單位行政管理中的常態問題及對策研究

李祝

當前，依法依規管理是大部分單位行政管理改革工作的重點，其直接關系到單位整體的運行效率。在這種環境下，行政管理愈發的得到單位管理者的重視。然而，過去一段時間內，仍有部分單位尚未在行政管理領域投入相應的人力、物力以及財力資源，存在行政管理效能低的問題，導致行政管理逐步邊緣化。為此，文章對單位行政管理工作的進行闡述，指出當前單位行政管理中存在的常態問題，系統性地提出建議，旨在幫助單位長久性發展，搭建完善的行政管理架構。

一、單位行政管理概述

新時期，隨著社會公共服務要求不斷提升，辦公室行政管理事務的內容、范圍以及種類都發生了變化，辦公室行政管理的重要性逐步提升。總體而言，辦公室行政管理主要包含以下內容：一是公文處理以及檔案保管。辦公室通常需要對各類信息資源進行分類保存，為單位管理者提供決策依據，扮演好“參謀”角色。二是會議管理、后勤管理、衛生管理、制度修編以及其他事項。通常而言，部分綜合性事務以及協調性事務主要由辦公室予以負責。從整體角度來看，辦公室行政管理是單位總體發展軌跡的縮影和記錄，是單位運行的中樞。可見，只有做好辦公室行政管理工作，才能為其他工作提供便捷，增強單位整體運行效率。

二、單位行政管理中的常態問題

（一）缺乏規范機制，難以實現規范化管理

辦公室行政管理涉及面廣、內容多、流程繁瑣，如果不能一一進行梳理，將會導致行政管理分工不明確、行政管理無序化等問題發生。一是部分單位尚未明確不同崗位的工作職責，每一個行政管理人員都扮演著“綜合事務管理者”的角色，不僅難以發揮每一個人的專業優勢，而且容易發生重復勞動的狀況。同時，在這種環境下，各個崗位之間缺乏有效配合，不利于減少資源浪費和提升工作效能。二是建章立制工作滯后，績效考核、責任落實、工作規范、工作標準不明，影響工作進度和工作質量。

（二）信息化建設滯后，管理模式不先進

信息技術作為新時期行政管理管理的必要工具，是提升行政實效的有力抓手。當前，部分單位存在信息化建設滯后、信息化工作推進緩慢等問題，難以依托信息技術提升行政管理實效。一是行政管理部門之間與其他部門之間仍然處于信息孤島，沒有依托于相應的行政管理系統實現公文、檔案等文書信息資料的共享，存在反復提交文件、傳輸文件等問題。二是信息安全建設滯后，存在一定的安全隱患。信息化環境下，雖然信息資料傳輸的載體、途徑愈發多元，但也要看到其背后所蘊含的風險。實踐中，部分單位忽視對區塊鏈技術、數字水印技術、云加密技術的應用，仍然習慣于通過殺毒軟件對管理環境進行優化，存在一定的安全隱患。三是行政管理系統功能單一，難以滿足檔案管理實際需求。部分單位行政管理系統采購前沒有做好調研工作，使用中沒有做好需求反饋工作，無法貼合單位工作實際，影響管理效率和質量。

（三）復合型和綜合性人才匱乏

行政管理人員作為具體執行政策方針和決定以及管理內部事務的人員，其各項能力直接決定了行政管理效能。當下，仍有部分單位存在人才推動力不足的問題，缺乏復合型和綜合性人才。具體表現如下：一是行政人員理解政策方針和決定的能力不足，分析并執行上級政策方針的過程中存在執行偏差，無法實現預期目標。二是主動服務意識和大局意識不強，無法實現行政管理向行政服務的轉變，難以體現行政管理在單位中的作用。三是實踐工作能力不高，開展工作的方式僵化、機械，在遇到難題時，過分依賴上級部門和領導，不能根據環境的現實狀況，在現有政策和法律的框架下作出有效應對。

三、單位行政管理的有效對策

（一）建立健全行政管理機制，彌補行政管理短板

當行政管理出現短板，行政管理行為失范，其核心原因就在于行政管理機制不規范、不科學。從這個意義上講，建立健全行政管理機制勢在必行。一是要明確不同崗位的工作職責，理清行政管理每一個事項，發揮每一個專業人才的優勢和特長，減輕行政管理人員工作負擔，降低管理成本。二是要加快建章立制。沒有規矩，不成方圓，只有強化剛性約束，才能更好地確保各項工作保質保量的完成。總而言之，未來單位只有在宏觀上謀篇布局，才能更好地為行政管理人員提供指引，確保辦公室行政管理工作滿足相關要求。

（二）著力加強信息化建設，創新管理模式

信息化時代，單位要著力加強信息化建設，將技術優勢轉化為管理優勢，真正實現行政管理減負的目標。尤其是在行政管理量、管理難度不斷增加的現階段，做好信息技術融合工作勢在必行。一是打破信息共享“隔離墻”，通過統一的OA辦公系統對統攬單位所有的行政事務，明確不同部門訪問檔案庫、信息資料庫的權限級別，做好保密工作的同時，確保信息傳輸無障礙。二是要強化信息安全管理，實行內外網隔離機制，做到內部事務內網處理，外部事務外網處理，提升安全級別。同時，有條件的單位可以逐漸選擇區塊鏈技術、數字水印技術、云加密技術等新型技術對重要文件進行管理。 三是優化行政管理系統，完善各項功能。為此，要做好需求調研與需求反饋工作，及時將自身的管理需求反饋給軟件供應商，彌補管理漏洞，營造“人性化”的工作環境。

（三）堅持人才引領，打造復合型和綜合性人才隊伍

解決行政管理效能低下，關鍵在于人才。單位要進一步堅持人才導向，抓好人才培養，為行政管理工作注入活力。一是要構建完善的培訓體系，加強行政管理人員法律、專業、政策理解、與人溝通層面的能力，增強行政管理人員規范意識、法律意識和責任意識。二是要立足于單位工作實際，科學設置培訓課程，切實提升行政管理人員處理問題、分析問題和解決問題能力，避免出現“事事請示”的局面，提升效率。

除此之外，行政管理人員自身要轉變觀念，將“小我”融入到“大我”中，堅持“一切服從大局，一切服務大局”的基本原則，綜合考慮各項因素開展工作。行政管理人員要轉變服務意識，在職責范圍內主動履行好自身職責，為領導和其他部門提供高質量服務。

四、結語

從辯證的視角來看，單位在內部管理的過程中不可避免地會遇到各式各樣的管理難題。如何對行政管理難題進行解決，提升行政管理實效，是當前單位管理者所關心的問題。鑒于此，有必要從理論層面來探尋行政管理的新模式，分析問題，理清思路，更好地管理單位。通過本研究可以發現，行政管理不僅僅是一項管理性工作，其同樣存在服務性的特點。做好這一項工作，才能進一步激發單位內部活力，真正做到行穩致遠。具體而言，一是要建立健全行政管理機制，彌補行政管理短板;二是要著力加強信息化建設，創新管理模式;三是要堅持人才引領，打造復合型和綜合性人才隊伍。（作者單位：云南省普洱市美術館）