計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究

摘 要：隨著信息科技一日千里地發展，當前我們已經進入了大數據時代，企業生產運營規模日益擴大，在具體的運營過程中產生了海量的檔案數據信息，導致傳統檔案管理方式無法滿足海量且復雜的檔案信息管理工作。基于此，構建一個完善全面的檔案信息化系統是企業亟待解決的重要問題。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：計算機網絡技術;企業檔案管理;應用研究

檔案是企業經營管理過程中保留下來的極具意義的資料，企業檔案管理工作的成效決定了信息資源的完整性，是企業持續性發展的保障。信息時代的到來，使得數字化技術在各領域的企業管理中得以運用和普及。本文對數字時代下我國企業檔案管理的理念問題進行分析，探究其成因和風險，并提出解決管理問題的方法。

1 計算機網絡技術管理檔案的重要性

隨著全球化和信息化時代的來臨，企業檔案數量急劇增長，形式和載體也更加多樣化，分類也愈發復雜。而面對數量龐大的檔案信息，其管理工作也越來越艱巨。尤其當檔案管理對企業的經濟效益沒有明顯、直接的貢獻時，檔案管理工作往往會成為企業的一種負擔。因此，在應對日益增多的檔案信息時，如何實現檔案管理收集、整理、利用的現代化，以降低檔案館管理成本、提高檔案管理效率，直至充分利用檔案資源增加經濟效益成為我國企業亟待解決的問題。計算機網絡技術是現代信息傳輸的基礎，網絡系統的開發也代表了計算機網絡技術發展的方向。其在各行各業中的應用推動社會發展進入網絡時代、信息時代。在此背景下，社會發展將更加依賴信息，傳統的檔案管理模式必將被一種新的模式所取代，利用計算機網絡技術來管理檔案也將成為我國企業的一項重要工作。

2 計算機網絡技術管理檔案理念存在的問題

2.1 檔案管理及歸檔意識薄弱，管理難度大

在很多時候，檔案管理在企業中的地位都是較低的，甚至到了可有可無的地步，常常被領導忽視。究其原因主要是檔案管理對企業的影響是間接的，企業的經營情況與檔案管理工作的好壞關系不大。且檔案管理是基層崗位，有的企業還未建立專門的部門去管理檔案，只是在每個部門或科室存有部分記錄和備份，歷史文件七零八落，文件備份是否存在無法判斷，這對后期進行歷史檔案管理是一個很大的

挑戰。

2.2 制度建設有待加強

在大數據環境下，工程企業要推動檔案信息化建設，必須要重視工作制度建設，實現工作的規范化。遺憾的是，不少工程企業并沒有認識到制度建設的重要性，現有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術應用相關的內容，指導性不強，企業檔案信息化建設水平普遍不高。此外制度執行力度也不強，如有的企業沒有把項目文件的形成、收集和管理納入建設項目之中，檔案完整性得不到保障。

2.3 檔案信息安全性比較低

在大數據時代，企業檔案信息包含了各種企業重要信息、機密信息。對于企業而言，一旦這類信息泄露出去，必定會企業帶來不可預估的財產損失和安全隱患。立足于當前絕大多數企業檔案管理者而言，普遍缺乏安全觀念，無法真正落實企業檔案信息安全防護工作，因此，企業檔案管理系統非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，惡意竊取，最終導致企業機密信息的泄露，嚴重影響了企業的穩健長遠發展。

3 推動企業檔案信息化建設的有益舉措

3.1 加大管理資金投入，積極開展檔案數字化建設

在檔案管理方面，一直以來缺乏相關的崗位設置和管理成本的投入。在以后的數字化檔案管理活動中，企業應合理分配管理資金，加大建設成本的投入，保障技術手段和硬件設施的更新。在技術手段上，不應拘泥于單一的公共資源庫建設，還可以投資建設公司內部的資源管理平臺，讓每一位員工成為檔案管理的參與者，使得檔案管理工作更具成效。

3.2 加強管理制度建設

在大數據環境下開展工程企業檔案信息化建設，需要工程企業切實加強檔案管理制度建設，從檔案形成、收集到檔案提供利用，都需要有明確的制度進行規范，實現檔案規范化管理。在制度的制定過程中，需要參考相關的技術規范，如要根據國內外的信息安全技術標準建立適合本企業的檔案共享制度，明確檔案調用部門等級，確保企業檔案的保密性。另外要切實將信息安全落實到位，建立嚴格的檔案信息保密制度，并將責任落實到人。

3.3 加強信息安全建設

在信息化時代，其數據安全也受到了一定威脅。相對于紙質檔案，其線上存儲的方式更容易被惡意利用。人事檔案具有私密性及法律效應，如被盜取，對于個人及社會都有一定的危害。就目前發展現狀而言，其應對信息安全問題主要包括防火墻及外網隔離方式。在利用信息化管理人事檔案時，其電腦用網應當與公司網絡分離，將其作為一個獨立模塊預防網絡截斷。除此之外，應當做好文件云端備份，避免計算機系統崩潰造成文件的丟失或損壞。

3.4 培養高層次的檔案管理人員

大數據時代，工程企業檔案管理人員應當轉變理念，認識到自己應當由傳統的檔案分類、儲存人員的角色，轉變為數字資源整合、數據業務分析人員。這就要求檔案人員具有過硬的檔案業務素養，并具備數據分析能力。從工程企業的角度來說，工程企業應當定期開展數據分析培訓講座，為檔案人員提升自身技能提供平臺;從檔案人員的角度來說，應當勤于學習、善于學習，不斷更新完善自身的知識結構。只有這樣，檔案人員才能通過數據分析、數據挖掘，發掘各種有益信息，并對信息進行深度分析，為工程企業發展服務。

3.5 完善檔案信息化的規范標準

1）構建統一的電子文件儲存平臺、傳輸途徑以及格式等，如果企業各個部門將電子文件發送到檔案管理部門，倘若文件存在傳輸途徑或是存儲格式不統一等問題，則會嚴重影響檔案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等問題。進而導致企業檔案信息化管理工作工作效率和質量不盡人意。2）構建統一的電子文件編號制度，同時企業還要根據實際情況，制定文件資料收發記錄表，做好企業各個部門之間來往電子文件的登記，便于檔案管理人員在使用和查找相關文件時，可以及時準確地進行定位，找到檔案資料。另外企業還要重視電子檔案的開發和經管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業檔案信息進行統一管理。除此以外，還應當大力推動企業檔案信息化技術的標準化應用，制定詳細明晰的軟、硬件設備應用的標準，增加有關資源的使用率，強化企業檔案信息化建設的整體水平。

4 結束語

大數據時代的來臨，檔案工作也進入了新階段，面對云計算、云存儲及電子政務、網絡信息化等的崛起，檔案管理工作的創新已迫在眉睫。創新檔案管理工作，不僅提高了國有企業檔案工作的工作效率和質量，也對國有企業的未來發展具有較強的指導作用。

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作者簡介

徐菲（1984-），女，河北唐山，大學本科，館員，研究方向：企業檔案。