事業(yè)單位檔案管理與檔案利用問題研究

都海濤

摘 要：文章簡單概述了事業(yè)單位檔案管理工作，論述檔案管理內(nèi)容，并探討如何做好檔案管理和檔案利用工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;檔案利用

1 引言

事業(yè)單位是我國重要的社會(huì)服務(wù)組織，帶有一定的公益性質(zhì)，承擔(dān)的服務(wù)項(xiàng)目很多，教育、科技、文化、衛(wèi)生等，日常工作業(yè)務(wù)范圍十分廣泛。因此，事業(yè)單位每天產(chǎn)生的檔案內(nèi)容很多，而檔案資料是對事業(yè)單位工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，是開展各項(xiàng)工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，這就需要有科學(xué)的檔案管理工作。本次就對事業(yè)單位的檔案管理和利用進(jìn)行簡單分析。

2 事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位因?yàn)閱挝槐旧淼纳鐣?huì)服務(wù)性和公益性特點(diǎn)，其開展的檔案管理工作具有公共服務(wù)性和保密性特點(diǎn)。事業(yè)單位承擔(dān)為社會(huì)提供檔案資料查詢和借閱的服務(wù)，而其保存的檔案信息內(nèi)容涉及各行各業(yè)。事業(yè)單位堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，作為我國的基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)組織之一，事業(yè)單位是我國重要的信息管理機(jī)構(gòu)，服務(wù)于國家機(jī)關(guān)，提供詳細(xì)的信息和管理。以我單位為例，主要是從事退役軍人、離退休老干部、傷病殘等退伍軍人服務(wù)保障工作，所以檔案內(nèi)容主要是人員資料、社保資料等，具有一定保密性。

3 事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

3.1 檔案收集工作

事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提就是檔案資料額收集，這是為檔案管理提供管理對象的工作。檔案資料的收集質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，因此要做好最基礎(chǔ)的收集工作，為后續(xù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理人員需要結(jié)合事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)活動(dòng)的開展，及時(shí)收集資料，保證資料的全面性和完整性，避免出現(xiàn)資料收集過少或者不真實(shí)的問題，否則可能帶來嚴(yán)重的不良后果。事業(yè)單位一般建立有信息化管理系統(tǒng)，借助專門的軟件打造數(shù)據(jù)庫，并將單位內(nèi)部所有部門聯(lián)系到一起，收集全面的資料信息。而收集之前，需要與各個(gè)部門進(jìn)行溝通，確定好檔案資料收集的內(nèi)容和流程，收集過程中產(chǎn)生的各類文件都需要經(jīng)責(zé)任人處理，及時(shí)整理入卷，交給檔案室進(jìn)行妥善保存。

3.2 檔案整理工作

檔案整理工作是緊接著檔案收集工作的下個(gè)工作環(huán)節(jié)，主要是負(fù)責(zé)對收集到的檔案資料進(jìn)行分類歸納，整理，合并且編制文檔等，將檔案資料整理。檔案整理工作對于檔案管理十分重要，需要在這個(gè)過程進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，并保證檔案資料的有序性和規(guī)范性。據(jù)此，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類，突出每份資料的主題，然后進(jìn)行歸納和整理，科學(xué)進(jìn)行編目，并做好目錄，方便后期查詢。

3.3 檔案鑒定工作

檔案鑒定工作是檔案管理人員對檔案的價(jià)值進(jìn)行分析，根據(jù)其價(jià)值含量，界定具體的保存時(shí)間。因?yàn)槭聵I(yè)單位的業(yè)務(wù)內(nèi)容很多，工作范圍覆蓋面廣泛，所以檔案資料十分多，但其中的資料價(jià)值大小不一，為了做到高效保存，需要對其中沒有價(jià)值或價(jià)值含量很低以及超出保存期限的檔案資料進(jìn)行及時(shí)銷毀處理。檔案的價(jià)值是由其利用價(jià)值決定的，所以檔案鑒定工作比較復(fù)雜，且具有一定難度。

3.4 檔案保管工作

檔案保管工作對于檔案管理水平有直接影響，因?yàn)闄n案資料來自事業(yè)單位的各個(gè)部門，所以進(jìn)行檔案保管需要與其他部門密切合作，積極溝通，避免出現(xiàn)檔案資料遺漏等問題。在檔案整理和利用過程中，需要按規(guī)定保護(hù)檔案，延長使用期限，避免檔案資料受損;同時(shí)檔案管理人員要定期檢測保管的檔案資料，尤其是紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)潮濕等問題，影響保管，進(jìn)而給事業(yè)單位帶來嚴(yán)重的損失。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理與檔案利用有效措施

4.1 規(guī)范檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位要開展檔案管理和利用工作，首先需要健全檔案管理機(jī)制，完善管理制度，細(xì)化檔案管理流程，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)展。事業(yè)單位要考慮本單位的檔案管理工作實(shí)際，建立三合一的檔案管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定對檔案資料進(jìn)行分類、鑒定和整理;嚴(yán)格檔案資料收集、整理、編目和保存的流程，保證資料的全面和真實(shí)性;制定完善的制度，包括歸檔制度、保密制度、利用制度、鑒定與銷毀制度等;劃分清楚檔案管理各項(xiàng)工作的責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，提升工作的合法性和合規(guī)性;建立檔案管理信息化部門，明確各部門責(zé)任人，要求每個(gè)部門都有檔案員，明確各自的責(zé)任;建立檔案管理監(jiān)督部門，對所有的工作和活動(dòng)記錄進(jìn)行監(jiān)督和管理，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)監(jiān)督，打造一體化的檔案管理系統(tǒng);將檔案資料的收集和歸檔工作列為績效考核的一部分，嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員的積極性。

4.2 強(qiáng)化信息化建設(shè)水平

在互聯(lián)網(wǎng)日趨普及的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位也要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)行智能化管理，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要注意配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，搭建高速的網(wǎng)絡(luò)，并注意信息化設(shè)備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規(guī)劃好信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，針對檔案管理建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，或者在事業(yè)單位網(wǎng)站中為檔案管理單獨(dú)開辟一個(gè)板塊，保證檔案管理的獨(dú)立性。結(jié)合事業(yè)單位工作實(shí)際引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟件和硬件設(shè)施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時(shí)借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)收集各個(gè)部門的檔案資源，借助掃描儀等將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變換成電子文件，并使用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理，歸檔保存，同時(shí)做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理涉及多個(gè)部門和單位，所以要積極與這些部門和單位溝通，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)式交流和信息共享，提升檔案工作效率。利用信息技術(shù)科學(xué)設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的收錄程序、目錄、查詢系統(tǒng)等，方便進(jìn)行信息錄入和檢索工作。另外要借助信息技術(shù)加強(qiáng)對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價(jià)值，擴(kuò)大利用范圍，挖掘潛在的價(jià)值，充分進(jìn)行利用。

4.3 強(qiáng)化人員培訓(xùn)

當(dāng)前針對事業(yè)單位的檔案管理和利用工作實(shí)際，要定期安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，事業(yè)單位最好引進(jìn)專職的檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)各類檔案管理工作，避免兼職情況的出現(xiàn)。事業(yè)單位要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造高水平的人才隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高理論知識(shí)豐富水平;組織開展思想意識(shí)教育，提升責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，塑造良好的職業(yè)道德品質(zhì);積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應(yīng)用于檔案管理的各類軟件。定期召開工作會(huì)議，針對檔案資源進(jìn)行匯總分析，強(qiáng)調(diào)這項(xiàng)工作的重要性;同時(shí)強(qiáng)化檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標(biāo)之一。另外要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力，可以對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提出更加方便快捷先進(jìn)的模式，提升檔案管理效率;同時(shí)要培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問題的能力，可以在工作期間發(fā)現(xiàn)下突出的問題，并能提出有效的解決措施。

5 結(jié)語

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理和利用工作，關(guān)系到事業(yè)單位日常事務(wù)的開展和社會(huì)服務(wù)職能的發(fā)揮，所以要實(shí)現(xiàn)信息化管理和利用，提升檔案管理效率，擴(kuò)大利用范圍，充分挖掘檔案資料的價(jià)值，為單位服務(wù)內(nèi)容的開展奠定資料基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張育文.淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（18）：118-119.

[2]李小紅.事業(yè)單位檔案保存和利用管理方法分析[J].科技與創(chuàng)新，2016，（20）：65-66.