太和縣全力做好自然資源和規劃檔案管理工作

孫影

摘 要：近年來，由于機構改革、職能整合以及工作內容增加等因素，導致自然資源和規劃檔案管理工作存在不同程度的問題。本文結合太和縣自然資源和規劃檔案管理工作現狀，提出有利于優化該項工作的具體策略，旨在提升縣整體檔案管理水平，做好自然資源和規劃檔案管理工作。

關鍵詞：太和縣;自然資源;檔案管理;措施;特點

太和縣，隸屬于安徽省阜陽市，近年來致力于推行檔案管理模式改革工作，并取得一定成績，全省檔案管理模式改革工作逐漸形成了“北學太和”的局面。對此，縣自然資源和規劃局充分響應號召，尋求有效措施，全力做好自然資源和規劃檔案管理工作，以提升自然資源和規劃管理水平，實現科學化檔案管理，提高自然資源和規劃管理效率。

1 自然資源和規劃檔案主要特點

自然資源檔案作為一種特殊性檔案，具有一定的特點。

1.1 專業性特點

自然資源檔案的形成源于工作人員的自然資源職能活動，所獲取的數據與信息能夠充分反映當下自然資源現象及其運動規律，具體體現在建設用地、城市規劃、不動產登記檔案等。其所記錄的內容以及表達內容的形式不盡相同，在歸檔時間、價值鑒定方法、利用方法、整理分類等方面也存在較大差異。

1.2 成套性特點

主要指的是需要圍繞一個獨立項目而形成全套檔案，屬于一個密切聯系的有機整體[1]。以土地整理檔案為例，從該檔案的選址、立項開始，需要經過勘察設計、組織施工、竣工驗收等相關程序，并建立用地報批檔案申請、土地權屬等檔案資料。

1.3 保密性特點

自然資源檔案是眾多工作人員思想勞動以及智慧的結晶，其整理的檔案具有專屬性以及獨創性，屬于國家與社會的寶貴資源，需受到高度重視以及保護。因此，在檔案保管及對其的利用工作中，需做好保密工作，保障國家、集體、個人的利益不受侵害。

2 太和縣全力做好自然資源和規劃檔案管理工作的措施

2.1 建立自然資源和規劃檔案管理工作制度

自然資源檔案形成時間較短，相比國土、規劃等原職責部門檔案有較大差別，在實際檔案管理工作中不能簡單套用甚至沿用原相關職責部門制定的管理制度以及業務標準體系。若想做好自然資源和規劃檔案管理工作，則需要建立統一且健全的自然資源管理制度和以及業務標準體系，以達到預期結果。在制定管理制度以及業務體系的過程中，應明確自然資源檔案工作的原則以及所需要的業務標準，保證所制定的制度符合檔案管理工作發展的需求。此外，在制定規范過程中，應該加強頂層設計，在做好國土、規劃、水利、農業等部門調研工作的基礎上，需了解各部門檔案管理歷史情況，掌握自然資源檔案特點與相關規律，以國家檔案法律法規、檔案業務標準為依據，結合縣內自然資源業務拓展方向、檔案管理信息化程度等因素制定相關內容，以保證制度的可行性，為做好自然資源和規劃檔案管理工作創建清朗的環境。

2.2 有效緩解自然資源和規劃檔案庫存壓力

自然資源檔案案卷具有數量龐大的特點，以不動產登記檔案為例，縣內每年的相關檔案件數增針對不動產登記檔案的普遍增幅較大。據了解，大部分地方自然資源部門將檔案置于原處并保持原狀，如，歷史土地登記檔案與新增不動產登記檔案存放于國土資源檔案庫房。紙質檔案采取分散式管理，且檔案庫房存儲容量較小，伴隨不動產登記檔案的逐漸增加館藏空間告急，間接增加了檔案管理成本。基于此，縣內應重視檔案館庫的建設工作，以有效緩解檔案庫房的壓力。相關部門應積極向上級爭取專項經費，依據相關建設標準及要求，積極引進信息化技術，建設具有高標準、大面積等特點的自然資源檔案庫房。同時，應配備先進且完善的安全防護設施，實行專人專責制度，以保障檔案庫房的安全，提升其安全性能。

然而，擴建檔案館庫僅僅只是擴增自然資源檔案的存儲空間，卻難以從根源上解決庫房緊張問題。仍以不動產登記檔案為例，該類型檔案增幅較大取決于不動產登記模式。現階段不動產登記模式中要求申請人在登記時提供相關紙質版材料，發證結束后再根據申請材料采取數字化掃描，即實行“雙軌制”檔案管理模式[2]。基于此，應致力于減少甚至替換全部的紙質檔案。具體可從兩方面入手。一方面，從源頭抓起，盡可能減少生成相關紙質檔案。根據“放管服”的改革要求，以數據為基準，建立共享交換平臺，使各部門之間實現信息共享集成機制，以加強部門協調合作，保證信息互聯互通。同時，推進業務辦理流程集成化，從流程的優化、材料的精簡方面作為切入點，將各部門任務在網上無縫銜接，以降低紙質材料的使用率。另一方面，可采取電子檔案單軌制。需要政府相關部門盡快出臺相關法律法規，明確電子檔案的使用范圍以及具體使用細節，完善電子文件管理機制，為自然資源檔案中的電子文件管理提供參考性法律依據。

2.3 實現自然資源和規劃檔案的數字化管理

現階段自然資源和規劃檔案的主流發展方向是數字化管理模式，為實現這一目標，具體可采取以下措施。首先，建立內部局域網，并為之配備檔案管理專用服務器。針對需要永久、長期保管的庫存檔案采取原文掃描、數字化加工等形式，以此加速實現從案卷級、文件級目錄數據庫向全文數據庫管理的有效轉變，保證紙質檔案以及電子檔案可以同步歸檔，并能夠通過計算機直接進行查詢。其次，緊跟時代潮流，積極引入先進的檔案管理軟件，并建立健全且完整的檔案數據庫，保證自然資源系統的檔案資源能夠高度共享，即可在局域網中依據訪問權限查閱檔案電子目錄甚至全文數據，全面實現OA系統和原生電子文件的在線歸檔管理工作[3]。最后，成立專門的電子閱覽室，配齊相關基礎設施，如閱覽設備等。設置權限，專門服務于檔案查詢工作，用以緩解檔案原件因頻繁使用而造成磨損現象，同時有效提升信息檢索速度，有利于進一步開發并利用檔案信息資源的優勢，極大降低檔案人員的工作量，提升其工作效率。

2.4 加強自然資源和規劃檔案人才培養力度

若想切實提升自然資源和規劃檔案管理工作，需重視人才短板問題。然而人才結構相較于人才更為重要。實踐證明，改革是否能夠順利推行，其重點在于人，檔案管理工作的優化最終落腳點還是應該在檔案工作者身上。周恩來總理曾經這樣稱贊檔案管理工作者，“無名英雄”，稱其是值得贊揚且不可或缺的中流砥柱。因此，全力做好自然資源和規劃檔案管理工作，應在主觀意識上堅定做好檔案管理工作的決心，轉變傳統的“重藏輕用”思想，增強檔案信息收集管理意識。信息化社會中，電子文件以及新媒體為自然資源和規劃檔案管理工作帶來巨大挑戰，即電子文件對傳統文檔管理體制具有較大影響。因此檔案管理工作者應將這項挑戰視為新的機遇，擁有開放與包容的精神，積極將傳統檔案工作模式與信息技術有機結合。在此基礎上，需要自然資源和規劃檔案管理工作人員具有深厚且扎實的檔案學基礎理論作為知識儲備，擁有將理論應用于實踐的工作能力，全面掌握自然資源檔案的基本原則與發展規律，目光長遠且具有創造力。對于需相關部門積極開展業務培訓活動，以及技能大賽、檔案職稱評定等工作，培養一批優秀的自然資源檔案管理人才。

3 結論

社會的進步與發展對自然資源和規劃檔案管理工作提出更嚴格的要求，太和縣為了盡全力做好自然資源和規劃檔案管理工作，需建立健全的檔案管理制度、有效緩解檔案庫房壓力、重視檔案數字化管理、加大檔案管理人才培養力度，由此才能達到預期目標，提升整體檔案管理水平。

參考文獻

[1]張海濤.國土資源檔案工作面臨的挑戰及對策[J].現代交際，2019（20）：140-141.

[2]張勇.自然資源部門檔案管理現狀分析及其改進策略研究[J].西部資源，2019（06）：185-186.