衛生檔案管理信息化存在的問題及對策

李艷濤

【摘 要】隨著我國經濟建設和社會的快速發展，以及公眾防病意識的不斷提高，承擔著疾病預防控制、健康教育和突發公共衛生事件處置的疾病預防控制機構（疾控機構），在開展疾病預防控制、衛生監督監測、科研、教學及健康教育等業務活動中，形成了大量的業務技術檔案。做好檔案信息資源開發利用，實現檔案信息工作與疾病預防檔案信息的聯系日趨緊密，而原有傳統、單一的檔案管理模式很難適應發展的需要。如何滿足社會對疾控機構信息的需求，有效地開發利用疾控機構檔案信息資源，對預防控制疾病信息的需求量、系統性、時效性提出了新的更高的要求。實現檔案資源信息化共享，提高社會效益，是新形勢下疾控機構面臨的新問題。

【關鍵詞】衛生檔案管理;信息化;問題

前言

衛生檔案的信息化管理不僅能為公共衛生管理系統和其他應用系統數據傳輸提供可靠的參考平臺，還能實現各類疾控工作的信息安全。快速地傳播和共享疾控中心檔案管理工作是提高服務水平和管理水平、公民和醫療衛生機構合法權益的基礎性工作，是我國醫療衛生工作的重要組成部分。在疾控中心實行檔案信息化管理能夠有效地打破現有檔案管理和利用的種種局限，使原本閉塞的管理部門和管理工作實現開放化、網絡化和系統化的管理。

一、衛生檔案管理信息化存在的問題

1.缺乏高素質人才

對檔案進行綜合管理衛生系統檔案電子化管理，是需要相關的專業人才，熟知檔案管理技巧與知識，在此基礎上對檔案管理進行標準化完善，建立系統的信息化管理模式，并對檔案室的各個基礎設施和軟件進行管理建設，使形成相應的配套設施并具有嚴格的管理制度。相應地專業人員還應具備計算機使用與管理知識，同時具有網絡管理安全技能方面的常識，并能在網絡出現異常時，具備快速處理異常情況的能力。而就目前來看，這樣高素質、高專業水平的技術型人才在檔案信息化管理中相當缺乏。

2.基礎設施不完備

大多數疾控中心在基礎設施方面的工作只是浮于表面，不管是對硬件還是軟件的使用都沒有相應的保障措施。設施不夠完備，直接導致了整個疾控中心的檔案信息化管理工作不能迅速有效地展開。另外，在信息技術中對于視頻和音頻的管控、檔案的歸檔掃描等工作不到位，往往使人們不能將電子檔案充分利用起來，從而對整個檔案管理的信息化工作產生不好的影響。在疾控中心的網絡信息技術的建設過程中，不能結合具體的實際情況，導致整個檔案管理的進度非常緩慢。

3.電子文件普遍出現保密性差的問題

電子檔案是基于計算機信息技術，通過計算機等設備實現檔案的信息的收集、傳輸、歸檔的檔案形式，查閱也更加便捷。然而，電子檔案使用的同時也存在安全性的問題。電子檔案在發送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、泄密等安全問題。很多涉密單位就是由于電子檔案遭受網絡不法份子的竊取，導致涉密信息的泄露，國家公共安全隱私帶來隱患。特別是不能將疾控機構的重要機密檔案信息存入網絡，否則會造成機密檔案被竊取或毀壞。

二、衛生檔案信息化管理對策

1.培養專業的檔案管理人才，提高檔案信息化管理水平

檔案信息化的發展，必須要求相關人員更新知識結構，轉換管理理念和工作方式，適應時代發展的要求。因此，要做好信息化就必須提高檔案管理人員的個人素質、專業素養和業務能力，要對檔案管理人員進行系統規范的專業化培訓，通過教育學習、外出深造、工作交流等方法，不斷強化在職人員對衛生行業相關知識、檔案管理以及計算機網絡知識的學習和掌握能力，提高管理人員的自身素質水平，增強檔案管理人員的技術專業性和能力復合性。同時，還要積極招聘和引進高素質的專業檔案信息管理人才，擴大檔案人員構成專業人員的比例，從而更好的優化和平衡檔案管理隊伍結構。

2.加強信息化管理系統的可修復性和安全性保護措施

首先，要把檔案歸為若干個安全等級，這個等級的評定可以依據來源地、價值多少或者保密性等信息劃分，在信息管理系統中設置使用權限，只有符合相關要求的人員才有資格訪問。還可以要求設置管理員權限，這樣可以引導用戶正確訪問，減少安全隱患，控制重要信息的傳播。在網絡上，可以采取多種技術手段來保護信息的安全性，如設置防火墻、使用電子加密、人員信息認證等先進技術。計算機上最主要的保護工具就是防火墻的設置，防火墻是用于計算機之間限制訪問一些具有病毒或是破環性的網站;同時，網上設置密碼是保護信息安全的另一手段，可以有多種方式對數據設密，如設密后傳送、收到數據后設密保存或是鑒定數據是否改動過等在檔案的信息化管理過程中，必須要嚴格按照相應的標準來對信息保存者、使用者以及管理員的信息、身份進行驗證具備條件的，也可以對系統文件進行備份，利用管理部門之間或者是建立系統備用數據庫等手段，以保證衛生檔案信息管理系統的信息安全性。

3.充分認識檔案信息化的重要性，樹立檔案信息化管理的觀念

檔案是信息資源保存與延續的原始載體，充分展示和有效利用檔案資源，是檔案信息化建設的目的。目前疾控機構檔案信息化建設尚無統一的實施標準和細則。因此，疾控機構檔案管理人員，應充分認識和理解檔案信息化建設的內涵。不能簡單地把檔案文獻的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應將檔案信息化工作的著重點放在加強現代計算機技術、網絡技術、信息技術建設、檔案信息數據庫和檔案信息安全建設，以及對檔案信息資源進行有序的整理和管理之上，使檔案信息資源更好地為疾控工作和社會需求提供服務。

結束語：

在衛生系統檔案管理發展過程中，網絡的出現為檔案管理實現了信息化，檔案信息化正處在發展階段，而完善其工作是一項巨大的任務，由于具有高度專業化和技術性強的特點，是對目前檔案管理的一種挑戰，同時，疾控機構檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，涉及面廣，建設周期長。因此需要管理和技術上的創新理念和設備的技術更新。目前檔案管理在網絡上建立的管理系統已經積累了很多實戰經驗，為加快檔案信息化建立提供了良好基礎，從而加速了實現檔案信息化的步伐。

參考文獻：

[1]疾病預防控制中心檔案的信息化管理研究[J].曾瑞蓉.辦公室業務.2014（01）

[2]檔案信息化管理存在的問題與措施[J].邊曉紅.辦公室業務.2017（21）

（作者單位：鄆城縣衛生健康綜合執法大隊）