事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

黃士強

摘 要：隨著信息化社會的發展，我國的事業單位檔案管理工作也迎來了改革浪潮。在事業單位中，檔案管理涉及到的相關內容比較繁瑣，內容也比較廣泛，利用檔案信息對事業單位可以制定工作規劃，但是在事業單位實際的事業單位檔案管理工作中存有一些問題，其的存在影響著事業單位的良好發展。本文重點對事業單位檔案管理工作中存有的問題進行深入的分析研究，究其根源，并展開積極的探討制定有效的解決措施，改善檔案管理中存有的問題，促進事業單位良好的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;解決措施

檔案是事業單位在長期運行和發展中產生的寶貴資源，其記錄了單位的發展歷程、人才情況、經濟活動以及工作成果，對促進單位的穩定以及可持續發展具有現實意義。但是當前，事業單位在開展檔案管理中依然存在一些問題，管理效率和質量較低，對單位發展形成制約和阻礙。在新形勢下，事業單位需要認識到檔案資源的作用和價值，采取有效措施進行優化和改進，為單位發展注入活力。

一、事業單位檔案管理中存在的幾點問題

（一）管理制度不完善

當前，事業單位在開展檔案管理中，沒有形成完善而系統的制度，雖然一些單位制定了相關制度，但是流于形式、浮于表面，沒有將制度貫徹到實際工作中。首先，對于檔案管理流程 缺乏制度指導，對檔案收集和歸檔質量帶來負面影響;其次，對管理人員缺乏制度約束，導致其以敷衍了事的態度對待工作，缺乏工作熱情和主動性，檔案管理效率低下;最后，檔案保管制度不完善，檔案保管較為隨意，尤其對于電子檔案，沒有進行科學保管，為其安全利用埋下隱患。

（二）管理硬件設施陳舊

隨著我國信息技術和互聯網技術的蓬勃發展，其已經在諸多行業和領域實現了廣泛應用，并且取得顯著的應用效果。但是當前，事業單位在開展檔案管理中，沒有給予信息技術以高度重視，硬件設施投入較少，導致檔案管理信息化程度較低，阻礙了檔案管理水平的提升。

（三）管理人員素質不足

在知識經濟時代下，人才是推動事業單位穩定發展的動力支撐，但是當前，檔案管理方面的人才嚴重匱乏，現有的管理人員無論從專業能力、知識素質以及職業素養等方面都難以滿足崗位要求，事業單位也沒有定期組織人員培訓，為各項管理工作的高質量開展帶來影響。

（四）檔案利用率不高

事業單位的職能是為公眾提供服務，檔案管理具有較強的社會性和公益性屬性，但是當前，事業單位主要采用封閉式管理模式，檔案管理以保管為主、利用為輔，甚至一些檔案資源不對公眾開放，使用者想要查閱檔案需要親自到檔案室查閱，檔案的作用和價值無法完全體現。

二、優化事業單位檔案管理的的相關對策分析

（一）建立以及完善管理制度

制度是保證各項管理工作有序開展的基礎和前提，事業單位需要結合檔案管理的特點，制定以及完善相關管理制度，在規范管理程序的同時，約束管理人員的行為，進而提升檔案管理水平。首先，針對管理流程制定檔案收集、檔案整理以及資源歸檔等制度，要求管理人員在制度的要求下執行各項操作，嚴禁出現違規行為，進而確保檔案資源的質量;其次，針對管理人員制定科學的工作制度、獎懲制度以及晉升制度，將管理人員的職稱晉升和工資績效與工作業績掛鉤，進而調動管理人員參與工作的熱情和積極性;最后，事業單位要結合國家要求和行業規定制定科學的檔案保管制度，優化紙質檔案室的環境條件，做好防潮、防火以及防盜工作，針對電子檔案要制定安全防護制度，保證電子檔案的完整性和安全性。

（二）加大硬件資源投入

在信息化時代下，信息技術和互聯網技術已經在檔案管理中獲得廣泛而深入的應用，而想要促進檔案管理信息化進程，需要加大硬件資源投入，為各項管理工作的有序開展提供硬件支撐。首先，單位領導需要給予檔案管理以高度重視，并且將其作為日常管理的關鍵組成部分，加大資源和資金投入;其次，要結合管理工作的特點，秉承“經濟合理、需要優先”的原則購置相關硬件設施，例如購置信息化管理必需的計算機、打印機、復印機、掃描儀等設備，提升信息化設備的利用效率;最后，定期更換以及維護相關硬件設施，保證其處于正常工作狀態下，促使各項管理工作的有序進行。

（三）提升管理人員綜合素質

管理人員作為開展檔案管理的主體，其綜合素質和專業能力與管理質量具有密切關系，因此，事業單位需要通過各種有效途徑提升管理人員的綜合素質，保證其符合崗位要求。首先，事業單位要加大人才引進力度，通過公開招聘的方式從社會和高校中吸納檔案管理方面的人才，并且提升崗位工薪待遇，吸引人才加入，保證招聘的公開性和公平性;其次，定期組織現有管理人員開展專業化技能培訓，培訓要涉及管理技術、專業知識、職業素養等方面，通過培訓提升人員的能力和素質;最后，構建檔案管理經驗交流平臺，定期派管理人員到先進單位中學習交流，將先進的經驗帶回到本單位中。

（四）提升檔案利用效率

檔案資源是事業單位在長期運行中形成的重要歷史記錄，其具有較強的借鑒價值和參考意義，因此，事業單位需要改變以往“重視保管、忽視使用”的思想慣性，提升檔案利用效率，充分發揮其價值和作用。首先，注重檔案資源的收集和整理，不斷充實以及完善檔案內容，加強價值開發和利用;其次，將紙質檔案文件轉變為電子檔案文件，構建檔案資源檢索信息化平臺，便于使用者突破空間和時間的制約，快速獲取想要的檔案資源;最后，體現檔案資源的社會性和公益性，將部分檔案向公眾公開，群眾可以利用相關軟件獲取以及查閱想要的資源，進而提升檔案利用效率。

三、結語

總而言之，檔案管理作為事業單位日常管理工作的關鍵組成部分，相關領導需要充分認識到其重要性和價值，并且針對存在的問題采取有效措施進行改進和優化，推動單位的穩定以及可持續發展。

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