新時(shí)代強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的思考

杭吉

摘 要：隨著學(xué)校檔案信息化體系的不斷完善，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作不僅是推動(dòng)核心素質(zhì)教育的重要舉措，也是提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要途徑。本文立足于新時(shí)代學(xué)校檔案管理模式的概述，闡述學(xué)校檔案管理工作所存在的問題，最后提出強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的具體對策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;學(xué)校;檔案管理;信息化

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，在新時(shí)代環(huán)境下，學(xué)校檔案管理工作不僅在形式上出現(xiàn)了變革，而且在內(nèi)涵、功能以及服務(wù)對象等方面都具有外延性。隨著學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展，尤其是核心素質(zhì)教育的推進(jìn)對學(xué)校檔案管理工作提出了更高的要求，因此如何進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開展，適應(yīng)新時(shí)代的新要求，是每一個(gè)教育工作者所必須要思考的問題。

1 新時(shí)代學(xué)校檔案管理的概述

學(xué)校檔案通俗來講就是記錄學(xué)校直接產(chǎn)生的具有保管和利用價(jià)值的文字、圖片、實(shí)物、聲像等原始記錄。檔案管理則是組織管理學(xué)校檔案工作的方式，學(xué)校檔案管理模式必須要建立在服務(wù)學(xué)校教學(xué)工作的基礎(chǔ)上。結(jié)合實(shí)踐調(diào)查學(xué)校檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。基于學(xué)校檔案的重要性，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作具有重要的意義：首先加強(qiáng)學(xué)校檔案管理是對構(gòu)建現(xiàn)代學(xué)校管理體系的重要舉措。隨著核心素質(zhì)教育的實(shí)施和推進(jìn)，尤其是生命教育理念的融合，構(gòu)建現(xiàn)代教育管理體系是培養(yǎng)新時(shí)代人才的重要舉措。學(xué)校檔案是對學(xué)校經(jīng)營管理、教學(xué)活動(dòng)等諸多業(yè)務(wù)工作的記錄，通過對各項(xiàng)檔案的優(yōu)化管理可以為促進(jìn)學(xué)校經(jīng)營管理工作提供重要的信息支撐;其次加強(qiáng)學(xué)校檔案管理是弘揚(yáng)優(yōu)秀校園文化，培育核心素養(yǎng)人才的重要舉措。學(xué)校檔案具有科學(xué)文化的歷史屬性，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作可以進(jìn)一步弘揚(yáng)優(yōu)秀的校園文化，體現(xiàn)學(xué)校師生的智慧結(jié)晶。例如學(xué)校通過加強(qiáng)檔案管理工作的過程也是對優(yōu)秀校園文化匯總與宣傳的過程;最后加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作是推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，整合信息資源的重要手段。推動(dòng)校園檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的必然舉措，通過強(qiáng)化檔案管理可以進(jìn)一步整合校園的資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，建設(shè)高質(zhì)量的校園。

2 新時(shí)代學(xué)校檔案管理存在的問題

基于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)成為打造“數(shù)字化校園”“智慧化校園”的重要舉措。在新時(shí)代環(huán)境下，學(xué)校檔案管理工作迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，尤其是檔案雙軌制的深入推進(jìn)，學(xué)校對檔案管理工作的重視程度越來越高，檔案管理信息化程度越來越大，但是我們必須要保持清晰的頭腦，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作所存在的問題：

2.1 學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)配套設(shè)施不完善，信息化建設(shè)滯后

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)在學(xué)校管理中的應(yīng)用，推動(dòng)學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展是檔案管理工作的開展趨勢。構(gòu)建檔案信息化體系不僅要求學(xué)校投入巨大的資金用于改造硬件設(shè)施，也需要學(xué)校加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，以此支撐檔案管理信息化的發(fā)展。但是根據(jù)調(diào)查，目前學(xué)校檔案管理存在基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息化建設(shè)滯后的問題：一方面基于龐大的資金需求，學(xué)校檔案管理的基硬件設(shè)施存在很大的短板。檔案對于環(huán)境的要求比較高，但是基于義務(wù)學(xué)校配置不合理，導(dǎo)致學(xué)校的在校生越來越多，用于存放檔案的房屋越來越少，甚至部分學(xué)校連基本的檔案室都沒有;另一方面學(xué)校檔案信息化建設(shè)滯后。例如很多學(xué)校的檔案管理載體仍然是以傳統(tǒng)的老式電腦為主，檔案管理系統(tǒng)比較落后。

2.2 檔案資料保存不全，利用率不高

檔案是學(xué)校各項(xiàng)工作的原始記錄，加強(qiáng)對學(xué)校檔案的管理工作是保證學(xué)校各項(xiàng)資料完整性的重要舉措。但是目前學(xué)校在檔案資料保存及利用率上存在以下問題：一是學(xué)校檔案資料缺乏特色，尤其是忽視對本校具有優(yōu)勢特色的資料的保存。目前大部分學(xué)校檔案管理的內(nèi)容主要以基建、行政、黨務(wù)、財(cái)會(huì)、教學(xué)類檔案為主，其他門類的檔案數(shù)量很少或根本沒有。如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，本學(xué)校的特色檔案更是寥寥無幾;二是學(xué)校檔案資料的丟失破損現(xiàn)象突出。目前學(xué)校檔案資料因保管不到位或者環(huán)境影響導(dǎo)致檔案資料的破損率比較高;三是檔案管理的利用率不高。目前學(xué)校對于檔案利用問題沒有引起足夠的重視，往往是檔案被保管后無人問津。

2.3 檔案管理制度不夠完善

學(xué)校檔案管理工作所包含的方面是很廣泛的，主要包括：行政管理、教職工管理、學(xué)生管理、教育教學(xué)管理、安全教育管理等等很多方面，學(xué)校應(yīng)該將檔案管理列入學(xué)校工作計(jì)劃中去，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況全面建立管理制度，對檔案管理實(shí)施規(guī)范管理。由于沒有完整、嚴(yán)格、規(guī)范的規(guī)章制度，所以很難確保學(xué)校檔案管理工作的順利有序進(jìn)行。

3 強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的具體對策

3.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理信息化

面對大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理體系中的應(yīng)用，學(xué)校必須要進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)水平：一是學(xué)校要加強(qiáng)資金投入，提高基礎(chǔ)配套設(shè)施的建設(shè)。檔案管理工作的提升必須要依賴于完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此一方面學(xué)校要加強(qiáng)與上級部門的溝通，爭取將資金用于進(jìn)一步改造和完善檔案室。另一方面學(xué)校要加強(qiáng)對各種硬件的更新。例如針對學(xué)校檔案設(shè)備老化、故障頻繁的特點(diǎn)，需要及時(shí)購買高性能的計(jì)算機(jī)設(shè)備，以此支撐檔案信息化建設(shè);二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，積極利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)構(gòu)建檔案信息管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。

3.2 加強(qiáng)檔案資料保管，提高檔案信息利用率

檔案是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，檔案資料含有大量的信息，因此，一方面學(xué)校要加強(qiáng)對各種檔案信息的安全管理。學(xué)校檔案每年都會(huì)增加，因此學(xué)校要加強(qiáng)對各種檔案信息的安全管理，提高檔案信息的質(zhì)量;另一方面要提升檔案信息的利用率。例如學(xué)校要定期對各類檔案信息進(jìn)行分析，通過對歷史資料的對比剖析當(dāng)前學(xué)校經(jīng)營管理、教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)研究等諸多方面的不足，以此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展而提供科學(xué)決策的依據(jù)。與此同時(shí)，學(xué)校也要積極構(gòu)建檔案檢索系統(tǒng)，通過快速檢索提高檔案查詢與利用的效率。

3.3 建立健全檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督

完善檔案管理制度是促進(jìn)檔案管理工作的基礎(chǔ)，面對日益復(fù)雜的檔案管理工作，學(xué)校必須要建立嚴(yán)格的檔案管理制度：一是要健全檔案管理制度，從檔案鑒別、檔案征集、檔案的分類歸檔、檔案的裁剪裝訂以及檔案的借閱查看和檔案的責(zé)任追究多個(gè)方面建立起完善的規(guī)章制度，從而建立一套完善的檔案管理制度體系。在專業(yè)技術(shù)人員工作機(jī)制方面，要堅(jiān)持集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，實(shí)施學(xué)校檔案的集中、統(tǒng)一管理，避免由于檔案管理單位不一致造成檔案管理過于分散的情況;二是要強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督，進(jìn)一步提升檔案管理考核評價(jià)體系。例如學(xué)校要組建教務(wù)處、紀(jì)檢室、檔案管理部等多元化的績效考核體系，實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的全面監(jiān)管考核。

總之，基于檔案信息化管理的發(fā)展，學(xué)校必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的管理，優(yōu)化檔案信息整合，使檔案管理服務(wù)更能滿足學(xué)校各部門使用需求，檔案信息資源得到優(yōu)質(zhì)共享和高效傳遞。

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