智慧城市背景下企業(yè)檔案信息服務(wù)研究

侯怡夏

【摘要】隨著我國城市建設(shè)的不斷發(fā)展，“智慧城市”成為當(dāng)前我國城市建設(shè)的目標(biāo)，本文論述了“智慧城市”的特點和相關(guān)信息服務(wù)，為提高我國智慧城市的建設(shè)和檔案信息服務(wù)的優(yōu)化進(jìn)程，以智慧城市為基礎(chǔ)，在質(zhì)量管理、基礎(chǔ)設(shè)施和有關(guān)人才隊伍組建等方面進(jìn)行改進(jìn)，提升檔案信息服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】智慧檔案;智慧城市;檔案服務(wù)信息

就我國當(dāng)前城市化建設(shè)的不斷發(fā)展來說，城市問題層出不窮，人口密度急劇升高、自然環(huán)境污染嚴(yán)重、城市交通堵塞等問題亟待解決，應(yīng)運用當(dāng)前科學(xué)的方法手段使城市綠色健康發(fā)展。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的不斷發(fā)展，因特網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)大大加速智慧城市建設(shè)的進(jìn)程。檔案對信息資源尤為重要，智慧城市的建設(shè)發(fā)展也需要智慧檔案的建設(shè)，良好的檔案信息服務(wù)為智慧城市建設(shè)中政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個方面的發(fā)展提供保障。

一、智慧城市概述

（一）智慧城市概念。智慧城市是隨著城市發(fā)展提出的新概念，當(dāng)前對于智慧城市的定義尚不明確，各個國家仍在不斷探索中。其中在2009年8月，IBM發(fā)布的《智慧城市白皮書》中提出的觀點最有代表性。它認(rèn)為建立一個包含政府、公眾和企業(yè)的，以新技術(shù)、新工具為基礎(chǔ)的新城市生態(tài)系統(tǒng)是智慧城市的核心。歐盟委員會將智慧城市用六個維度進(jìn)行定義，在

《歐盟智慧城市報告》中，將智慧城市定義為智慧經(jīng)濟(jì)、智慧環(huán)境、智慧人群、智慧居住、智慧流動和智慧管理。綜上所述，智慧城市的建設(shè)應(yīng)合理運用信息科技技術(shù)，對傳統(tǒng)城市發(fā)展方法進(jìn)行改造優(yōu)化。為使城市運行更加便捷有效，對城市實施智慧化管理，充分利用有限資源，實現(xiàn)建設(shè)綠色可持續(xù)發(fā)展城市的目標(biāo)。

（二）智慧城市的內(nèi)涵及特點。智慧城市的出現(xiàn)是人類發(fā)展的必然產(chǎn)物，是人類從農(nóng)業(yè)時代轉(zhuǎn)為工業(yè)時代，最終走向信息智慧時代的標(biāo)志。從狹義上來講，智慧城市即在城市向信息化發(fā)展過程中，社會中各行各業(yè)相互協(xié)同配合、數(shù)據(jù)共享，在城市建設(shè)中充分運用智能化現(xiàn)代信息技術(shù)，使城市高速發(fā)展。從廣義上來講，智慧城市是隨著城市建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生的新型理念，是一種利用現(xiàn)代科技發(fā)展已有成果促進(jìn)城市建設(shè)發(fā)展的新想法，智慧城市理念旨在建設(shè)全面協(xié)調(diào)的可持續(xù)發(fā)展城市。

二、以智慧城市建設(shè)為基礎(chǔ)構(gòu)建企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的重要性

（一）對轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)思想具有較大意義。隨著智慧城市建設(shè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案信息服務(wù)體系也在不斷改變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息服務(wù)思想消極刻板，將檔案信息服務(wù)作為枯燥的日常業(yè)務(wù)進(jìn)行，不利于檔案信息服務(wù)體系的持續(xù)發(fā)展。目前企業(yè)檔案管理室應(yīng)對服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，滿足企業(yè)檔案使用者各方面日益增高的服務(wù)需求。因此要求企業(yè)檔案信息相關(guān)部門轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)思想，將使用者作為信息服務(wù)的核心，為使用者提供良好服務(wù)，滿足不同使用者各方面需求。當(dāng)前智慧城市的不斷建設(shè)，為檔案信息服務(wù)思想的轉(zhuǎn)變提供良好基礎(chǔ)，運用云計算、互聯(lián)網(wǎng)等方式豐富企業(yè)檔案室的檔案信息資源，為檔案信息使用者提供精確答案，和良好服務(wù)。

（二）對豐富檔案信息服務(wù)內(nèi)容具有較大意義。當(dāng)前智慧城市理念廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速，快速增長的數(shù)據(jù)信息對檔案信息服務(wù)的改進(jìn)優(yōu)化尤為重要，利用豐富的檔案信息資源，將檔案信息服務(wù)部門的工作內(nèi)容充分完善。對于企業(yè)檔案管理室的檔案信息資源儲存來說，在原本儲存于企業(yè)檔案室內(nèi)資源的基礎(chǔ)上，與其他檔案室實現(xiàn)檔案資源共享，避免了單獨檔案室資源儲存不足的弊端，便于使用者快速、高效地查詢到所需信息。各個檔案室信息資源的融合為檔案信息服務(wù)的改進(jìn)提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持，豐富了相關(guān)檔案信息服務(wù)內(nèi)容，能夠有效提高使用者滿意度。

（三）對完善檔案信息服務(wù)方式具有較大意義。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式屬于被動服務(wù)，服務(wù)方式較為簡潔，傳統(tǒng)服務(wù)方式多為企業(yè)檔案服務(wù)工作者根據(jù)使用者提出的需求，在檔案中進(jìn)行查找并提供給用戶。隨著智慧城市的不斷建設(shè)，信息檔案服務(wù)部門應(yīng)合理利用當(dāng)前各類先進(jìn)電子設(shè)備和信息技術(shù)，在優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量、提高服務(wù)素質(zhì)的同時，向其他系統(tǒng)更新信息資源，推送信息檔案，實現(xiàn)資源共享，優(yōu)化服務(wù)效率。

三、運用智能城市理念構(gòu)建企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的具體措施

（一）落實一體化檔案管理。當(dāng)前智能城市建設(shè)飛速發(fā)展，以現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)企業(yè)檔案信息管理應(yīng)向信息化建設(shè)發(fā)展。將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息平臺相銜接，對檔案收發(fā)、管理相關(guān)流程進(jìn)行分塊處理，對于多種模塊信息數(shù)據(jù)的共享程度進(jìn)一步提高。將不同來源的信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)檔案資源利用管理效率大大提升。實行管理軟件對接時，將檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，一體化信息管理平臺也需進(jìn)一步改造，將有關(guān)電子文件管理的要求與辦公系統(tǒng)良好結(jié)合，簡化對電子文件完整的保存過程，實現(xiàn)高效率管理。隨著企業(yè)的持續(xù)運行，根據(jù)不同實際情況，應(yīng)制定相應(yīng)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，進(jìn)一步將企業(yè)知識管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案數(shù)字庫相融合，在形成企業(yè)自身知識管理系統(tǒng)的過程中，對當(dāng)前管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案庫、信息反饋系統(tǒng)等進(jìn)行優(yōu)化，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，推動構(gòu)建企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)。

（二）規(guī)劃數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。企業(yè)的數(shù)字檔案資源，對于企業(yè)的發(fā)展來說尤為重要，企業(yè)數(shù)字檔案資源在包含完整企業(yè)發(fā)展歷史數(shù)據(jù)的同時，也包含企業(yè)在整個發(fā)展過程中的各種數(shù)據(jù)信息資源。在對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)并向企業(yè)整體存量檔案時，應(yīng)考慮當(dāng)前企業(yè)檔案管理資源的利用狀況，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時優(yōu)先應(yīng)用價值較高的檔案資源。為保障企業(yè)檔案信息資源的安全儲存，企業(yè)數(shù)字化檔案檢查過程應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化，嚴(yán)格參照管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對企業(yè)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查。在保障企業(yè)檔案信息資源數(shù)量的同時，檔案質(zhì)量也應(yīng)嚴(yán)格控制，企業(yè)數(shù)字化檔案庫中儲存的資源應(yīng)具有極高的可利用性和可識別性。

（三）進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)水平。隨著企業(yè)檔案信息服務(wù)體系的穩(wěn)步建設(shè)，首先應(yīng)對企業(yè)的數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合。合理運用當(dāng)前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，整合相同類型或相關(guān)性較強(qiáng)的工程項目，并將其數(shù)字檔案進(jìn)行歸類儲存，切實結(jié)合不同用戶對數(shù)字檔案資源應(yīng)用的個性化需求，運用當(dāng)前發(fā)達(dá)的科學(xué)技術(shù)對企業(yè)檔案數(shù)字資源進(jìn)行深度開發(fā)利用，并建立專項檔案資源庫，方便對檔案資源進(jìn)行高效查找。優(yōu)化企業(yè)檔案信息服務(wù)方式對建設(shè)企業(yè)檔案信息服務(wù)體系尤為重要，運用當(dāng)前發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建設(shè)云服務(wù)等統(tǒng)一平臺，擺脫時間空間限制，為使用者在檔案資源庫中查詢資源提供極大便利。同時構(gòu)建可視化平臺，采集工程項目完整階段的信息并進(jìn)行全方位的展示，其中包括從工程項目立項開始到竣工結(jié)束整個過程。

四、結(jié)語

隨著當(dāng)前智慧城市建設(shè)的不斷發(fā)展，對于文本挖掘技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，在尋找信息資源時運用智能檢索，實現(xiàn)智能化識別、抽取和分類;運用云計算，將各個資源庫的數(shù)據(jù)充分整合，在檔案服務(wù)方面實行遠(yuǎn)程服務(wù);運用移動通信技術(shù)，將移動通信網(wǎng)絡(luò)與檔案服務(wù)相結(jié)合，為使用者提供掌上服務(wù)。當(dāng)前我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，智慧城市檔案信息服務(wù)體系逐漸建立，檔案資源不斷豐富，未來智能化服務(wù)將在檔案信息服務(wù)中廣泛應(yīng)用。

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