中學教職工人事檔案管理模式優化

張林

【摘要】在中學教職工的人事檔案工作中，關于人事檔案的記錄、人事檔案的保存以及人事檔案的安全性，都是整理人事檔案重要的條件。檔案整理歸納的過程中需要結合現代的科技發展趨勢，對檔案資料進行電子歸檔，以使人事檔案便于整理。本文從中學教職工人事檔案的現狀出發，講述了中學教職工人事檔案管理模式的優化措施，并說明了進行中學教職工人事檔案優化管理的意義，最后對中學教職工人事檔案管理模式優化進行了總結。

【關鍵詞】人事檔案;中學;教職工;管理模式

在各類檔案中，人事檔案是對職工進行及時記錄的檔案，我國目前教職工人數基數巨大，在一定意義上進行中學教職工人事檔案可以起到對教職工的考核作用。在學校的各項考核和評比過程中，作為參考依據的人事檔案在記錄方面就要保持實時性和有效性，人事檔案的安全需要重點考慮，在進行人事檔案保存的時候，需要利用現代化的科技手段，采用電子歸檔以及系統優化的方式，做到調檔的方便和保存的安全。

一、中學教職工人事檔案的現狀

中學教職工在人數眾多的情況下，人事檔案的管理變得較為困難，為了優化中學教職工人事檔案的管理模式，就需要從各方面進行細節性的考察，發現中學教職工人事檔案管理中所存在的問題，根據問題進行有效改善。

（一）中學教職工人事檔案保存不完整。目前，我國的中學教職工人數在一定程度上是眾多的，再加上檔案管理的工作人員難以保持檔案的清晰程度，導致部分中學教職工人事檔案保存不完整。中學教職工人事檔案保存不完整的現象，通常是在紙質檔案進行保存的時候由于工作量巨大，檔案管理的工作人員難免會出現遺漏的現象，這時候就會在電子檔案錄入的過程中造成缺失，導致中學教職工人事檔案的保存不完整。

（二）中學教職工人事檔案的安全性得不到保障。中學教職工人事檔案在進行電子歸檔之后，如果不進行系統的加固與升級就會導致第三方的入侵或者安全受到一定的威脅。人事檔案的安全性是各個中學教職工所比較關心的問題。檔案管理工作人員進行檔案管理的時候，沒有對人事檔案進行安全性提升的操作，難免出現人事檔案泄露的安全事故。在進行人事檔案的記錄過程中，檔案記錄是一個持續性的工作，檔案管理人員需要持續性對檔案進行錄入與管理，及時更新信息，讓檔案的信息保持安全性。

（三）中學教職工人事檔案的記錄不完整。中學教職工人事檔案的信息錄入和信息更新，存在不完整的現象。存在這些現象的原因是，在進行信息錄入的時候，一般都是從紙質檔案中進行錄入，紙質檔案的復雜性在進行錄入的時候就可以顯現出來，導致的結果就是容易遺漏人事信息，最終導致信息錄入的資料不完整。信息更新不及時也會導致人事檔案的記錄沒有保持完整，在進行人事檔案的信息更新時，需要對中學教職工人員的人事信息進行及時的獲取，這種情況下獲取的信息應該是真實有效的，但是，由于獲取真實信息的難度較大，所以就會導致人事檔案的信息更新不及時，最終讓人事檔案的記錄沒有保持完整狀態。

二、中學教職工人事檔案管理模式的優化措施

中學教職工人事檔案管理模式的優化，可以根據所發現的問題采取具體的針對性措施，在中學教職工人事檔案的管理工作中，需要結合現代化的設備和先進的系統，對人事檔案及各類檔案進行良好的管理。

（一）保證中學教職工人事檔案的完整性。在進行中學教職工人事檔案的管理過程中，檔案管理工作人員需要對人事檔案的完整性進行反復確認，保證中學教職工人事檔案的完整性，需要對檔案的管理工作進行全面的升級，采用現代化的檔案管理設備，可以在節省場地的基礎上，讓檔案管理變得較為容易實現，保障人事檔案的完整性。對人事檔案的完整性保障工作，還需要專業的檔案管理工作人員對所處環境的中學教職工人員進行一定的真實考察，對中學教職工人員的人事信息進行完整的記錄，這樣在檔案信息錄入的過程中才會讓錄入的信息得到有效的完整性保障和完整性要求。對于人事檔案的完整性還可以從檔案管理的工作人員入手，只有具備較強的工作能力與專業素質的檔案管理工作人員，才能對檔案管理的工作進行熟練化的操作，以此來達到錄入人事檔案信息的完整性。

（二）改善中學教職工人事檔案的安全性。對于中學教職工人事檔案的安全性可以通過現代化的科技手段，利用計算機以及互聯網設備，對人事檔案的系統進行升級和更新換代，這樣才能讓人事檔案所處的環境保證安全性的基礎上，檔案信息也可以得到安全性保留。在調檔和存檔的過程中極易發生人事檔案泄露的事故，對于這種安全性問題，可以通過加強人事檔案管理的監控，這樣既可以做到提前預防，又可以對人事檔案的信息起到良好的維護作用。在進行中學教職工人事檔案安全性維護過程中，也可以通過保證人事檔案的真實性，對人事檔案信息進行合理保護，這樣對于每一個中學教職工來說，是公平的。

（三）完善中學教職工人事檔案的資料。中學教職工的人事檔案資料在學校以及教職工自身發展的過程中，存在錄入信息不完整的問題。這時候，就需要對不完整的信息進行篩查，這種工作量是巨大的，檔案管理的工作人員只有具備熟練的檔案操作技巧，利用現代化的檔案管理設備對檔案信息進行完善，就可以大大縮減人事檔案信息篩查的工作量，讓信息篩查在真實有效的環境中不斷更新。進行檔案信息的及時更新是一種對完善人事檔案信息的有效手段，通過不斷進行人事檔案信息的錄入，檔案管理的工作人員也可以發現一些積存的陳舊問題，并通過篩查使得問題得以解決。中學教職工人事檔案的信息以及人事檔案資料的完整程度都和事先錄入的人事檔案信息有關，同時，檔案管理人員的直接操作，也會讓這些信息受到不同程度的影響，通過對檔案管理工作人員進行適當的培訓，可以改善檔案管理工作的現狀，一些不完整的信息錄入情況，在經過專業培訓的檔案管理工作人員手中就不容易出現，對于人事檔案信息的完整程度，檔案管理的工作人員有直接的關系，系統的先進性也有著一定程度的影響。

三、進行中學教職工人事檔案優化管理的意義

進行中學教職工人事檔案優化管理對學校和個人都有重要意義。從學校的角度來看，進行中學教職工人事檔案的優化管理可以讓學校的檔案工作逐漸變得條理化和清晰化，在未來進行調檔和歸納的時候，清晰的人事檔案可以減少檔案管理人員的工作量，在一定意義上也可以讓檔案管理的工作效率得到提升。從個人的角度來看，進行中學教職工人事檔案優化管理，可以讓個人的人事信息得到良好的記錄，而這種記錄模式和個人的考核成績與評比結果有極大的關系，將工作中的良好表現以人事信息的形式記錄在人事檔案中，并且進行現代化的簡化管理，就是對中學教職工人事檔案管理的一種優化，這種優化給中學教職工個體帶來的是清晰條理的個人表現記錄，影響著中學教職工的各方面工作，評比與考核是否公平也對中學教職工的工作積極性有極大的關系。

四、結束語

對于中學教職工人事檔案進行優化管理，可以從人事檔案的安全性進行考慮，人事檔案所使用的系統進行不斷升級，使得以電子形式保留的人事檔案可以在安全性上得到提升，關于人事檔案安全性的考慮，還可以從進行檔案管理的工作人員方面出發，對檔案管理工作人員進行專業性的計算機培訓，這樣就可以避免人為操作的失誤，對人事檔案的管理有較為良好的保障。中學教職工的人事檔案雖然涉及人員眾多，但是管理程度仍然需要有規劃，并方便調取，合理利用現代化科技手段就可以兼顧這幾點，對人事檔案進行優化管理。

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