信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

陳琳

摘 要：檔案記錄并保存著國家組織單位以及公民在生活活動中涉及經濟、政治、教育、文化等諸多領域的重要事件資料，它從多個側面反映了不同時代的發展狀況。隨著信息時代的發展，計算機技術極大的推動了檔案管理工作的便捷化。隨著社會對檔案管理工作需求的日益加深，使檔案管理工作更具效率已經成為領域熱門的研究方向，文書檔案管理工作直面著新的挑戰，也面臨著新的機遇。將文書檔案數字化、網絡化，積極向電子文件轉化，從而實現現代化的檔案管理模式，進而更好的為經濟、文化、民生建設提供優質的服務。

關鍵詞：信息化;檔案管理;問題

進入21世紀，我國逐漸進入信息化時代，人們的需求也隨之發生了巨大的變化。人們對信息的管理以及信息使用的需求也日益多樣化。而這對于檔案管理工作而言，這是一項復雜的工作。而文書檔案管理的信息化兼具提升管理工作效率與發揮文書檔案資料價值兩項功能，很好的革除了傳統檔案管理中的弊端。如何才能有效利用信息技術管理檔案提高工作效率，并為檔案信息的安全提供保障，這是亟待解決的現實問題。但在我國施行信息相關法的歷史較短的背景下，有關部門在實際應用中還是會遇到多種多樣的問題，阻礙著檔案管理工作的高效進行。所以先要明確目前存在的問題，進而找到有效的解決舉措，最終使信息時代檔案管理工作更好的服務經濟、文化、民生建設。

1 信息時代文書檔案的概念

文書檔案信息化管理是指在檔案行政管理機構統一的組織領導下，將現代信息技術系統應用于文書檔案管理的過程，從而接收、采集、保存和提供檔案資源。[1]文書檔案管理的信息化的實質就是用電子化、數字化的文件格式取代傳統的紙質書本形式，并由軟件系統保存、管理。

2 信息時代文書檔案管理工作中的問題

2.1 文書檔案管理軟件的系統性差

我國的檔案管理的信息化進程較晚，目前所使用的檔案管理軟件并不完善且版本繁多，不同部門間的管理軟件系統版本有所差異，這給檔案提供、傳遞工作帶來了很大的困擾。而由于不同部門間基礎設施水平不盡相同，就連計算機型號、計算機系統都有著不同差異，這給文書檔案管理軟件的開發者出了一道難題。軟件通用性的問題，使檔案實時共享難以實現，檔案資源難以充分發揮其自身的價值。

2.2 文書檔案管理的安全性不高

信息化手段管理文書檔案，一方面減少了文書檔案管理的工作量，同時也增加了網絡黑客攻擊的風險[2]。文書檔案管理系統一旦被病毒植入、入侵，可能會導致重要檔案資料的損壞、損毀以及遺失，乃至檔案管理系統的崩潰癱瘓，機密檔案資料的泄露，進而導致公民甚至國家的經濟財產損失。在信息化時代，如何為檔案管理系統筑建堅不可摧的防火墻，以及運維人員如何提供保護支持，是亟待解決的現實問題。

2.3 文書檔案管理標準低

我國對于檔案管理網站、系統建設的標準規范相對滯后。這導致了各地先后建立各自的文書檔案管理體系，同時建設的標準各不相同。因而難以用統一的原則、標準對文書檔案體系進行規范化的管理。檔案管理的標準不同、過低，使文書檔案管理工作難以規范、高效的開展。

2.4 檔案管理人員素質問題

相較于傳統的文書檔案信息管理工作而言，信息時代的檔案管理工作人員需要著更高的職業素質與專業能力。每個工作人員不僅需要對計算機知識以及網絡技術有相當程度的掌握與運用，還需要對文書檔案管理有著充足的專業素養。這樣才能滿足日常運營維護檔案管理系統、網站的崗位需求——當檔案查詢終端出現故障時，能盡早排查維修，當網站出現故障崩潰，能夠盡快維護。但現如今很多檔案管理人員的職業、專業素養不達標，難以承擔起崗位的責任重擔。吸引、培養高素質、有能力的檔案管理人才，是工作的迫切所需[3]。

3 如何應對信息時代檔案管理中的問題

3.1 加大力度推進信息化建設

在當今對檔案需求日益增多的時代，文書檔案管理工作的重中之重就是要加強信息化建設。只有加強信息化建設的工作力度，建立起完善的檔案管理體系，檔案管理平臺才能更好的實現檔案資源的實時共享，讓檔案資源發揮出其自身最大的價值。在建設信息化檔案管理平臺的工作中，我們可以充分利用現有的、專業的計算機技術，讓檔案管理逐步實現系統化，乃至自動化。檔案管理工作人員通過設計、編程管理軟件，對檔案進行分類儲存、調取，通過文檔管理系統對檔案類型的自動識別，從而實現文書檔案的高效整理、分類。同時還可以充分利用互聯網高速的傳輸通道，實現檔案管理的遠程操作和相互交流的便捷化。

3.2 提高文書檔案數據的質量

在建立文書檔案數據庫的時候，不但要適應當前文書檔案管理任務的需求，還要對未來文書檔案工作的需求有所展望與預測。要保障數據庫具備先進性的優點，同時系統要易于維護、開發以及升級。這需要我們文書檔案管理工作者視野開闊具有前瞻性，推動系統工作完善、可持續性。同時也要保證數據庫的穩定性、安全性，高質量的對文檔信息進行篩選、分類。最后還要對陳舊檔案信息進行整理以便長期儲存[4]。

3.3 建立健全檔案管理的安全系統

檔案的安全性在檔案管理工作中占據著核心地位。在信息化的時代，要不斷提高文書檔案的安全保密工作。針對檔案保存與使用這兩個重要環節，管理安全系統也包含著兩個部分想要實現文書檔案的安全儲存，就需要系統技術開發者在系統研發設計的環節，對安全防護部分有專門的研究與設計，謹防病毒的植入、網絡黑客的入侵，同時還要對陳舊檔案信息設計長期妥善儲存的機制，防止遺失。而實現檔案使用安全，則需要檔案管理工作者對檔案錄入、調取程序有著科學、嚴格的流程。對接觸檔案資源的人群進行嚴格的資格審查，對檔案查詢者、使用者要有詳盡的歷史記錄。

3.4 加大力度培養高素質檔案管理專業人才

檔案信息管理工作的工作性質決定了其任務的復雜性，以及責任的艱巨。這對工作人員而言，是一份榮譽，也是一份挑戰。檔案管理部門一方面要加強自身的行政管理能力，對在職人員的專業素養進行評估與培訓，提升檔案管理工作人員的技術素養;另一方面還要吸納專業素質過硬的人才、畢業生來加入管理隊伍。不僅要在客觀上提升在職工作人員的能力，還要在觀念上灌輸與時俱進、不斷學習的思想，要求檔案管理者不斷更新自己對計算機技術、網絡安全與傳輸技術等信息化技術的理解與運用。

4 結論

檔案管理工作事關經濟、民生建設與國家、社會、公民的安全。隨著技術的進步與互聯網的繁榮，檔案管理工作與時俱進發展是順應歷史進步的必然選擇。雖然施行技術融合的過程中，面臨著諸多現實問題。但只要把握好原則與方向，聯系實際需求，一定能夠安全、高效地開展文書檔案管理工作。

參考文獻

[1]李成.論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J].電腦知識與技術：學術交流（11期）：7154-7156.

[2]姜淼.檔案信息化管理之我見[J].現代交際，2012（10）：59.

[3]李然.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].才智，2017（27）：256.

[4]王琨.新時期強化檔案管理工作創新之我見[J].青年時代，2017，000（010）：248.