基于信息時代如何做好檔案管理工作研究

劉志龍

摘 要：伴隨著時代和社會的發展，信息技術也取得了長足的進步，在信息技術時代背景下，國家對我們的檔案管理工作也提出了越來越高的要求。檔案管理作為一項政策性以及保密性都較高的工作，對于基礎建設以及相關活動都有著不容忽視的重要作用。本文將對信息時代檔案管理保密性進行研究，并對存在著的問題進行分析，期望能夠對該領域提供一些有效的幫助。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;保密性研究

檔案管理是一項重要的工作，無論是對于實際工作情況進行調查分析，或是對單位或個人進行相應的評估，檔案管理都發揮著不可忽視的作用。伴隨著信息技術的不斷發展，檔案管理在各行各業當中都進行了有效的應用，在開展檔案管理工作的過程中，傳統的信息收集、儲存以及管理方式也發生了一定的變革，利用信息技術開展檔案管理工作的流程以及技術也變得越發成熟，但是在為我們帶來多方面優勢的同時，對檔案管理的保密性也提出了一定的挑戰，這需要我們找出合適的方法，將存在著的實際問題進行有效解決，本文根據九年來的實際工作經驗，對此提出自己的分析和建議。

1 信息時代檔案管理工作中存在的問題

1.1 信息檔案管理意識淡薄

檔案管理保密意識淡薄是阻礙著我們進行工作的主要因素，在傳統的檔案管理工作過程中，部分單位或人員往往對工作內容的認識不到位。相關的管理人員對檔案管理工作的重要性及影響還不夠清楚，只要他們在檔案管理的過程中，能夠將檔案進行儲存，并且保障檔案不丟失不損壞即可，沒有相關的專業與保密意識。在檔案管理過程中，相關工作人員對檔案信息的收集、儲存和管理并沒有足夠的專業知識，大多數檔案管理工作人員并沒有接受過專業的指導和培訓，甚至有些檔案管理人員是其他部門臨時抽調來擔任，自身的工作能力和水平也就會有一定的缺失。

1.2 檔案系統不完善

在整體檔案管理過程中，相關系統的建設也不是很完善，單位或部門對于相關的工作內容沒有給予足夠的重視。在進行信息檔案錄入的過程中，系統的相關功能并不是很完善，這對我們的工作質量和效率都有一定的不良影響。不同單位所使用的檔案管理形式以及系統都有所差別，甚至同一單位的不同部門之間也有著一定的差異性，導致在工作過程中，相關的檔案信息無法做到共享和聯通，對于信息技術的應用也有著一定的制約。

1.3 檔案錄入問題

在當前的檔案管理工作過程當中，有很多的單位對信息技術的應用還并不是很到位，很大一部分檔案信息的記錄還是以紙質文件為主，這為我們的信息檔案錄入工作造成了很大的困擾。在實際錄入的過程中，需要人工進行操作，將紙質檔案上的信息進行轉化，在這個過程當中，由于工作量十分的巨大，就無可避免的會出現一些細節上的差錯。在一些相關的單位當中，會采用掃描的形式，將紙質檔案進行轉化，但是這需要有專業的工作人員進行實際操作，在操作的過程中，任何一點細微的懈怠都會造成無法挽回的后果。

2 信息時代檔案管理的優勢

在傳統的檔案管理工作過程中，我們所采取的技術往往具有一定的風險，相關的資料內容也更加的容易老化、破損。而在信息時代背景下，為檔案管理工作帶來了一定的優勢。在實際的應用過程中，信息檔案是以計算機技術為載體，將相關的檔案、資料進行收集、儲存和管理，并且可通過分類設置密碼來提升保密性。相關的工作人員可以借助計算機技術帶來的巨大優勢，來減輕我們的實際工作量，使得工作的效率能夠大大提升。在傳統的檔案管理工作過程當中，相關的資料往往會出現缺失以及出錯等相關的問題，在使用的過程中查找也較為困難，利用計算機技術，我們能夠提升信息檔案的精確程度，并且通過目錄的制作來更好的找出相應信息檔案內容，發揮出時效價值。檔案管理在基礎建設以及相關活動的過程中都占據著十分重要的地位，利用信息時代為我們帶來的巨大優勢，能夠使我們的工作效率大大的提升，對于信息檔案的保密性也能夠有所提升，保障相關工作與活動能夠有序進行下去。

3 信息時代檔案管理保密性的具體特征

在信息時代的背景下，我們的檔案管理工作方式以及內容都需要進行相應的轉變。在基礎建設以及相關活動中，檔案管理都發揮著十分重要的作用，作為信息的主要來源，也是需要著重保密的特殊機構，在工作進行中應當保持著高標準和嚴要求，對于檔案管理工作要做到嚴格的保密，來提供更加可靠的信息內容，助推檔案管理工作有序進行。在實際的檔案管理工作過程中，應當注重發揮出信息技術的重要作用，具體具有以下幾個部分的具體特征。首先，伴隨著時代和社會的發展，社會形勢也變得更加復雜，任何微小的失誤都會造成無法挽回的后果（比如：希拉里郵件門），所以在進行檔案管理工作的過程中，我們需要做好保密工作，防止單位、個人的背景資料或核心資料出現泄漏，取得一定的競爭優勢。其次，在信息技術的時代背景下，檔案管理方式也由原來的手工操作形式進行了相應的轉變，我們在實際工作的過程中，應當注重將核心資料以及相關檔案進行合理轉移，并且做好存檔和保管工作，提升檔案管理的保密性。

4 信息時代檔案管理的具體措施

4.1 規范檔案管理制度

完善的檔案管理制度是我們能夠高效開展工作的基礎，在進行實際的檔案管理工作過程中，我們應當明確相關的原則，結合單位實際的工作情況，建構一個完善的檔案管理制度體系。在進行實際工作的過程中，要將電子檔案的管理細則進行規范，相關工作人員都應當嚴格的遵守，管理細則一切工作內容都應當根據實際規則來進行展開。工作人員在實際的工作過程中應當提升自身的工作意識和專業能力，對檔案管理承擔起一定的責任，對相關的電子檔案分類進行集中的管理和儲存，并且嚴格按照實際情況進行保密，防止信息檔案的外泄，為今后更好的利用保駕護航。

4.2 加強檔案管理人員意識能力

檔案工作人員是檔案管理工作過程中的執行者，是決定著單位檔案管理質量的重要因素，我們在實際的工作過程中，應當對相關工作人員的意識和能力有一定的要求。在工作當中單位或部門要注重提升檔案員的專業能力和素養，并且秉持著一定的工作操守和原則，對檔案管理的各個工作步驟進行了解，并且嚴格的進行相關操作，掌握更加先進的信息檔案管理方法，學習一些相關的工作經驗，以此來提升個人的工作質量和效率，按照實際要求來進行相關的工作。在檔案管理工作當中，選擇熱愛保密工作并具有較強責任人的人員來操作，幫助單位維持穩定的工作發展。

4.3 加強檔案管理人員保密意識和技術

保密是在進行信息檔案管理過程中的主要內容，相關的單位要對相關的工作人員進行專業的保密培訓，提升他們的保密意識以及相關技術能力，在檔案管理過程中，對于相關信息檔案要積極的進行檢查和儲存，并且對信息檔案設定一定的密碼，及時的做好殺毒工作，防止信息檔案出現泄漏。對于檔案管理中出現的一些相關問題，我們應當積極選擇合適的方法，將這些問題進行解決，提升信息檔案的保密性。

5 結語

檔案管理工作在社會活動過程中有著不可忽視的重要意義，在當前的檔案管理工作過程中，還存在著信息檔案管理意識淡薄、檔案系統不完善以及檔案錄入等方面問題，這需要我們發揮出信息時代帶來的優勢，通過規范檔案管理制度、加強檔案管理人員意識能力以及保密意識和技術的方式，來發揮出檔案管理的重要作用，為相關的建設和活動提供支撐。

參考文獻

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