從商業綜合體檔案管理中探索物業管理的重要性

王卉

摘 要：以規范商業綜合體檔案管理為重點，通過對商業綜合體物業檔案管理狀況的深入調查與分析，針對物業檔案管理工作中存在的問題及解決對策，以提高物業管理水平為目標，制定出一套適合商業綜合體檔案管理的方法。

關鍵詞：商業綜合體;檔案管理;物業管理

1 物業管理檔案收集整理基本實踐

當前企業運營秉持著“精細管理促進發展”的戰略思路謀求應對多變的市場競爭。在這思路的指導下，每個商業綜合體必須將加強檔案管理，作為重中之重。企業要本著“每個員工都是檔案管理的第一責任人”原則，鼓勵員工以主人翁精神，主動學習并掌握檔案管理知識，積極學習、帶頭參與，共同營造良好的檔收集與整理氛圍。

1.1 大局意識在前，預先布置安排

根據物業管理工程部、安全部、綜合部、客服部等工作性質與特點，在工作中應及時收集、不斷積累，做到在工作閉環時，檔案資料的收集整理工作也應同時閉環。為什么必須用閉環的思路設立專職檔案人員來進行物業管理檔案收集呢？是因為閉環式管理體系是一個完整的管理體系，比如，一份重要的審批文件，涉及多個部門，如果沒有最終歸口，非常容易損壞或丟失，甚至在檔案目錄上沒有借閱記錄，以致無法追查檔案保管人和經辦負責人。因此，一般以項目為單位設立專門的檔案室，由專人管理是較好的管理策略。所以，在對各部門的專兼職檔案管理人員體要求中，必須明確具體的物業檔案歸檔范圍，為及時、完整、有效地收集檔案材料打下良好的基礎，并幫助企業管理者在經營管理運營中進行決策。

1.2 居安思危，措施嚴控

作為商業企業物業管理部門在經營管理工作中，需設立信息檔案管理部門，重要工作職責為負責綜合協調各方面工作，需要收進各類物業設備設施維護、環境養護、安全保障等信息、不斷匯總、及時整理。為了加強檔案管理，必須要求物業管理部門各班組都設有一個兼職檔案員，專門負責各組相關資料、及時整理、保障各階段檔案的完整。并且每天將收集的動態信息進行保管與及時歸檔，并列為工作考核的重要內容。各班組檔案管理人員作為商業項目接收的成員，提高檔案人員的參與度，切實負起檢查、監督和指導的責任，參加竣工移交工作全過程，負責與大型項目在竣工后，與建設工程單位針對專題檔案的收集、整理，確保檔案保管信息不留死角。

1.3 明確規范，保證檔案質量

與建設工程單位在檔案移交管理中，商業企業的物業管理部門每個員工都處于高度忙碌和緊張的狀態，檔案收集整理工作稍不注意就會被忽視，其后果是許多資料散失無法彌補。因此從開始就必須明確檔案收集的范圍，可以結合屬地檔案局要求，制定《檔案管理移交明細》，明確出需要接收的檔案內容、保管年限、檔案生成日期與編制單位。在接收檔案過程中，物業管理部門的領導必須高度重視，除紙質文件材料外，對電子文檔、聲像材料以及實物的收集，保障資料完整。運營后，商業綜合體專職檔案員需要制定出《企業檔案保管規范》，明確企業在運營中各部門需要收集整理的檔案明細，特別是物業管理部門，各個時期形成的檔案材料，并幫助各部門專兼職檔案人員建立檔案收集清單，定期做好對物業管理部門的指導和服務。在經營中通過微信、QQ、郵箱傳送的各類文件，必須按照企業檔案管理規定進行存檔保存，確保文件形成的質量。

1.4 組織展示，保障多種服務

物業檔案是物業公司在服務業主過程中形成的具有一定保存價值的文件、資料等，在企業管理方面發揮著重要作用。檔案管理屬于一項實踐跨度較長的工作，特別是一些有關時間或數據性的資料，如果每次都必須翻閱紙質檔案進行查詢，非常不利于檔案的保存，因此，在建立紙質檔案的同時，還需建立電子檔案。在物業管理工作中，必須將檔案管理工作作為重點，不斷加深檔案管理的理論知識灌輸，不斷提高檔案管理的質量，為將來商業綜合體在各階段成果展示中起到更飽滿的經驗總結。

2 商業綜合體重大活動中物業管理檔案收集與管理的探討

2.1 加強制度建設，提高檔案意識

建立健全檔案管理制度的目的是明確每個崗位的員工崗位職責以及工作計劃，責任者明確，操作性強。這是物業檔案管理規范化的第一要點，作為物業管理檔案人員，應完善檔案臺帳，核實檔案資料的完整性，對于未填寫完整的檔案資料退回相關責任人進行補充完善，以確保重要檔案完整與查閱利用。管理制度應明確檔案管理人員相應的管理范圍，來防止在檔案借閱的過程中造成資料流失。商業綜合體在重大活動運營中，會存在出現突發事件的隱患，也是對物業管理工作的重點與難點。由于，突發事件發生，都會是突然的、沒有任何準備的。而這些事件就其社會意義來說，都很受人關注。此時，會出現企業在緊急情況之下，忽略檔案形成、收集等具體安排。但如果當時不形成和收集，可能會造成無法追補的后果。要解決這個矛盾，一是靠制度建設，建立《檔案管理操作指引》《作業指導書》以及各類重大活動預案、工作方案等，明確檔案形成、收集、整理的范圍、方法和責任，使企業專兼職檔案管理員在任何緊急情況下，都能深刻繃緊檔案保管這根弦，知行合一。

2.2 建立健全重大活動物業管理檔案的組織機構

首先是要充分發揮經常性的檔案網絡，包括專職檔案員及各部門的兼職檔案員的作用。這是做好物業管理在面對重大事件檔案的主要力量。尤其物業管理兼職檔案員，必須了解各類事件的發生、進展及其重要程度，并且熟悉該方面業務，能夠也應當開展相應的收集整理工作。其次是企業成立各類應急組織時，應充分吸收檔案人員參與;檔案人員不僅要承擔分析匯總、上傳下達和對外宣傳的職能，還要負責主動收集和整理歸檔。檔案員也要和各類應急組織保持經常性的聯系，增強敏感性，提高主動參與的積極性。

2.3 加強宣傳教育，全面提高員工的檔案意識、規范意識和制度意識

檔案是員工收集或記錄的真實資料，檔案的完整性的關鍵在于員工意識和素質的提升。如果員工不了解檔案管理是其工作的重要組成部分這種意識，那么即使管理制度再完美，員工仍可能存在疏忽，導致檔案的真實性大打折扣，失去其應有的作用。因此，要做好物業管理檔案的一個重要前提，就是統一檔案管理人員的思想認識，特別是非檔案管理人員對檔案的重視。企業負責人帶頭參與，從員工入職培訓開始加強，并不定期宣傳教育檔案管理的重要性，把商業綜合體物業管理檔案的重要性放到管理重點中，加大檔案管理培訓力度，層層落實完善。

2.4 加強開發利用，為業務工作服務

商業綜合體必須對物業管理部門檔案在檔案收集中要充分利用形成的檔案資料進行分析、總結、研究，對于提高本企業遇到重大事項進行決策和重要問題進行處置的能力水平，其意義都是不言而喻的。物業管理部門在明確將檔案移交到商業綜合體檔案室之前，最好以專題的形式，相對獨立地將所保管的檔案登記編號和排列，制作完整可查的檔案移交目錄。同時，做好物業管理檔案的開發利用，也可以反過來提高有關人員的檔案意識，提高其收集整理的積極性。因此，應該充分利用物業管理檔案進入企業檔案室之前的短暫時機，邊整理、邊開發利用，包括數據分析、信息比對、資料匯編、經驗總結等等。對于重要的或常用的材料，物業管理部門應該提前做好備份留存。在收集范圍上，不能滿足于紙質材料，而應該根據現代技術發展的實際，紙質、電子文檔和聲像實物并重，尤其要注意網絡報告資料和電子郵件稿件的收集，反映其客觀真實的全過程。

物業檔案管理貫穿在商業綜合體運營的全過程中，提高物業管理檔案管理的水平是為了促進商業綜合體運營管理水平的提升。商業綜合體必須真正認識到這一點，并為物業檔案工作提供各種支持，助力物業管理整體水平不斷提高。