行政審批檔案信息化建設對策之研究

王思佳

摘要：檔案信息化建設是行政審批檔案管理工作的必然發展趨勢，也是提高行政審批效率、加快電子政務建設的重要前提和基礎。本文分析了行政審批檔案信息化建設面臨的困境，針對性提出了推進檔案信息化建設的對策，為提高行政審批檔案管理水平提供決策參考。

關鍵詞：行政審批;檔案;信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-02

行政審批檔案是行政許可實施機關在依法實施行政許可過程中直接形成的文字材料及申請人規定提供的文字、圖表和照片等不同形式的歷史記錄。它是行政許可過程中形成的原始記錄，也是配套各項監督檢查工作的基礎證據資料，必須保證檔案的完整性、安全性和規范性。在信息時代，行政審批檔案管理要運用信息技術加快檔案管理信息化建設，使檔案管理工作適應行政審批網上辦理、電子審批的改革趨勢，全面提升行政審批服務效率。

一、行政審批檔案信息化建設面臨的困境

1.檔案資源相對分散

在行政審批業務管理中，由不同的審批職能內設機構負責各自的審批管理工作，形成了各負其責的條塊分割式管理模式[1]。當行政審批業務流程在辦理完結后，需將材料交由各業務組的專職檔案員進行整理，再由專職檔案員移交給檔案中心，檔案中心負責保存、立卷和歸檔。由于不同類型的業務檔案材料分散于不同業務組，在檔案移交過程中可能會存在檔案信息涂改、復印件不清晰、復印件蓋章不全、檔案頁破損、檔案簽署不完整等問題，影響后期紙質檔案轉化為電子檔案的質量。

2.檔案管理系統建設滯后

行政審批檔案中心雖然初步購買了數字化設備，但是受辦公空間、經費等因素的限制，尚未建立起專門的檔案管理系統，這與行政審批電子化服務和全流程網上辦事的發展趨勢嚴重脫軌。加之，檔案中心人員配置不足，導致檔案中心只能實現部分檔案事項的信息化處理，單機錄入移交過來的檔案，降低了檔案信息化管理效率。

3.業務系統對接難度大

在行政審批檔案信息化管理中，要求業務檔案數據可以在行政審批服務各個系統中實現無障礙傳遞、共享和查詢，以提高檔案工作效

率[2]。但是，從當前情況來看，在行政審批網上辦理的一些事項是有專門的系統進行辦理，如工商管理事項辦理系統等，而各個業務部門的系統數據標準不一致，這些系統與檔案管理系統尚未實現對接，阻礙著業務系統數據的整合利用。

二、推進行政審批檔案信息化建設的對策

基于上述行政審批檔案信息化建設面臨的困境，檔案中心要做好檔案信息化建設整體規劃，抓好破除困境的關鍵點，實施有效的檔案信息化建設對策。

1.加強檔案信息化基礎工作

行政審批檔案信息化建設要做好建設之前的基礎性工作，強化檔案信息化管理的前端控制，以保證檔案信息化建設順利推進。具體工作內容包括：其一，開展專職檔案人員培訓。在行政審批服務局的業務組設置專職檔案員，負責整理日常工作中形成的檔案資料，由檔案中心定期開展專職檔案員培訓，轉變專職檔案員過于守舊的工作思維，提高專職檔案員的檔案意識。其二，規范檔案整理與移交。行政審批檔案中心應要求專職檔案人員必須認真收集整理行政審批業務中形成的文字、聲像、圖表和電子文件等檔案資料，保證檔案資料信息完整，無破損、缺失等問題[3]。2019年以來，我中心已經初步立卷歸檔8000余份檔案，為推進檔案信息化建設做好了準備工作。其三，制定檔案管理規范。行政審批檔案中心要明確文件材料的歸檔要求，確定電子文件歸檔的工作流程，結合行政審批項目的實際情況制定材料歸檔范圍和保管期限表，將其作為電子檔案管理的執行依據。

2.建設檔案管理系統

行政審批服務局要積極推進檔案管理系統建設，以確保檔案工作與行政審批全程電子化辦理相適應，提升檔案管理的信息化、現代化水平。具體實踐策略如下：其一，加大信息化建設資金投入。行政審批服務局應加大經費投入力度，購置計算機、掃描儀等信息化基礎設施，為檔案信息化建設提供資金支持。其二，開發功能齊全的管理系統。在軟件開發中，要根據檔案管理總體規劃開發設計檔案管理系統的功能模塊，執行統一的技術標準，確保檔案信息化管理能夠高效、安全運行。其三，實現業務系統對接。行政審批服務局應根據行政審批業務系統運行的實際情況，積極配合大數據管理部門，推動各項業務專網系統數據整合共享。建立起統一的元數據標準，實現各個業務系統之間的有效對接以及異構數據之間的有效整合。

3.建立健全檔案信息化管理模式

行政審批檔案中心應建立健全檔案信息化管理模式，依托檔案管理系統，及時整合、科學配置和高效利用各個審批業務系統中的檔案資源，協調各業務部門共同做好檔案信息化管理工作[4]。具體實踐措施如下：其一，實施協同運作模式。行政審批服務局要在各業務系統對接的基礎上，由行政審批檔案中心牽頭組織各業務部門轉變傳統的條塊分割式的檔案管理模式，基于統一的檔案管理平臺開展檔案工作。其二，推行無紙化電子檔案管理。行政審批檔案中心要逐步實現無紙化電子檔案管理，先選擇一些業務組開展試點，利用數字摘要、電子簽名、可信時間戳等技術手段，實現電子文件的安全移交，提高電子檔案管理效率。待試點成功后，逐步向行政審批服務局內的各個業務組推行無紙化檔案管理模式。其三，實現檔案信息公開。行政審批檔案中心要將原有的紙質檔案通過高速掃描、數據庫等技術生成電子檔案，存儲于檔案信息庫中，使其成為重要的公共信息資源，在電子政務信息公開的背景下，根據檔案保密等級的要求分級公開檔案信息，提高行政審批服務效率。

4.開展網上電子化歸檔業務

行政審批檔案管理要順應信息化發展趨勢，開展網上電子檔案歸檔業務，以全面提升行政審批檔案工作效率。在網上電子化歸檔業務中，應遵循“一事一卷”的原則進行組卷，統一規范業務流程，開發設計信息化操作平臺，嚴格執行地方檔案局發布的電子文件整理歸檔業務規定和技術標準，對普通行政審批資料進行電子化歸檔。具體實施措施如下：

4.1分類組卷

行政審批檔案按照事項進行分類組卷歸檔，具體包括：結論性文件和審批材料實行一案一卷、一卷一號制度，統一組卷;對于涉密和個人隱私的文件材料，可實行一案二卷制度，即正副卷歸檔;對于行政審批決定事項或歸檔文件材料較少的，可實行合并組卷，組卷數量根據實際情況而定。其中，單獨組卷按照時間順序排列，合并組卷按照審批事項分別整理，分別根據案卷材料形成的時間順序排列歸檔。在同一行政審批事項中，根據具體事項的辦理情形進行整理歸檔。

4.2設置歸檔功能模塊

行政審批檔案中心可根據自身實際情況適當擴大電子檔案歸檔范圍，在檔案移交中可采用在線與離線相結合的移交方式，必須保證移交的檔案有數字簽名、線上時間戳以及電子印章，以保證檔案的真實性和安全性。行政審批檔案中心可在檔案管理系統中設置歸檔模塊，該模塊的功能包括歸檔參數設置（電子歸檔材料、檔號規則和保管期限的設定）、辦結并歸檔、待歸檔（手動歸檔、自動歸檔）、已歸檔（檔案查詢、下載）等功能。

4.3統一歸檔范圍與存儲格式

在行政審批電子化檔案歸檔時，要對每“一事”設置單獨的歸檔文件夾，分門別類存儲“一事”涉及的所有材料，包括申請、受理、辦理、辦結、送達等業務流程中形成的各類表、證、單、書等材料，將材料存儲到關系數據庫中。檔案材料的存儲格式要統一轉換為XML、PDF或HTML，便于日后查詢和下載。

三、行政審批檔案信息化建設的實施效果

1.提高檔案資源利用效率

在信息化時代下，對行政審批檔案資料利用的便利性和即時性提出了更高的要求。加快推進行政審批檔案信息化建設，能夠彌補因行政審批業務部門各司其職而造成的檔案資源分散弊端，實現對各業務部門檔案資料的高效整合和高度共享，以滿足檔案使用者的使用需求，提高檔案資源利用效率。

2.擴大檔案歸檔范圍

行政審批檔案是關系到多方主體切身利益的重要資料，具有極高的存史留檔價值。在傳統的紙質檔案管理模式下，受檔案室空間小、檔案人員配置不足等因素的限制，難以做到長期安全保管大量的檔案資料。而在行政審批檔案信息化建設之后，檔案中心可擴大檔案歸檔范圍，按照“一事一卷”的原則，將審批業務涉及的所有資料進行電子化歸檔，保證了檔案資料的完整性。

3.保證原始紙質檔案安全

在紙質檔案查閱、傳遞過程中，紙質檔案易出現文字模糊、頁面損壞、資料丟失等問題，難以保證行政審批檔案的安全性。而在行政審批檔案信息化建設之后，檔案中心可利用檔案管理系統將所有行政審批業務中形成的檔案資料進行電子化歸檔，將其存儲到數據庫中。當檔案使用者需要調閱檔案時，登錄到檔案管理平臺就可以直接查閱相關的電子檔案，保證了原始紙質檔案的安全性。

4.提升檔案工作效率

在傳統的檔案工作模式下，隨著行政審批業務量的增大，檔案資料也隨之增多，增加了檔案人員的工作量，降低了檔案工作效率。而在行政審批檔案信息化建設之后，可全面開展網上電子化歸檔業務，幫助檔案人員從繁重的工作中解脫出來，并且有助于大幅度提升檔案歸檔整理的工作效率。

結語

總而言之，行政審批檔案中心要持續推進檔案信息化建設，破除信息化建設中的阻礙，通過加強檔案信息化基礎工作，建設功能完善的檔案管理系統以及實施檔案信息化管理模式，全面深化行政審批檔案工作改革發展，不斷提升行政審批檔案工作效率，滿足電子政務建設和服務型政府構建的需求。

參考文獻

[1]林偉宏.基于網上審批的行政審批電子文件整理歸檔和電子檔案移交接收模式研究[J].中國檔案，2018，（3）：82-84.

[2]黃衍潔.加強行政審批檔案管理利用的若干思考[J].辦公室業務，2019，（12）：104-105.

[3]林偉宏.基于網上審批的行政審批電子文件整理歸檔和電子檔案移交接收模式研究[J].中國檔案，2018，（3）：40-41.

[4]蔣建峰，金懌.“放管服”背景下的行政審批電子檔案管理平臺構建[J].檔案與建設，2019，（11）：121-122.