信息化環境下企業檔案管理創新思考

阮文萍

摘 要：隨著時代的發展，信息技術在社會中的應用范圍變得越來越廣闊。企業在發展過程中，利用信息技術進行自身的檔案管理，也變得越來越流行。企業將自身的檔案管理過程進行向信息化改革，不僅能夠促進企業檔案管理過程的工作效率提高，同時對企業的快速發展也具有重要意義。本文對信息化環境下企業檔案管理創新方向進行說明，并對信息化環境下企業檔案管理創新的重要性進行闡述，旨在促進信息時代下的企業快速發展。

關鍵詞：電子信息技術;檔案信息化;創新

檔案的信息化管理是指利用現代化信息技術，將企業傳統的紙質檔案進行向信息化轉變，并對信息檔案進行合理的管理。同時，檔案管理工作是企業重要的信息整理、歸納、存儲的工作，企業檔案管理工作的進步，對企業的發展是具有重要作用的。而關企業在發展過程中，雖然懂得檔案管理工作的重要性，但對檔案管理的信息化作用卻沒有給予充分的認識，這對企業的發展是極為不利的。本文對信息化環境下企業檔案管理創新節能性說明，希望為相關企業提供參考。

1 信息時代下企業檔案管理創新的作用

1.1 有利于企業的工作效率提高

相較于傳統檔案管理工作，信息檔案具有存儲時間短、利用效率高等特點。企業在發展過程中，如實現了自身檔案管理的信息化建設，對企業的發展非是極為有利的。例如，相關企業人員在利用檔案的過程中，只需要在計算機前，進行對檔案進行運用即可，這對節省企業工作人員的工作時間是明顯可見的，節省工作人員的檔案利用時間，對提高工作人員的效率是有積極意義的，而企業工作人員的工作效率提高，對企業的生產建設效率提高也具有積極作用，同時，這對企業的快速發展也是有利的。眾所周知，隨著時代的發展，市場的中的企業在競爭過程中，越來越重視自身的生產建設效率提高，企業也只有加強自身運行過程中的各方面效率，才能夠使自身的競爭力度提高，以使企業立于市場中的不敗之地。同時，企業加強自身的檔案管理建設，并實現自身檔案管理工作的信息化，對提高企業運行過程中的各方面效率，是十分有利的。

1.2 有利于企業的發展

企業在發展過程中，對相關信息進行全面了解是必要的，尤其是現代化大數據技術的不斷發展，企業在發展過程中，也應重視大數據技術的重要性。企業在形成自身檔案的數據化后，可以對數據檔案呈現出的大數據進行綜合分析，并根據分析結果決定企業的相關政策及發展方向，這對企業的科學化發展，是具有積極作用的。此外，大數據對企業進行有效指導，對企業的快速進步也是極為有利的。

2 企業檔案信息化建設的原則

企業檔案信息化建設應堅持“統籌規劃，有序推進，創新驅動，注重實效”的基本原則，按照統籌部署、深化應用的發展要求，有序推進，逐步構建集中管理、優質高效的檔案信息網絡和數據支撐環境。在檔案基礎業務的基礎上，不斷創新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動檔案管理機制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業檔案工作者工作效率，以企業檔案信息化建設促進企業檔案工作的創新發展。

3 信息化環境下企業檔案管理的創新工作建議

3.1 提高檔案管理工作人員的工作意識

企業在實現自身的檔案管理工作信息化后，工作人員的工作性質也會發生改變，因此，傳統檔案管理工作人員的工作意識應發生改變，并認識到現代化檔案管理工作的重要性，以使信息模式下的檔案管理工作更具效率。例如，在管理過程中，對相關檔案管理人員，進行思想意識培訓，并建立相關考核機制，以提高檔案管理工作人員對信息檔案管理工作的認識。從而充分發揮信息檔案的優勢，并促進企業的生產經營效率提高。

3.2 加強檔案管理部門的人才建設

當前市場中的企業競爭是十分激烈的，而企業之間的競爭，實質上就是企業人才之間的競爭，企業若想獲得持久發展及提高企業自身的競爭力度，對人才進行發掘及重要是非常重要的。企業的信息化管理部門，若想實現自身的管理效率提高，對人才給予足夠的認識也是必要的。而相關人才的聘用，并不是一蹴而就的事情，即企業在任用相關人才時，應對人才進行發掘并培養，以使相關企業能夠真正獲得人才。例如，相關企業檔案管理部門的領導人員，應對自身的員工進行全面了解，并對相關有突出能力的人才進行發掘，同時給予相關人才展現才能的機會，以對人才的能力進行驗證。如相關人才能夠通過相關考核，那么對企業的人才建設是十分有利的。

3.3 注重信息檔案管理過程中的安全管理

信息時代是較為開發的時代，例如，互聯網的廣泛鋪設及連接，不僅實現了信息的實時傳遞，同時，也促進了社會的發展。企業在對自身的信息檔案管理過程中，不僅應將自身的檔案進行科學合理管理及規劃，注重檔案的安全性也是必要的。尤其是對企業具有重要意義的安全文件。現代計算機網絡中，如不注重自身檔案管理過程中的安全管理，那么極有可能造成自身檔案的無故丟失或破損，甚至被盜現象發生，這對企業來說也有可能是無法挽回的損失。因此，相關企業在進行=對信息檔案進行管理時，檔案管理人員不僅應加強自身的安全管理意識，還應對相關重要檔案進行特殊管理，以提高信息檔案大安全相，進而保障企業的平穩發展。

3.4 推進檔案信息資源共享服務平臺建設

建立檔案目錄數據庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務，在檔案管理系統平臺上，完善檔案目錄數據庫建設。整合檔案資源。建立集中統一管理的檔案資源管理架構，推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化。對檔案資源信息進行分類，形成各類專題數據庫，提供多樣化、個性化、常態化的檔案資源服務。

4 結語

綜上所述，信息時代對人們的生活水平得了一定程度上的提高，同時，企業充分利用信息時代的優勢，對企業的發展也是具有積極的意義的。例如，企業將自身的檔案管理工作進行信息建設，這對企業的工作效率提高具有重要作用，同時對促進企業的快速發展也具有一定效果。但企業在對自身的信息檔案進行管理過程中，注重管理過程中的創新也是必要的，尤其是信息檔案管理模式具有較為新穎的特點，相關管理過程及制度都缺乏完善的現狀下，企業給予該管理過程足夠的重視也是必要的。

參考文獻

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