大數據技術在事業單位檔案管理中的應用分析

顧宏偉

摘 要：伴隨著我國科技水平的發展，大數據技術被廣泛應用在各個領域中。事業單位檔案管理工作也應積極轉變工作方法，跟隨時代發展的步伐，滿足新時期檔案管理工作的基本要求。本文針對大數據技術在事業檔案管理中的應用詳細分析并采取改善措施，以期推動該領域檔案管理工作的進步。

關鍵詞：大數據技術;事業單位;檔案管理;應用分析

目前，國內經濟與信息技術取得了明顯發展及進步，事業機構檔案控制的專業化程度也在持續提高，大數據環境下，單位內部檔案管理也遇到了很多機遇及挑戰。許多事業單位對檔案管理展開了深度研究與探討，而且也取得了顯著成果，檔案保管的核心也慢慢朝著信息化轉變，但在事業機構檔案管理信息化階段依舊存在很多問題，限制了對事業機構檔案的數字化管理。由此，對事業機構檔案管控制大數據時代的數字化建設制定科學策略十分關鍵。

1 大數據時代提升檔案服務水平的必要性

1.1 事業單位事業發展的需要

大數據是一種數據的集合，它具有容量大、多樣性、速度快等特征。在大數據時代，檔案信息的來源越來越廣，數量越來越多，傳播速度越來越快，這就使得檔案管理在管理模式和手段上需要進一步完善與創新。借助大數據時代的技術優勢，對檔案的內在價值進行深入挖掘，充分發揮檔案資源的利用價值，提升事業單位檔案管理工作的效率，才能滿足事業單位事業發展的需要，并為之奠定良好的決策基礎。

1.2 履行為人民服務的根本宗旨

黨的十九大報告中提出，要轉變政府職能，深化簡政放權，創新監管方式，增強政府公信力和執行力，建設人民滿意的服務型政府。檔案部門是事業單位的服務窗口，更應時刻牢記為人民服務的根本宗旨，全方位、多角度思考提升檔案管理服務水平的辦法和措施，努力加強檔案管理方面的重視程度和軟硬件建設，助力事業單位的快速發展。

2 大數據時代對檔案現代化管理的影響分析

2.1 重視程度不夠

基層單位往往缺乏檔案管理信息化建設規劃，檔案管理系統未形成統籌安排、共同協調的局面，缺少近期或長遠規劃，無明確目標，導致檔案管理人力資源不足、硬件配置落后、管理系統更新不及時等情況的發生。

思想認識不足阻礙了檔案管理和信息化建設的進程，難有獨到的創新和發展，進程滯緩或停滯不前。原因在于事業單位為認識到檔案管理對主業發展的重要性，缺乏檔案管理意識，思想較為陳舊，未將檔案信息作為資源來認識和使用，檔案管理處于傳統管理模式，不能發揮有重要利用價值的檔案材料的作用，造成了資源浪費。

2.2 檔案管理安全風險較大

眾所周知，以計算機為載體的大數據技術在事業單位檔案管理工作中有許多便利之處，但是如果計算機網絡安全防護系統一旦出現問題，將會造成檔案資料泄露、計算機癱瘓等嚴重后果。當前我們處于網絡時代，各類信息都會通過互聯網進行傳播、公示，一些不法分子就會抓住漏洞制造各種病毒，使其入侵事業單位的網絡系統謀取非法利益，嚴重阻礙單位內部檔案信息管理工作的正常開展，使數據信息出現安全隱患。再加上計算機網絡病毒具有繁殖性、傳染性和破壞性，一旦感染病毒將無法保障檔案信息的私密性。

2.3 員工綜合素質偏低

當前，事業機構當管理者的素質還無法迎合大數據背景下檔案管理業務需求，現存的檔案管理者素質尚不具備進行云時代檔案保管業務的需求。第一，事業機構缺少專門的數字化信息管理者，現存的管理者缺少開發大數據背景下的檔案管理平臺和創建檔案信息資源庫的水平，無法個性化的實現大量檔案資源的深入挖掘以及個性化傳送共享。第二，事業機構檔案人才會迅速被淘汰，因為缺少專門的檔案人才教育機制，所以影響檔案管理行業發展，不利于迎合新時期檔案管理業務的需求，下降了當管理的服務效率。

3 大數據環境下事業機構檔管理的對策

3.1 正確認識檔案管理信息化的重要性

檔案管理信息化為大勢所趨，應通過檔案管理部門與事業單位領導的溝通，使其認識到檔案信息化管理重要性，進一步提高重視程度，加大社會宣傳力度，認識到檔案管理信息化的必要性。可通過組織檔案信息化建設培訓班，到先進單位考察交流檔案信息化建設情況的方式，對檔案管理信息化建設形成共識，并將其放在更加突出的位置，納入事業單位信息化規劃范圍，強化人力、財力和物力保障，與事業單位信息化建設同步規劃同步實施同步發展。

3.2 提高檔案管理信息化的安全性

在事業單位檔案管理過程，需要提高對于檔案安全管理認識，在有效的開展檔案安全管理工作時，作為事業單位的領導，必須要有單獨制定檔案資料的應用制度，告訴檔案管理的工作人員一定要遵守檔案管理制度的有關規范，謹防工作引起失誤。檔案管理的工作人員還要確保計算機系統環境的安全性，從技術著手來防范，并使用軟件和硬件有效結合的管理手段，不斷完善檔案管理的安全性。通常常用的安全保護措施是防火墻，事業單位檔案管理和局域網的網絡會形成防護墻，規避病毒和黑客的入侵，謹防檔案信息的外泄。

3.3 加深與其他機構的多元協同與深度合作

首先，要加強信息合作。事業單位檔案管理部門要考慮到未來檔案管理的發展前景，考慮到大數據技術在檔案管理領域的深刻運用。利用這些先進技術，檔案管理部門應加強與其他單位檔案部門的信息合作，進一步豐富檔案資源。其次，要加強技術合作。現代信息技術發展將會助推檔案管理技術不斷深入完善。檔案管理部門應對建立智慧檔案云平臺有更深入的思考，并與高校及科研院所合作，從技術上發揮大數據的優勢，為用戶提供更為優質的檔案服務。最后，要加強人員合作。衡量檔案管理服務水平的基礎因素就是人，檔案管理人員的素質和修養在很大程度上決定了服務水平。隨著信息技術不斷深入滲透到檔案管理領域，檔案管理人員必須具備一些大數據的知識和技術。可以聘請有相關背景的人員或定期組織技術人員對事業單位的檔案管理信息系統進行維護更新，加強人員溝通交流與學習進步。

3.4 深入挖掘檔案資源數據

中國是全球人口大國，在創建檔案時，針對所有人的各種資料均要詳細記錄，而且要結合部分關鍵字來有效區別這些檔案內容。大數據系統在人口檔案資料整理時，能夠經過輸入關鍵字來智能檢索相關的檔案內容，能夠有效縮減信息的檢索范圍。比如在戶籍部門，業務人員能夠經過錄入出生日期和出生地點來選擇自己所需的人員名單，或是再錄入性別、血型等其余關鍵字來縮減范圍，這令資料的查詢更為精準、便捷。大數據系統針對檔案的信息挖掘能夠令檔案的儲存和查找更為高效，削減各種不必要的翻閱，這針對作業量大的業務人員來講就是一種方便的途徑。

4 結語

綜上所述，隨著社會的快速發展，傳統的檔案管理工作方式已經無法適應時代的要求。各事業單位要高度重視檔案資料的作用，不斷提升自身的檔案管理水平，創新檔案管理方式，努力做好檔案的開發與利用工作。當前，事業單位檔案管理工作正處于重要的轉型時期，大數據技術的普及給檔案管理工作提供了機遇和挑戰，只有迎難而上，加強檔案開發信息化水平，重視檔案人才建設和檔案管理制度建設，做好信息化檔案的安全存儲工作，促進檔案信息數據庫的資源共享，才能提供更全面的檔案服務。

參考文獻

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