信息時代檔案管理工作創新研究

楊靖梅

[摘 要]改革開放以來，交通運輸業迅猛發展，交通運輸檔案管理任務也更加繁重。在信息時代，改革檔案管理方式，創新檔案管理工作，提高交通運輸檔案管理的質量和效率十分必要。基于此，本文探討了交通運輸檔案管理存在問題和工作創新方式，為促進信息時代的交通運輸檔案管理提供一些思考。

[關鍵詞]信息時代;交通運輸;檔案管理;創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.092

[中圖分類號]G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-0-02

0? ? ?引 言

近年來，隨著社會經濟發展，我國的交通運輸業發展十分迅速，相應的交通運輸檔案管理任務增多，面對紛繁復雜的交通運輸檔案管理任務時，轉變傳統落后的檔案管理方式，促進交通運輸檔案管理的信息化是時代發展的必然方向，是提高交通運輸管理質量和效率的必要途徑，但是，當前我國的交通運輸檔案管理信息化建設還相對滯后，雖然取得了一些進步，但還存在很多問題，需積極探索提升策略，促進交通運輸檔案管理信息化建設不斷進步。

1? ? ?交通運輸檔案管理信息化創新的必要性

交通運輸檔案管理，指交通運輸部門開展相關工作形成的文字、圖像、圖表、音頻、視頻等材料，是交通運輸部門的歷史性資料，對促進交通運輸部門決策、管理、交通執法記錄的保存等具有重要價值，加強交通運輸檔案管理十分重要。信息時代，傳統的檔案管理模式已不能適應日益繁重的檔案管理需求，因此，創新工作方式，促進檔案管理的信息化十分必要。①當今時代，交通運輸發展迅速，檔案管理數量增加，管理的專業性要求更高，對檔案價值的利用也更深入。促進檔案管理信息化建設，采用先進的計算機系統、計算機管理軟件，能極大提高檔案信息采集、分析、傳輸、存儲、管理和利用，大大提高檔案管理的效率。②傳統的檔案管理，多為人工為主的紙質管理，耗時耗力，采用信息化管理，能很大程度上提高管理效率，解放人力，減少重復性勞動，節約成本。③隨著交通運輸行業的發展，交通運輸檔案的形式發生了很大改變，不僅限于紙質檔案，更多的是電子檔案，視頻、音頻等資料形式比以往更加得到重視，成為運輸調度、交通執法、道路安全監管等方面的重要憑據，促進檔案信息化管理，是新時代交通運輸事業發展的需要，是未來交通運輸檔案管理、交通運輸建設的必然趨勢。④交通運輸檔案是交通運輸行業、部門的歷史性資料，是事實、知識、經驗的記錄，具有廣泛的參考價值，傳統的交通運輸檔案管理，基本上偏重于檔案信息獲取、歸檔、整理和保存，但信息時代，通過交通檔案的信息化建設，信息整理、分析、歸檔、傳輸、共享和調用更加便捷，交通檔案能比以往任何時候更能發揮自身的作用，為行業相關決策、交通執法、道路建設等提供依據和參考，大大推動交通運輸管理科學化、專業化和高效化。

2? ? ?信息時代交通運輸檔案管理存在的問題

新形勢新任務下，交通運輸業發展迅速，管理任務加劇，提高交通運輸檔案管理信息化建設十分迫切，但是，我國的交通檔案管理信息化建設起步較晚，相比于西方發達國家，還處于大力發展階段，整體上還不成熟，雖然國家高度重視，不斷推進其發展，但依然存在不少問題，制約了我國交通運輸檔案管理質量提高，應引起重視。

2.1? ?缺乏完善的工作制度

交通運輸檔案管理是一項十分復雜、細致的工作，對交通部門的工作管理具有重要意義，但是，當前的很多交通部門，并沒有意識到交通運輸檔案管理的重要性，在制度建設、資金投入、人才培養和基礎設施建設上投入不足，導致交通運輸檔案管理水平跟不上交通運輸事業發展的需要，影響了檔案價值發揮。

2.2? ?缺乏專業人才

交通運輸檔案管理人才的缺口很大，尤其是專業的檔案管理人才。交通運輸檔案管理人才應具備專業的檔案管理專業知識、計算機基礎知識以及一定的交通運輸行業的知識與技能，能熟練收集整理歸納相關信息，并對相關信息進行分析和處理，以供相關部門使用，但是，當前很多地方的交通運輸部門，尤其是基層的運輸部門，并沒有建立專門的檔案管理部門或檔案室，使用的管理人員由行政人員、辦公室秘書兼任，部門之間缺乏溝通，完全不能滿足繁重的檔案管理工作需求。

2.3? ?軟硬件設施落后

交通運輸檔案管理信息化建設，必須依賴一定的電子信息設備、技術、系統、工具進行，但是，很多地方交通運輸部門的檔案管理停留在落后的紙質封存或人工錄入階段，工作效率低，工作效率差，制約了檔案管理質量提高。

2.4? ?檔案信息安全問題有待改善

信息時代，數據獲取、傳播十分便捷，給人民的工作和生活帶來了很大優勢，但是，相應的信息安全問題較為嚴峻。交通運輸檔案管理中，不可避免地涉及很多重要信息，加強這些信息的維護和管理，保障信息安全，防止信息泄露、信息被不法分子盜用進行違法犯罪活動是信息時代交通運輸檔案管理的重要任務，但是，當前的很多交通運輸檔案管理機構、檔案管理組織在這方面的工作還存在一些弱勢，需要加強。

3? ? ?信息時代交通運輸檔案管理工作創新

信息時代，傳統的檔案管理模式已經不能滿足當代檔案管理需求，必須積極創新，與時俱進，促進檔案信息化，提高管理水平。

3.1? ?加強意識建設

信息時代，交通運輸檔案信息管理不應只是檔案管理人員一個人的事，應是交通運輸相關部門共同重視的事情，應加強相關教育培訓，通過知識講座、單位報刊、雜質、門戶網站、電子信息平臺等進行宣傳教育，普及檔案的重要性和基本知識，讓交通運輸的各部門以及工作人員認識到交通運輸檔案的價值、重要性、檔案整理歸檔的相關知識與程序，積極主動地保留相關憑證、文件、數據，并積極與檔案室對接，提高檔案管理人員信息收集整理的能力，節約時間和精力。交通部門的有關領導，應更加重視檔案管理工作，為單位檔案管理制定相應制度，提供必要的資金、人才和技術，為單位檔案管理工作提供良好保障。

3.2? ?創新工作制度

信息時代，電子信息技術已經深刻影響了社會變革，滲透入社會的改革領域，改變著社會的生產生活方式和人們的思維，交通運輸行業也不例外。立足于交通運輸行業的交通運輸檔案管理，也應緊跟時代步伐、把握時代脈搏，根據檔案管理工作的變化創新，制定工作制度。比如：創新檔案管理辦公室的日常工作制度，對檔案收集、整理、歸檔、儲存、傳輸、調用等檔案整理的各個環節制定嚴格的工作規范，確保檔案管理的專業性和規范性;創新檔案管理方式。摒棄傳統落后的檔案管理方式，采用先進的計算機系統、軟件進行信息化管理，提高工作質量、效率;應加強檔案利用，完善檔案的調用借閱制度，在一定范圍內合理使用檔案，發揮檔案的價值。

3.3? ?創新人才培養模式

信息時代，目前的交通運輸檔案管理工作缺乏高度專業、經驗豐富的技術人才，人才的信息化技術操作能力偏低，尤其是偏遠地區的農村基層，所以，創新人才培養模式，提高檔案管理人才的綜合素質十分重要。首先，應引進專業的交通運輸檔案管理人才，引進具有專業檔案管理技能、計算機操作能力、基礎交通運輸知識的專業人才;其次，應對現有的檔案管理人員進行定期、不定期的職業技能和職業道德培訓，尤其是加強計算機軟硬件、檔案管理電子化操作技能的培訓，開展一些工作經驗交流會、通過內部交流群、行業公眾號、論壇、網絡平臺等進行工作經驗、技能交流，促進檔案管理人員共同進步;最后，應建立明確的激勵制度和監督制度，對檔案管理人員的工作情況進行完善監督，實行責任制，責權明確，對在工作中表現良好、獲得較好工作成績的員工給予獎勵，對有嚴重失誤，帶來不良后果的工作人員進行相應處罰，形成競爭機制，促進檔案管理工作人員綜合能力提高，推動檔案信息化管理。

3.4? ?加大資金投入，完善基礎設施

信息時代，交通運輸檔案必須進行信息化管理，加大資金投入，為檔案管理辦公室配備先進的計算機系統、檔案管理軟件、信息交流工具、信息交流平臺、云存儲平臺等基礎設施，并提供資金保障。此外，也應為檔案管理日常工作開展提供基本資金，確保檔案收集、整理、分析、存儲、傳輸、管理、調用等日常檔案管理工作順利進行。

3.5? ?加強信息安全建設

信息時代，交通運輸檔案管理必須加強信息安全建設，除了加強檔案管理人員的職業教育，增強其保密意識外，還應為檔案管理相關系統構筑超強的防火墻;應加強對計算機的安全監測，快速攔截異常侵入;應定期對計算機軟件進行殺毒處理;加強計算機保密設置，對計算機系統的登錄、登出進行控制，對重要機密檔案進行加密處理、設置瀏覽權限等，促進交通運輸檔案的信息安全管理。

4? ? ?結 語

近年來，交通運輸建設發展迅速，對應的交通運輸檔案管理任務和難度也大規模增加，為了適應不斷發展的檔案管理新形勢，采用先進的信息化技術進行交通運輸檔案管理十分必要，行業相關人員應積極轉變思想，加強交通運輸檔案管理制度創新、人才管理創新，加大資金投入、完善基礎設施建設，加強安全管理，促進現代交通運輸檔案管理工作質量和效率提高。

主要參考文獻

[1]閆文靜.淺談交通運輸行業檔案信息化建設[J].檔案天地，2017（10）：53-54.

[2]夏利宏.淺談信息化對交通管理檔案工作影響和對策[J].電子世界，2016（6）：89-90.

[3]李名洋.淺談交通檔案管理的信息化構建思路[J].管理觀察，2015（14）：34-35.

[4]劉英.淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設[J].赤子，（23）：238.

[5]邢振婷.探究交通運輸部門檔案管理中信息化建設[J].辦公室業務，2017（9）：67.

[6]姜艷秋.交通運輸部門檔案管理中信息化建設[J].現代商貿工業，2016（13）：60-61.

[7]呂儉男.淺談交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設[J].黑龍江史志，2015（9）：152.