高中檔案管理現代化建設研究

張平存

【摘要】21世紀信息技術在檔案管理中得到全面推廣和應用，取代了傳統的信息傳輸渠道單一、資源共享網絡不暢、檔案資料收集效率不高的管理模式，逐步朝著規范化、信息化、現代化管理方向邁進，開辟了高中檔案管理的嶄新格局。因此，本文將結合高中檔案現代化管理的理念精髓，針對檔案管理現代化建設的有效策略展開全面論述。

【關鍵詞】高中檔案;現代化建設;有效策略

高中檔案是廣大任課教師教學實踐、科研攻關的重要參考資源，是各級領導以及教務工作者開展各項工作的有力依據，同時也為學校精神文化建設、校園建設提供了真實、確鑿的歷史數據信息。隨著信息技術的飛速發展，高中檔案管理的現代化建設進程逐步加快，檔案的實用價值也逐步得到切實體現。

一、順應潮流，與時俱進

近年來，互聯網、大數據、數字技術實現跨越式發展，推進了社會各行各業的信息化發展進程，同時，也使高中檔案管理迎來了黃金發展期。在新形勢、新背景下，高中檔案管理人員如何突破傳統的檔案管理瓶頸，構建一個信息海量、資源共享、服務高效的現代化檔案管理體系，是當前檔案管理各項工作的重中之重。

（一）應用信息技術，簡化辦公流程。對于學校而言，檔案管理的先進與否直接關系到整個學校基礎管理工作的質量優劣，同時也牽涉學校的對外形象，因此，加快建設檔案管理現代化體系迫在眉睫。目前，學校的檔案管理已經建立了比較成熟的信息管理系統，檔案管理人員應依托于現有的信息技術，不斷創新管理模式，不斷優化辦公和精簡辦公流程，使檔案管理實現信息化，辦公流程實現自動化。比如在檔案歸檔過程中，需要建立卷號，打印卷皮，檔案管理人員在借助于計算機中的專用檔案卷皮設計軟件，事先預設好卷皮尺寸、頁邊距、字體、字號大小等技術參數，然后形成一個固定模式的電子模板，當涉及到打印卷皮的工作內容時，管理人員可以直接從存儲硬盤當中調取電子模板，只需要改動文字與歸檔日期，就可以快速輸出檔案卷皮，既節省了建檔、歸檔時間，同時，也統一了卷皮格式，大幅提升了工作效率。

（二）無紙化辦公，共享式資源。信息技術的高速發展催生出一種新式的檔案類型，即電子檔案，該類型的檔案具有信息存儲量大、占用空間小、資源更新便捷高效等特點，受到檔案管理人員的普遍青睞。電子檔案的推廣使用也逐漸淡化了紙質檔案的實用功能，逐步形成了一個無紙化的辦公環境，不但節省了購買紙張的投入成本，同時，也為檔案查詢、檔案借閱提供了便捷渠道。比如過去，如果任課教師要查詢往年的具有代表性的課程教案，需要翻閱大量的逐一核對教案的年限與具體日期，由于教案的歸檔名目具有較高的雷同率，教師在查詢時，往往依次對檔案名目進行篩選，浪費了大量的寶貴時間。而建立了電子圖書以后，任課教師只需要在計算機系統中的查詢欄內輸入檔案的名目、年限等信息，查詢界面就會立即出現教師所需要的檔案資料。此外，檔案管理人員借助于互聯網技術，網羅多方面檔案資料，比如關于學校的時事報道信息、表彰通告，其他學校的管理經驗、教學經驗、科研信息等，都可以作為電子檔案資料存儲在檔案管理系統或者云數據庫當中。這種便捷高效的網絡資源共享模式不僅豐富了學校檔案室的館藏內容，而且也對提升學校的管理水平、教學水平提供了全方位、多元化的信息資源。

（三）資源轉換快捷，檢索通道高效。學校檔案管理人員可以借助于現代化的電子設備隨時隨地將現有的紙質檔案轉換為電子檔案資源，比如掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機等，這些高科技電子工具能夠快速掃描或者提取紙質檔案的內容，進而將紙質檔案轉換為圖片格式、視頻格式的電子檔案，如果檔案資料需要重新進行編輯，也可以將圖片格式轉換為word或者wps的可編輯文檔格式，為檔案管理人員提供了便利條件。而依托于大數據技術建立的檔案數據庫，能夠同時存儲巨量的檔案信息，包括文字信息、圖片信息、聲音信息、視頻影像信息等。檔案查閱人員只需要登錄檔案信息系統，就可以直接在檢索界面搜索到所需的內容。比如學校基建辦需要查閱2016年度的學校教學樓擴建資料，查詢人員登錄系統后，進入資源檢索界面，輸入“教學樓擴建”“2016”等關鍵字詞，檢索界面就會立即出現該年度的檔案資料，如果需要紙質資料作為參考，既可以查閱檔案室的紙質檔案，也可以通過打印的方式，直接輸出所需的資料內容即可。

二、管理科學，拓寬視野

高中檔案管理人員應始終具備信息化、數字化、科學化的現代化建設理念，并將這一理念滲透到實際工作當中，使管理人員樹立高度的主人翁責任意識，不斷拓寬視野，緊跟時代發展潮流，做到機制創新、理念創新、技術創新、服務創新、管理創新，為學校檔案的現代化建設保駕護航。

（一）樹立管理超前意識，提高專業技能水平。信息化技術在學校檔案管理工作當中根深蒂固，而檔案管理人員經過長時間的適應過程，也逐步對檔案信息化管理產生了正確認知。由于檔案信息管理系統接入互聯網或者內部局域網，極易受到網絡病毒、網絡黑客或者內部人員的攻擊，導致檔案信息泄漏，給學校造成無可彌補的損失。基于此，各級管理人員應當樹立檔案管理的超前意識，凡事未雨綢繆，制訂檔案信息化管理的風險防范機制與應急事件響應機制，確保學校檔案的安全性。比如在安全風險防范方面，檔案管理人員可以協同信息技術人員設置系統的登錄權限，通過身份證號碼認證、指紋識別、刷臉識別、復雜密碼認證等措施，限制學校以外的其他人登錄系統，同時在系統內部設置一道堅固的防火墻，以阻擋網絡病毒與黑客的入侵，避免學校重要信息的外漏。此外，檔案管理人員必須不斷學習新技術、新方法，通過內部培訓、外部培訓、遠程培訓等方式，夯實專業知識基礎，提升專業技術水平，提高個人職業素養，打造一個高水準、高科技含量、高安全性能的現代化檔案管理格局。

（二）模擬人工立卷，規避人為失誤。計算機技術的迅猛發展衍生出諸多新功能，比如計算機系統的模擬功能，可以模擬人工立卷的工作流程，程序員只需要將檔案管理人員的日常工作流程以程序代碼的形式輸入計算機系統當中，就可以實現這一模擬功能，該功能可以對檔案立卷的全過程進行虛擬化的模擬操作，將人工操作的每一處細節通過可視化的模擬界面展現出來，管理人員可以清晰地觀看模擬過程，進而及時查找出存在的問題，程序員根據問題點，對程序代碼重新進行修改，保證模擬過程準確無誤。這種模擬人工立卷的方法，能夠有效避免人為失誤情況的發生。比如在人工立卷時，由于檔案管理人員的疏忽，在錄入歸檔日期時，將2019年打成了2010年。如果不通過仔細檢查，管理人員很難發現這一錯誤，而模擬人工立卷時，每錄入一項內容時，系統內部的自動檢測功能就會發揮實時監測作用，及時糾正錯誤，為歸檔資料的真實準確性提供了堅實保障。

（三）加大投入力度，做好巡視監督。學校檔案屬于涉密信息，因此，在安全管理方面必須加大投入力度，進一步完善檔案管理的硬件設施，比如紙質檔案的存儲空間、信息化管理的終端控制機房、相關電子設備以及附屬設施等。由于信息化管理需要計算機、網絡通信工具、移動電子設備的支持，而任何一個電子產品均有使用年限及使用壽命，這就給信息技術管理人員以及檔案管理人員提出了更高的要求，在日常工作當中，管理人員應不辱使命，對檔案管理系統涉及的軟件與硬件設施、設備進行巡視檢查，如果發現系統故障，應及時予以解決，以防止檔案信息泄漏。此外，由于檔案查詢人員的人為操作失誤造成硬件損壞或者信息丟失的，必須層層追究責任，并根據學校內部的獎懲機制，對責任人進行嚴肅處理。

三、結束語

高中檔案管理的現代化建設是一項長期而艱巨的任務，單單依靠于檔案管理人員的個人能力遠遠不夠，必須動員與集合全學校各級領導、教務人員以及廣大教師的力量，用積極進取的精神、開拓長遠的視角、現代科學的理念將檔案管理工作做扎實、做精細。同時，充分發揮檔案現代化管理模式的優勢，為學校的各級領導、廣大師生提供更加優質、高效、便捷的服務。

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