高校學(xué)生考勤工作PDCA模式的研究

涂佳佳

高校學(xué)生考勤工作PDCA模式的研究

涂佳佳

[深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師]

學(xué)生考勤管理是高校學(xué)生管理的核心工作之一，對(duì)學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)、高校學(xué)風(fēng)建設(shè)、辦學(xué)水平等都至關(guān)重要，本研究分析了高校考勤管理面臨的挑戰(zhàn)，通過合理規(guī)劃、實(shí)踐實(shí)施、嚴(yán)格監(jiān)督和及時(shí)摘要四個(gè)階段建立系統(tǒng)并探討其應(yīng)用。 PDCA循環(huán)理論是針對(duì)于高校的考勤管理項(xiàng)目以持續(xù)改善封閉的考勤管理系統(tǒng)。

高校；大學(xué)生考勤管理；PDCA模式

高等學(xué)校制定的學(xué)生考勤制度用于學(xué)生教育教學(xué)管理，這項(xiàng)管理制度不僅在時(shí)間和空間上對(duì)學(xué)生有一定的約束力，而且可以提高學(xué)生參加學(xué)校組織的教育教學(xué)活動(dòng)的積極性。學(xué)生出勤率是學(xué)生心理和學(xué)習(xí)方式的跟蹤者,它能反映學(xué)生的積極性、學(xué)習(xí)興趣和課堂效果,是一個(gè)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)生心理問題的風(fēng)向標(biāo)。因此，高等學(xué)校的出勤率對(duì)保證學(xué)校的正常教育和教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要。我從《中國(guó)期刊》專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中抽取了2013年至2018年在國(guó)內(nèi)發(fā)表的34篇學(xué)術(shù)論文,并以"高校出勤率"為關(guān)鍵詞。其中94%的文章探討了如何從信息化角度提升高校考勤管理的效率，陳玉婷等提出了高校采用打卡指紋識(shí)別等抑制缺課對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理起了一定作用，但不能從根本上將學(xué)生帶回課堂[1]。鮮有學(xué)者從管理學(xué)的角度動(dòng)態(tài)分析探究高校學(xué)生考勤工作，忽略了考勤管理中出現(xiàn)的形式單一、閉環(huán)型不夠等問題。本文試從管理學(xué)的PDCA循環(huán)模式探討高校學(xué)生考勤工作。

一、 PDCA循環(huán)管理模式的背景

PDCA（ｐｌａｎ－ｄｏ－ｃｈｅｃｋ－ａｃｔ）循環(huán)是）是一種全面質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方式，由美國(guó)現(xiàn)代質(zhì)量專家 Walter A．Shewhart提出，后由美國(guó)質(zhì)量管理專家Edwards Deming博士將其內(nèi)涵進(jìn)一步延伸和普及，成為全面質(zhì)量管理思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)。PDCA循環(huán)將質(zhì)量管理活動(dòng)分為：計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）四個(gè)階段。每項(xiàng)工作均以計(jì)劃為先，按計(jì)劃實(shí)施，檢查實(shí)施效果，最后對(duì)結(jié)果進(jìn)行處理，從而形成一個(gè)相互關(guān)聯(lián)并不斷完善的封閉式管理系統(tǒng)。[2]

當(dāng)今社會(huì)，我國(guó)很多企業(yè)和學(xué)者都采用PDCA循環(huán)來提高教育質(zhì)量，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。李貞剛等[3]按照計(jì)劃-實(shí)施-檢查-改進(jìn)的思路系統(tǒng)的構(gòu)建了高校教學(xué)質(zhì)量保障體系，以循環(huán)閉合為首要特征，在促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量方面收到了良好效果。張紹麗等[4]為了提高高校研究生培養(yǎng)的質(zhì)量，以學(xué)科交叉為核心，將全過程育人機(jī)制、全員參與機(jī)制和全方位協(xié)同機(jī)制建立了一個(gè)整體與局部，以“一”與“多”相循環(huán)的相互制約的機(jī)系。畢天睿[5]通過一系列高質(zhì)量的績(jī)效管理活動(dòng)，研究了PDCA理論在高校專項(xiàng)資金管理有效性中的應(yīng)用，有效保證了資金預(yù)期目標(biāo)的有效性。然而大學(xué)生的出勤管理還存在很多問題，鮮有學(xué)者將PDCA管理模式引入學(xué)生出勤管理，忽略了考勤形式多樣，全員參與和動(dòng)態(tài)閉合循環(huán)機(jī)制的重要性。

二、PDCA循環(huán)理論在高校學(xué)生考勤中的應(yīng)用

PDCA循環(huán)理論在質(zhì)量管理活動(dòng)中發(fā)揮重要作用。這不僅是現(xiàn)代企業(yè)的一般規(guī)則，也是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本方法。考勤管理制度實(shí)質(zhì)就是一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目，服務(wù)于學(xué)校教育管理工作。這種系統(tǒng)管理體系是遵守一般規(guī)律的體現(xiàn),可以分為制定考勤管理計(jì)劃（P）、執(zhí)行考勤管理措施（D）、監(jiān)督檢查效果（C）、總結(jié)成效加以改進(jìn)（A）四個(gè)階段，和PDCA 管理循環(huán)四個(gè)階段不謀而合。PDCA 循環(huán)模式之所以能夠在高校學(xué)生考勤管理中有較好適應(yīng)性，關(guān)鍵在于它有動(dòng)態(tài)性，閉合性和標(biāo)準(zhǔn)化等優(yōu)點(diǎn)。

（一） 動(dòng)態(tài)性

PDCA 循環(huán)模式具有動(dòng)態(tài)性，該循環(huán)不是一般的運(yùn)動(dòng)，而是有質(zhì)量的向上發(fā)展，其核心在于其循環(huán)上升的特點(diǎn)。高校考勤管理作為一個(gè)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校、教師、輔導(dǎo)員、考勤員及學(xué)生本身形成合力，不斷改進(jìn)，解決問題。在管理學(xué)中，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量管理有三個(gè)階段：質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量提升。同樣，考勤管理項(xiàng)目也有這三個(gè)階段，通過PDCA動(dòng)態(tài)的循環(huán)，一輪一輪不斷地形成質(zhì)量提升的封閉循環(huán)，能夠推動(dòng)高校考勤建設(shè)不斷改進(jìn)并朝著良性方向發(fā)展。

（二）閉合性

PDCA能不斷循環(huán)上升發(fā)展的另外一個(gè)重要特征在于其閉合性，四個(gè)階段緊密相連，缺一不可。一所高校的考勤建設(shè)是一個(gè)PDCA 循環(huán)過程，從每個(gè)學(xué)院到每個(gè)年級(jí)到每個(gè)班級(jí)再到每個(gè)學(xué)生的考勤制度循環(huán)就相當(dāng)于不同層級(jí)的PDCA管理循環(huán);同時(shí)，從學(xué)校、教師、輔導(dǎo)員、考勤員層面等又一個(gè)個(gè)小的循環(huán)。在循環(huán)之間形成一個(gè)環(huán)扣，通過前一個(gè)循環(huán)的每個(gè)循環(huán)被改進(jìn)和增加，進(jìn)入下一個(gè)層次，內(nèi)部系統(tǒng)管理相互協(xié)調(diào)。

圖1 PDCA循環(huán)大環(huán)帶小環(huán)邏輯組合圖

圖2 戴明環(huán)“閉環(huán)管理”圖

（三） 標(biāo)準(zhǔn)化

PDCA循環(huán)理論運(yùn)用環(huán)環(huán)相扣的科學(xué)方法，及時(shí)修正錯(cuò)誤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將正確有效、標(biāo)準(zhǔn)化的做法固定下來，以此為依據(jù)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并應(yīng)用到下次循環(huán)中，能夠保證循環(huán)循序穩(wěn)定的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不會(huì)在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)影響考勤管理制度。

三、 ＰＤＣＡ模式下的高校考勤管理體系具體內(nèi)容

（一） 制定考勤管理計(jì)劃（P）

高校考勤管理是一個(gè)多層次相協(xié)調(diào)的活動(dòng)，高校應(yīng)當(dāng)樹立整體和全局意識(shí)，圍繞學(xué)風(fēng)建設(shè)的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)要素進(jìn)行統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，保證參與主體的多元性，也要保證標(biāo)準(zhǔn)體系的全面性。因此，基于PDCA模式構(gòu)建的考勤管理體系要以學(xué)風(fēng)建設(shè)為核心、全員參與為基礎(chǔ)、過程監(jiān)督為保證、以持續(xù)改進(jìn)為抓手。為全方位查找問題、多角度剖析問題本源，筆者采用頭腦風(fēng)暴和訪談方法就學(xué)院考勤管理中的問題，向院領(lǐng)導(dǎo)、全院考勤員、部分任課教師發(fā)放問卷，并進(jìn)行訪談，將意見歸類，主要問題如下圖。

圖3：考勤管理存在的主要問題

（二）執(zhí)行考勤管理措施（D）

在總體設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)支持措施，以確保出勤管理系統(tǒng)的順利運(yùn)作，這一點(diǎn)特別重要。特別是，計(jì)劃和系統(tǒng)的生命在于實(shí)施。請(qǐng)假不規(guī)范和人工錄入考勤問題通過嚴(yán)格考勤制度，規(guī)范請(qǐng)假格式及利用考勤軟件設(shè)計(jì)等方式解決；在教師和輔導(dǎo)員層面，通過課堂內(nèi)和課堂外齊抓共管來實(shí)現(xiàn)；針對(duì)考勤隊(duì)伍建設(shè)缺乏常態(tài)化問題，要將考勤員培訓(xùn)和把召開考勤管理會(huì)議常態(tài)化納入管理體系。

1.優(yōu)化學(xué)校層面的制度化考勤管理

在學(xué)校層面，嚴(yán)格考勤制度，規(guī)范請(qǐng)假格式。傳統(tǒng)的請(qǐng)假方式有口頭請(qǐng)假、紙質(zhì)請(qǐng)假、電話請(qǐng)假等方式，存在請(qǐng)假格式不規(guī)范、登記滯后等問題。對(duì)于以上問題，要求規(guī)范使用統(tǒng)一格式的請(qǐng)休假申請(qǐng)單，根據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后由考勤員存檔。

另外，學(xué)校應(yīng)充分利用校園網(wǎng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)課堂考勤軟件設(shè)計(jì)。大部分高校都了實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)覆蓋，學(xué)生進(jìn)入教室后，用手機(jī)連接校園網(wǎng)。可以有效利用校園網(wǎng)IP分布開展考勤管理。只有當(dāng)學(xué)生的實(shí)時(shí)位置與課程中的位置相符時(shí)，校園網(wǎng)立即找到學(xué)生的位置，在線登錄才有效。

2. 優(yōu)化任課老師層面的考勤管理

良好的班風(fēng)學(xué)風(fēng)形成需要在課堂管理和學(xué)生管理兩方面形成閉環(huán)。課堂管理應(yīng)首先注重評(píng)估學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，了解學(xué)生的知識(shí)、能力、興趣和需求，并注重發(fā)展學(xué)生的潛力，因此教師必須不斷提高他們的教學(xué)技能。將學(xué)生的遲到和曠課納入形成性評(píng)價(jià)。通過將學(xué)生的考勤情況及時(shí)向?qū)W生公布，重視學(xué)生遲到對(duì)課堂的影響，做到對(duì)課堂管理形成閉環(huán)。

3.優(yōu)化輔導(dǎo)員層面的考勤管理

在學(xué)生管理方面，如果一個(gè)學(xué)生偶爾缺勤，可以理解，但是如果多次缺勤，表面上是不遵守學(xué)校管理制度、個(gè)人紀(jì)律意識(shí)散漫的表現(xiàn)，其背后可能還有更深層次的問題，如師生關(guān)系不融洽、突遇家庭變故等。高校輔導(dǎo)員是大學(xué)生思想上的領(lǐng)路人，不僅應(yīng)對(duì)學(xué)生嚴(yán)格要求，更應(yīng)注重對(duì)學(xué)生的人文關(guān)懷和人格教育。因此輔導(dǎo)員要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，深入了解學(xué)生，仔細(xì)分析學(xué)生缺課原因。

4.優(yōu)化考勤員層面的考勤管理

加強(qiáng)考勤員隊(duì)伍建設(shè)。考勤是班風(fēng)班紀(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，考勤員是班風(fēng)建設(shè)的“守門人”，考勤結(jié)果也和學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)處分緊密相關(guān)，因此考勤隊(duì)伍建設(shè)關(guān)系班級(jí)發(fā)展和學(xué)生的切身利益。考勤員隊(duì)伍的常態(tài)化建設(shè)，主要從以下三個(gè)方面突破。

（1）組織不同類型的考勤管理員學(xué)習(xí)活動(dòng)。結(jié)合各校實(shí)際情況和資源配置，對(duì)考勤員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展多樣化活動(dòng)讓考勤員從中汲取經(jīng)驗(yàn)。考勤員必須熟知請(qǐng)假流程及手續(xù)辦理，每周一將曠課情況及時(shí)發(fā)至班級(jí)微信群，并將發(fā)至班群的截圖提交學(xué)院監(jiān)察部負(fù)責(zé)人，每周五提交電子版和紙質(zhì)版考勤表到學(xué)院，為及時(shí)對(duì)違紀(jì)學(xué)生處分提供參考。另外，提升考勤員的工作態(tài)度。最基本的就是要引導(dǎo)他們認(rèn)識(shí)到大學(xué)最主要的任務(wù)是鍛煉能力和激發(fā)智慧，而考勤員這項(xiàng)工作主要鍛煉的是學(xué)生在書本上難以習(xí)得的可遷移能力。

（2）對(duì)接考勤工作應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確。考勤員臨時(shí)請(qǐng)假或者更換時(shí)，當(dāng)值人員應(yīng)提前上報(bào)，學(xué)校需及時(shí)推薦備選人員來對(duì)接工作。為保證后期值勤工作順利進(jìn)行，交接過程中，當(dāng)值人員要縷清思路，向備選人員主動(dòng)及時(shí)地強(qiáng)調(diào)考勤過程中的重要問題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（3）每半學(xué)年至少組織兩次考勤管理制度工作會(huì)議。對(duì)于當(dāng)年學(xué)期總結(jié)出來的重要觀點(diǎn)和下一學(xué)年考勤管理制度有調(diào)整的地方，在會(huì)議上要及時(shí)匯報(bào)，務(wù)必準(zhǔn)確傳達(dá)。

（三） 嚴(yán)格監(jiān)督檢查階段（C）

本階段對(duì)上一階段制定的計(jì)劃和執(zhí)行階段的要求，檢查考勤管理工作的具體執(zhí)行情況。如：各學(xué)院是否通過學(xué)習(xí)考勤管理制度，不斷更新管理辦法；考勤管理工作是否有所成效，在考勤質(zhì)量和檢查方面都有一定標(biāo)準(zhǔn)；通過對(duì)方案實(shí)施過程中的原始記錄和數(shù)據(jù)搜集的情況調(diào)查，違規(guī)人數(shù)是否減少，考勤質(zhì)量是否提高。同時(shí)，學(xué)期末各學(xué)院學(xué)工辦要根據(jù)考勤員工作情況評(píng)選優(yōu)秀考勤員，做好考勤員的物質(zhì)和精神激勵(lì)，予以獎(jiǎng)勵(lì)并記入學(xué)生檔案。另外，建立學(xué)校學(xué)生處不定期巡查到課率，二級(jí)學(xué)院常規(guī)檢查，輔導(dǎo)員一日一查，進(jìn)一步改善班風(fēng)班紀(jì)，減少遲到曠課現(xiàn)象。而在教師課堂管理端口，將形成性評(píng)估與考勤進(jìn)一步結(jié)合，更加關(guān)注學(xué)生本質(zhì)上的成長(zhǎng)。

（四）考勤管理工作的處理階段（A）

考勤管理嚴(yán)格遵循PDCA循環(huán)的四個(gè)階段，以改善管理中出現(xiàn)的問題，并將未解決的問題轉(zhuǎn)移到下一個(gè)循環(huán)。制度統(tǒng)一化、公開化，全方位進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)和滿意度評(píng)價(jià)調(diào)查，對(duì)各位考勤員提出的問題，認(rèn)真歸納總結(jié)，不足之處加以改進(jìn)，進(jìn)入下一循環(huán)。

經(jīng)過一個(gè)PDCA循環(huán)，通過查漏補(bǔ)缺，制定《高校學(xué)生考勤管理工作細(xì)則》，在以后的日常工作運(yùn)行中，將考勤制度信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并形成獨(dú)立的信息系統(tǒng)平臺(tái)。在考勤員管理端口，需要從質(zhì)量控制到質(zhì)量提升著手，并將其作為納入個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力提升的重要途徑；繼續(xù)完善考勤員的激勵(lì)和考勤工作的效果評(píng)價(jià)。

學(xué)生考勤管理是高校學(xué)生管理的核心工作之一，對(duì)學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)、高校學(xué)風(fēng)建設(shè)、辦學(xué)水平等都至關(guān)重要，本文分析了高校考勤管理存在的問題，并探索將PDCA 循環(huán)理論運(yùn)用于高校考勤管理項(xiàng)目，經(jīng)過合理計(jì)劃、切實(shí)實(shí)施、嚴(yán)格監(jiān)督、及時(shí)總結(jié)四個(gè)階段，建立系統(tǒng)、不斷完善的閉合的考勤管理體系，是加強(qiáng)學(xué)校管理、推動(dòng)學(xué)風(fēng)建設(shè)的重要舉措。

[1]陳玉婷，歐燁，李瑩. 關(guān)于上海高校考勤機(jī)與學(xué)生到校情況及其改進(jìn)對(duì)策的研究[J]. 亞太教育, 2015, 14（099）:21 -22.

[2]岳金霞，田娟娟. 高校學(xué)風(fēng)建設(shè)PDCA模式的構(gòu)建[J].中國(guó)石油大學(xué)學(xué)報(bào)，2013，29（4）:86-89.

[3]李貞剛，王紅，陳強(qiáng).基于ＰＤＣＡ模式的質(zhì)量保障體系構(gòu)建[J].高教發(fā)展與評(píng)估，2018，34（2）:34-40.

[4]張紹麗，鄭曉齊.全面質(zhì)量管理在學(xué)科交叉研究生培養(yǎng)機(jī)制中的創(chuàng)新應(yīng)用[J].現(xiàn)代教育管理，2018,（5）:123-128.

[5]畢天睿. PDCA 理論在高校專項(xiàng)資金績(jī)效管理中的應(yīng)用[J].會(huì)計(jì)之友，2016,（3）:86-90.

本文系2019年度廣東省高校思想政治教育課題：高職院校榜樣育人的實(shí)踐路徑研究（項(xiàng)目編號(hào)：2019GXSZ102,項(xiàng)目主持人:涂佳佳），2019-2020年廣東省青少年研究共建課題：基于特色高水平院校建設(shè)的“頭雁領(lǐng)航”榜樣育人培養(yǎng)模式研究（項(xiàng)目編號(hào)：2019GJ053,項(xiàng)目主持人:涂佳佳），廣東省職業(yè)技術(shù)教育學(xué)會(huì)第三屆理事會(huì)科研項(xiàng)目2019-2020年度立項(xiàng)課題（項(xiàng)目編號(hào)：201907Y100，項(xiàng)目主持人:涂佳佳）階段性成果。

（責(zé)任編輯：趙永奎）