人事檔案數字化管理推廣應用中的安全問題研究

張瀟

摘 要：隨著我國信息技術不斷提高，而快速發展的信息技術也為人事檔案的管理提供了便利，人事檔案信息化、數字化的水平不斷上升，檔案管理質量和效率也不斷提高。針對人事檔案數字化管理推廣過程中存在的安全問題，還需要進行嚴格的把控，從而制定出相應的管理方案與措施。

關鍵詞：人事檔案;數字化管理;應用推廣;安全問題

1 前言

數字化技術的發展進步使得各行各業的工作效率大大提高，為此各行業開始引入數字化的管理技術。人事檔案中引入數字化管理能夠打破傳統檔案管理中存在的諸多問題，利用數字化技術直觀的呈現單位人事變動情況。但是在數字化技術的推廣過程中還需要注意其安全問題。

2 影響人事檔案數字化管理推廣的相關因素分析

2.1 設備設施安全性能不足

當前對于數字化人事檔案一般是存儲在云空間以及電子云盤內，從而便于電子信息的儲存和讀取。但是隨著我國信息技術的不斷發展，相關電子信息的讀取和存儲設備的使用問題也會給電子檔案帶來一定影響[1]。以檔案室內常見的打印機、復印機等設備為例，其會給數字化檔案管理帶來一定影響。同時針對該類儀器設備使用不夠熟練的管理人員而言，由于在操作過程中未能掌握使用技巧，容易導致設備設施出現問題，從而給人事檔案數字化管理造成一定影響。此外，管理部門對于人事檔案數字化轉型的重要性認識不夠，導致設備儀器的更新換代速度比較慢，也就導致數字信息的儲存讀取過程中存在一系列安全問題，例如落后設備設施中可能帶來的病毒等，其可能會給人事檔案信息數據帶來不可逆轉的破壞。由此可見，不能及時提升設備設施的安全性能，就會給人事檔案信息化發展造成障礙。

2.2 管理模式比較陳舊

一方面，數字化技術給人事檔案提供了便利，人事檔案管理工作的工作效率和工作質量得到提升。另一方面還需要注意的是，在大數據時代信息進行云端上傳以及共享的同時，也導致一些信息泄露的安全問題出現[2]。尤其是在當前，人事檔案信息管理過程中一般是將傳統紙質檔案信息轉化為電子信息上傳到云空間或者單位內網內供信息使用者進行查找或者打印。甚至部分單位的人事檔案信息完全暴露在網絡空間中，使得人事檔案數字化管理存在極大的安全隱患。

2.3 管理人員綜合素養不足

隨著科學技術在人事檔案管理中的應用，管理人員也需要隨之不斷提高自身的技術水平，以滿足人事管理的需要。但就目前的情況而言，人事檔案部門內管理人員的專業能力不夠、綜合素養不足，導致人事檔案數字化轉型存在嚴重問題。加之，人事檔案管理人員在操作上的不足，可能會使得數字信息直接暴露在互聯網空間內，不利于數字化人事信息的保存。為此就需要對人事檔案管理人員進行統一的培訓管理，使得管理人員在掌握了解技術的前提下，充分利用技術優勢提高人事檔案管理工作的工作效率。但是由于管理人員的專業能力和綜合素養不足就會導致不能及時控制電腦病毒以及黑客的入侵，從而影響人事檔案的管理工作，甚至導致人事檔案數據信息的泄露[3]。

2.4 檔案管理重要性認識不足

當前對于檔案管理工作重要性認識仍然存在一定的弊端例如認為檔案管理工作在信息管理中處于輔助地位，并不需要投入過多的資金和技術。因此導致檔案管理數字化發展出現障礙，也使得檔案管理數字化應用推廣出現問題。為此，就需要強化對于管理人員的思想管理，通過組織培訓提高其對于人事檔案信息重要性的認識程度;其次在數字信息的記錄與管理中也存在一定的誤區，部分人事檔案工作人員僅僅是為了應對相關檢查工作，并沒有對人事檔案信息做好記錄和把控工作。最后由于人事檔案管理人員對于檔案信息重要性認識程度不夠，導致其在管理過程中不能及時采取應對措施，使得人事檔案信息管理的效果并不明顯。

3 強化人事檔案數字化管理推廣應用的相關措施

人事檔案數字化管理推廣應用涉及多方面的問題如人員管理、設備設施的應用等，為了提高人事檔案信息化推廣應用的安全程度，需要綜合考慮各方因素，提高推廣應用的安全程度。

3.1 完善設備設施建設

隨著人事檔案重要性逐漸凸顯，其安全性問題也引起了領導的重視，人事檔案信息化管理也被納入財務專項項目，從而實現人事管理資金的常態化與專項化。同時人事檔案的數字化管理過程需要大量相配套的軟硬件設備，這就導致人事檔案管理工作是一個高投入、慢回報的過程。如果在建設初期沒有投入相應的資金建設軟硬件設備設施就會使得其在后期的逐漸更新過程中逐漸滯后，進而會導致更嚴重的安全問題。為此針對部分財力資金有限的人事檔案單位需要進行統籌規劃，分階段、分步驟完善人事檔案管理的軟硬件設施。雖然當前對于人事檔案管理的重要性程度逐漸提高，但是大部分設施建設仍然處在基礎階段，信息化設施的建設嚴重落后。為此還需要逐漸增加資金投入，從而推進人事檔案數字化管理推廣應用工作逐步開展[4]。

3.2 健全人事檔案信息化管理系統

建立健全人事檔案信息化管理系統，并且規范化人事檔案信息安全管理系統是提高人事檔案數字化管理以及推廣應用的關鍵，其也是確保網絡安全、系統安全以及信息安全的關鍵。同時人事檔案管理部門內還需要建立相關管理系統，以維持人事檔案數字化信息的健康運行，并且為用戶訪問人事檔案數據信息的提供安全控件。在設備設施方面還需要制定用戶操作手冊，確保用戶能夠在安全的局域網范圍內操作，避免人事檔案數據信息的外漏，確保用戶端的安全。對于數據信息而言，則需要根據檔案信息的安全程度設置不同的保密程度，同時還需要制定不同程度人事檔案信息的存儲規范。同時還需要在人事管理部門內實行個人信息網絡化管理，針對不同級別的用戶給予其不同的權限，以確保數據信息的安全程度。在此完整的人事檔案數字化管理系統基礎上，建立人事檔案數據信息庫，進一步實現信息資源之間的共享，提高人事檔案工作人員的工作質量和效率。

3.3 提升人事檔案管理人員的專業能力

隨著信息技術在人事檔案管理中應用程度逐漸加深，其對于該行業從業人員的專業能力和綜合素養提出了更高的要求，這就需要從業人員不斷學習技術知識和專業理念從而適應當前的工作環境。而做好人事檔案數字化管理與應用推廣工作，首先需要對其思想素質做好培養工作，通過組織培訓提高其思想素養;其次需要加強工作人員對于計算機能力的掌握情況，提高其操作相應設備設施的能力和水平，避免出現技術問題，同時提高工作人員的綜合能力有利于其及時應對操作過程中出現的問題。

4 結束語

綜上所述，針對人事檔案數字化管理過程中可能存在的安全問題，需要管理人員從檔案數字化以及數字檔案的保存、系統維護工作等方面入手，從而為數字檔案提供一個較為安全的儲存環境。同時還需要綜合考慮系統的運行設備、使用人員等條件，從而制定較為科學的管理方案，以實現人事檔案數字化管理的安全有效。

參考文獻

[1]張永紅.醫院人事檔案管理的數字化實現過程探究[J].蘭臺內外，2019（16）.

[2]陳純艷.數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].檔案天地，2019（7）.

[3]章赫男，陸宏石.科技檔案數字化在水利系統中應用的問題與對策[J].黑龍江水利科技，2019（7）.

[4]愛如娜.高校檔案管理數字化發展研究[J].科學與信息化，2019（2）.