真實性，系統要注意不可更改的設定。系統需要時常更新，但是在系統更新時要注意保證安全性，不能因為更新系統而導致人事檔案信息丟失或者數據損壞，因此人事檔案信息數學化管理系統必須完善，不能因為其中的漏洞導致人事檔案信息被盜取或者丟失，要避免不必要的麻煩。操作系統的強化可以為人事檔案信息提供更安全的操作平臺。

（三）培養專業的人事檔案信息數字化管理的人員

人事檔案信息數字化的管理人員不能僅是只會簡單檔案管理的人員，現在需要的是具有更高素質及能力的管理人員。首先管理人員自身的素質過關，不會輕易泄露人事檔案信息;其次管理人員要會系統操作，可以進行信息數字化管理，可以建立安全的網絡環境，保證人事檔案信息更好的保存。因此在培養這方面的人才時，要注意培養他們的計算機操作，網絡的熟悉程度，信息技術的掌握，人事檔案信息的管理以及安全意識。

（四）提高人事檔案信息數字化管理的安全性

保證人事檔案信息的安全是整個管理工作中最重要的一個環節，現在社會競爭壓力大，就會有心懷不軌的人盜取人事信息，所以人事檔案信息的安全是很重要的。網絡的出現既給人們帶來便利，也給人們帶來困擾。隨著電腦網絡的流行，電腦病毒也開始有目的地蔓延，給人事檔案信息的安全帶來很大的隱患，所以在人事檔案信息數字化管理的過程中要定期采用正規的殺毒軟件對系統進行防毒、殺毒，保證人事檔案信息的安全。

四、結語

人事檔案信息數字化管理已經全面展開，面對人事檔案信息數字化管理中存在的不足，各單位要盡快解決，為人事檔案信息數字化管理更好的發展奠定堅實的基礎。隨著計算機、網絡技術的不斷發展，人事檔案信息數字化管理也要隨之進步，為每個人的檔案信息保駕護航。

參考文獻：

[1]孫錫銘.淺析信息化建設項目中的檔案管理系統建設[J].中國管理信息化，2018，（18）：176-177.

[2]陸益.強化檔案管理現代化面臨的問題與對策研究[J].經貿實踐，2018，（19）：209.

（作者單位：四川省九寨溝風景名勝區管理局）