信息化體系在高校采購管理中的應用

王莉娜

摘 要：高校采購多數是以政府采購為主，其種類多樣且數量巨大，采購的內容具有較強的針對性，手續相對來說比較復雜，審批程序繁雜，需要加強信息化在高校采購中的應用。在此背景下，文章分析了信息化體系在高校采購管理中的應用，找出其中的不足，并提出對策，來有效的提高高校政府采購工作的業務流程，以此來提高高校的政府采購管理工作效率和工作水平。

關鍵詞：信息化;高校;政府采購

隨著我國政府采購制度的不斷改革、修訂和完善，我國的各所高校的實驗儀器、教學設備、辦公用品等各種各樣的物資的采購都已經納入了政府采購的范圍內。怎樣才能最大限度地提高高校政府采購工作的效率，高校首先要做的就是做到公平公開公正，要讓設備的投資發揮到最大的效益，以此來保證高校教學活動和科研工作的順利進行，從而推動高校的教學水平能夠進一步提高，教學效果能夠進一步提升。

一、高校采購管理信息化的必要性

當前階段，我國越來越注重教育事業的發展，國家和社會層面對高等教學的投入不斷的加大，各個地區的高校對采購工程、貨物和服務投入的經費不斷的在增加，這也就說明高校相應的采購任務也在不斷的增加。需要進一步運用信息化技術，改變高校的采購周期比較長而且統計報表也不準確的問題，促使高校的經費就實現效益的最大化。在數據方面，高校的采購管理工作沒能做到與其他系統進行很好的連接，高校在年末上報工作的時候就會增加負擔，需要上報很多份報表，重復的進行手工數據錄入工作，給相關工作人員增加了很多不必要的工作，影響了工作人員的工作效率。而在地域方面，如果一所高校有幾個校區，而這幾個校區都需要進行設備采購，這就需要跨校區進行溝通和簽字，浪費時間和精力，而且會出現溝通不及時、時間成本高的問題，對高校設備的采購情況也不能及時了掌握動態。這就要求高校要把信息化建設應用在政府采購的過程中，以此來解決高校采購過程中出現的各種各樣的問題。

二、高校在政府采購中使用信息化系統的優勢

（一）業務流程更加完善和嚴密

高校要根據自身在政府采購中所遇到的問題，不斷的對信息化系統進行創新，要把監督管理提前到項目審批的環節中來，可以最大限度地防止在政府采購項目中出現體制外運的情況。在沒有使用信息化系統的時候，高校政府采購中總會出現一種現象就是高校會先斬后奏，先采購后而報備，而高校發生這種情況后，政府的采購主管部門也大多數是進行告誡，沒有實質性的懲罰，處罰力度不夠。而采用信息化體系的高校采購管理能夠讓高校在采購過程中一步一步的進行，這個過程中的每一個步驟都是至關重要的，因此不能省略其中的任意一個環節，通過這樣的方式就能夠讓高校的政府采購工作嚴格符合相關的規定。

（二）能夠提高高校的管理

高校在政府采購的過程中加入信息化建設，對于優化采購流程來說有著非常大的好處，這樣不但能提高高校的工作效率，還能嚴格執行監督管理。尤其是在高校實現決策權、執行權和監督權方面，既能讓這些權力之間形成制約，又能夠讓他們之間形成配合，同時對高校建立健全權力運行機制也有著一定的作用。

（三）促進廉政工作和業務管理的高效融合

把信息化手段加入到高校的政府采購中，能夠讓科技手段和信息技術所具有的獨特優勢發揮到最大，把制度最大限度地固化在網絡應用系統上，并且清楚地標明每一個部門和部門負責人的工作職責，對于采購過程中出現的決策也要明確具體的環節，監督部門的職責和手段也要跟隨高校采購管理的全過程，這樣可以對采購過程中出現的權力運行的關鍵和重點環節進行透明化的監管，對于高校來說，能夠有效加強防腐能力，提高腐敗預警能力，杜絕腐敗事件的出現。

（四）采購環節全過程留痕

高校在政府采購管理應用信息化建設，可以讓高校采購過程中的每一個環節都聯系在一起，環環相扣，這就要求高校必須嚴格執行采購流程，不能隨意簡化采購流程。高校采購部門的工作人員在進行政府采購的時候必須要按照相關的規定和流程做事，這樣才能更好地完成任務，才能堅決杜絕相關部門或是工作人員不作為和亂作為的現象發生。由于高校的政府采購管理是運用了信息化體系的，這也就說明了高校采購的整個過程都是通過信息化手段進行的，比如說采購項目的申報、相關部門的審核、采購結果的公布等，最重要的是，這些步驟必須都要留有痕跡，要保留好佐證材料，配合監督部門的日常監督工作，同時還能為今后的責任追究保留客觀依據。

三、信息化體系在高校采購管理中的應用對策

（一）明確管理定位，完善采購制度

高校一定要找準自己在管理方面的定位，知道把采購權力歸還給采購部門的重要性。高校在通過政府采購物資時要確定本次采購項目的具體負責人，再由采購項目負責人提出具體采購任務和明確技術指標需求。采購項目負責人還要判斷投標產品技術指標是否符合要求，因此，這就需要高校的采購部門明確自己的工作責任，由采購項目的負責人來行駛高校的采購權力，讓他們作為采購人的代表、評標人代表和合同簽訂人的代表，并在這一過程中確定，采購項目負責人一定要明白自己的責任所在，而高校也要針對采購負責人的相關責任建立一套完整的管理、監督和考核機制。

（二）優化流程、簡化程序，提高采購效率

一是高校對采購計劃的管理必須要嚴格。當高校需要通過政府采購購買物資的時候，一定要提前做好相關的計劃和預算，相關工作人員要根據高校的運作情況，做好學校一年的采購計劃，除非出現特殊情況，否則必須嚴格執行采購計劃，從根本上杜絕無序采購的行為發生。二是要理順采購機制，明確主體責任，簡化采購流程。高校的財政部門和采購部門是緊緊的聯系在一起的，高校的財政部門嚴格負責學校的預算和資金的審批，而采購部門則全權負責采購事項，對采購過程負監管責任，資產管理部門負責高校的資產驗收和建賬等，財務部門是采購的上一環節，資產管理部門是采購的下一環節。要想規范高校政府采購的管理模式，就要讓這三個部門形成聯動記住，簡化流程，相互配合。三是要培養采購部門工作人員的專業能力。高校要針對政府采購過程中隨時出現的問題和政府對采購管理的新政策，及時組織工作人員進行相關的業務培訓，開展系統性的培訓，當采購政策出現新的變化或者是新的要求的時候，對它進行專業、詳細的解讀，保證相關工作人員的業務能力和專業素質的提高。

（三）強化內控監督創新監管機制

一是要構建系統內控體系。高校必須要注意內控體系的建設，明確采購業務流程，弄清楚職責職權，明確高校政府采購過程中的廉政風險點，并做好防范機制。二是要明確采購部門的工作責任，加強對權力的制約和監督。要做到采購工作權力和責任分工明確，保證不相容崗位的徹底分離，同時學校必須要建立一套相對完善的制約機制，平衡采購和監督管理之間的關系。采購管理部門一定要發揮自己最大的作用，做好采購過程的監督工作，而且采購代理機構的日常業務也要受到采購管理部門考核。三是要創新監管機制手段。高校要在政府采購過程中建立新型監管機制，加強信用在采購過程中的約束作用。同時還要通過信息化手段加強對采購過程的日常監管的數據分析，對于出現物資質量不好或是招投標環節造假等問題的采購負責人、代理機構、供應商，把他們加入黑名單，并在社會范圍內進行公布，禁止他們在參加任何的高校政府采購。

（四）加強采購信息化建設，提升管理服務水平

一是要建立全流程招投標系統，提高管理信息化水平。高校要建立一套完整的電子招投標系統，從最初的項目計劃書到最后的評標都實現全程在線信息化，在整個過程中不會在出現人工裝訂運送標書的情況。電子招投標系統要實現數據規范監督和實時共享，對外要與信用信息共享平臺的對接，自主獲取供應商的信用信息。對內要與學校監督部門互聯互通，打破傳統監督手段的弊端，滿足高校在線監管的需求。二是高校要不斷的創新電子商城模式，大幅度提高小額度采購的效率。高校要熟練使用信息技術，建立采購平臺，把信譽高、口碑好的供應商挑選出來，建立一個數據庫，讓高校能夠擇優采購。

高校需要在采購過程中運用信息化的方式，以此來規范高校政府采購管理工作的步驟和流程，這樣不但能夠最大化的提高高校采購工作的效率，還能讓高校政府采購更加透明化。同時高校也要不斷的完善采購工作的相關流程和機制，為高等教育的進一步發展提供有力的保障和支持。

參考文獻：

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