強化醫院檔案管理工作策略

閆孟菡?張義森?徐莎

【摘要】醫院檔案管理的存在本身是為了妥善保存，做好資料的保存，方便以后的查閱。而保存好檔案有利于創新，創新時借鑒前人經驗和資料將大大節省時間，因此檔案對創新也有著推動作用。本文就醫院檔案管理工作中存在的問題和針對問題怎樣開展檔案管理進行了研究。

【關鍵詞】醫院;檔案;管理

醫院的檔案管理是醫院工作的一環，雖然不直接決定醫院的醫療水平也不直接參與患者的病癥治療，但醫院的檔案管理可以說是醫院的大腦，沒有檔案存儲和查看，醫院也就無法正常運行，醫患糾紛也將遞增。鑒于此，醫院的檔案管理工作人員要不斷優化檔案管理存在的問題，提升自己的工作水平，優化檔案管理的質量。

一、醫院的檔案管理工作中存在的問題

（一）醫院的檔案管理安全性不足。存儲和管理醫院檔案，最需要確保的就是檔案的安全性問題，目前的檔案存儲一般是兩種方式：一是常規的紙質存儲方式;還有就是現行的一些電腦存儲。電腦存儲的安全問題包括存儲硬件的安全性和存儲網絡的安全性。安全問題一直是制約醫院檔案管理工作的一個重要因素。一般認為有以下兩點原因使得醫院檔案管理工作困難。1.常規的紙質存儲方式，容易被火災和蟲蟻啃食損毀;而計算機系統和網絡具有一定的安全隱患，存儲醫院檔案管理工作需要用到計算機的硬件，而硬件有著因不可抗力和人為毀壞的可能，而連通網絡的電腦則可能受到病毒的攻擊，造成數據被侵襲篡改或盜取。2.醫院檔案管理工作缺少法律和相關文件規定的支持，體系尚不完善。由于法律和相關文件對醫院檔案管理的規定和說明已經有年頭，導致目前并沒有專門的法律規定對醫院檔案的進一步說明和條款支持，從而使得醫院檔案的管理沒有法律保護。

（二）檔案管理的技術受限和經費不足。醫院檔案的管理需要一定的經費支出，不管是給管理人員開工資還是存儲設備的維護和購置。而在信息化背景下，信息化存儲的方式可以替代部分傳統存儲方式。但重要前提就是進行信息化存儲的技術達標，存儲系統能夠穩定存儲不易崩潰。但是目前現有的信息化檔案管理的存儲方式主要是采用電子文件的方式進行存儲，而電子文件具有存儲期限和一些存儲限制，這是電子文件存儲的性質決定的，醫院的紙質檔案轉變為信息化存儲和進行共享，不可能采用人工輸入的方式進行，需要采用掃描儀將紙質檔案的信息轉化為電子文檔。但是目前市場上的掃描儀便宜的不能保證掃描的精度和準確度，而價格較高質量好的不僅支出高昂，在掃描完畢后也將造成資源閑置，而醫院檔案信息管理部門的公費開支是有限的，沒有專門的撥款支持，難以承受這樣的巨額開支。

（三）檔案管理部門的人員工作積極性低。由于檔案管理通常被認為一種閑職，外人甚至部分醫院領導認為檔案管理一般來說就是管著一堆資料，做好存儲就好了。人們普遍認為這樣工作輕松且枯燥，導致檔案管理工作人員的工作得不到重視，使得部分檔案管理工作人員的工作積極性下降，事情做多做少都是一樣的薪資水平，也就直接導致醫院的檔案管理工作質量變低。

（四）檔案管理的高素質人才匱乏。檔案管理其實是一門學問，能夠將紛繁復雜的醫院檔案管理到位，準確分類并能及時查找絕對不是一般的檔案管理人員短時間能做到的。而這樣的人才需要以大量的檔案管理知識儲備為基礎，但目前醫院對檔案管理工作人員的要求非常低，招聘的人員或許愛崗敬業但也僅限于此，難以做到對工作水平和質量的提升，同時醫院的主要精力也是放在治病救人和科研等方面。沒有幾個醫院會專門對醫院的檔案管理工作人員進行培訓，提升其業務能力，使得醫院的檔案管理工作難以系統化和制度化。

二、提高醫院檔案管理水平的措施

（一）完善檔案管理制度，確保檔案安全性。檔案的管理人員應根據實際工作需要和醫院的檔案情況，建立一套醫院的檔案管理制度，確保檔案的安全性落實到人頭，有人負責。還需要建立專門的檔案管理機構，對檔案管理工作進行分配和總結以及人員管理。在工作中用信息化的存儲方式逐步替代傳統的存儲方式。開展信息化存儲，應保證檔案信息存儲的系統功能完備沒有漏洞，應由檔案建立和管理交易信息審批、存儲數據、資料的查詢、對存儲數據的統計分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統的功能完備性，進行信息的存儲和讀取以及安全性方面才有保障。

（二）提高檔案管理人才素質。隨著檔案管理的信息化建設，對高素質人才的需求顯得更為迫切。一個高效運轉的檔案管理系統必須要有相應的人才在其中發光發熱，必須要對當前各行業精通了解且會計算機知識的人才能勝任公共衛生檔案管理的要求。對于一個能夠勝任信息化工作的醫院檔案管理人員來說，應該具備豐富的理論知識、豐富的實踐經驗，專業化的定向學習和扎實的檔案管理知識。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續的檔案管理過程中不斷學習進步，在崗位上提升自己的專業素養和專業能力。而在檔案管理的人才不足時，應面向社會招聘技術人員。

（三）做好醫院檔案信息共享。為了做好醫院檔案管理工作，應該將現有的資源進行共享。為了做到這一點，應該在內部平臺進行信息共享，做到各部門的協同檔案信息管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個部門之間的職能比較分散，所以檔案信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案的信息管理部門的工作效率也比較低，鑒于此，可開展如下工作：1.可以建立一個統一化的檔案資源管理系統，實現綜合統籌辦公。2.為了促進資源共享，可以設立一個獨立在檔案管理系統之外的平臺，對檔案進行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設立相應的規章制度，鼓勵員工進行平時檔案信息的交流和共享，提高現有資源的利用率，創造更多的工作價值。同時，各個檔案資料管理部門在日常對資料的審核中，也應當對資料的名稱、來源等詳細的信息進行清晰的標注，從而方便用戶和其他員工查詢。

（四）正視醫院檔案管理工作。不管是直接負責檔案管理員工還是相關的醫院領導，都應在工作中加深對醫院的檔案管理工作的理解，正視這份工作的重要性，醫院的相關管理人員意識到檔案管理的重要性，檔案管理部門才有資金對存儲設備更新和向存儲信息化等方面發展，檔案管理人員正視自己的工作的重要性，才能不斷優化醫院的檔案管理水平，提升自己的職業素養。

三、結語

為了實現醫院檔案管理工作，應該在實際醫院檔案管理工作中引入更加科學的檔案管理方式和先進的檔案管理人才，進行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲方式替代傳統的紙質存儲方式，并注意提高檔案存儲資源開發的能力，不斷提升完善公共衛生檔案管理水平，優化工作內容。

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