事業單位檔案工作規范化管理研究

田滇

摘 要：事業單位的檔案資料包括單位的人員記錄及單位的發展歷程等寶貴的資料，做好檔案管理工作，能夠促進事業單位的健康蓬勃發展。當前事業單位的檔案管理工作還存在著諸多的問題，所以需要工作人員提高檔案管理意識，找到正確的方式，提高檔案管理工作質量。檔案管理工作應當遵循科學的管理標準進行規范化管理，構建相應的檔案文件資料的借閱程序，保證檔案工作的有序開展。在日常檔案管理過程中，工作人員應該做好各項工作記錄，不斷豐富事業單位檔案信息資料。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;規范化發展

就目前而言，檔案管理在事業單位中占有舉足輕重的地位，隨著社會經濟的發展，事業單位不斷改革和創新，檔案管理工作也無法滿足當前事業單位相關工作的需求，因此，事業單位需要重新整合檔案管理工作，加強檔案管理的規范化，提高檔案管理的工作效率和工作水平。

1 推進事業單位檔案管理規范化的重要意義

1.1 進一步提升事業單位檔案管理水平

規范化管理是指通過構建可行性、完善性的管理體系，并將其運用到管理實踐中，重點是完善體系的構建。檔案管理是事業單位管理的重要組成部分，能夠從一定程度上反映事業單位的管理質量和水平。檔案管理的規范化有助于事業單位檔案整體管理水平的提升。

1.2 為事業單位工作提供決策參考

檔案記錄著事業單位歷史發展進程中的事件、決策、數據等。在事業單位需要信息資源提供和進行決策時，檔案往往能起到非常重要的作用。通過查閱檔案，進行數據信息的整合分析，能夠為事業單位各項工作的開展以及今后的發展路徑規劃提供真實有效的數據支撐，從而提高事業單位的管理效率和管理能力，有的放矢地進行人員調配和資源部署。

2 當前事業單位檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理模式與管理機制過于傳統

對當前事業單位而言，檔案管理已經屬于非常重要的工作內容，但在基礎的檔案管理模式與機制上，很多都保持著傳統的內容。如在一些日常人事、業務的檔案信息處理上，依舊會選擇傳統的登記造冊。這一處理方法雖然也能夠完成基礎的檔案管理工作，但與當前檔案管理的標準化、規范化理念出現了很多沖突，而且整體的效率非常低，無法滿足檔案利用需求。同時，許多事業單位雖然已經設立了獨立的檔案管理部門，對它的職能特征并不明確，許多時候都會出現與其他部門的工作混合的狀況，相應的檔案信息管理也缺乏科學完善的監督管理機制，在管理的各項標準和質量要求上都容易出現問題。

2.2 相關工作人員的素質有待提高

相關工作人員的意識匱乏是阻礙檔案管理工作有效開展的一大因素，部分工作人員過于注重經濟效益而忽略日常管理工作，普遍認為檔案管理工作無法幫助單位獲取更多的經濟效益，所以相關工作方面的人力、物力、資金支持多比較匱乏。在日常工作過程中往往忽略對檔案工作的重視，大多數工作人員認為只要保證檔案資料的完整性，沒有資料丟失和錯誤的情況就可以，這種觀念意識導致了檔案管理工作水平不高。

2.3 事業單位對檔案信息利用效率較低

檔案管理工作的對象是檔案資料，將這些檔案資料進行整理加工處理后可用于不同的領域，在事業單位中能夠發揮重要的作用和價值。因此，對于事業單位來說，檔案信息是一筆巨大的財富，但很多事業單位并未意識到其利用價值，只是一味的管理和收藏，久而久之，檔案資料便失去利用價值。因此，我們需要加強檔案管理的規范化，提高檔案管理的利用效率。

3 實現事業單位檔案規范化發展的有效途徑

3.1 完善管理機制，優化管理方法

對于事業單位的檔案管理工作而言，它的核心任務在于管理，而管理的有效進行需要有完善的制度作為基礎。現階段的事業單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據的問題。雖然我國已經針對這一問題提出了相關的條例，但是對于這一內容的完善，事業單位的整體效率并不高，尤其在針對自身工作狀況設立不同管理機制方面。不少事業單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對性和特殊性。針對這一狀況，需要事業單位從自身的工作內容出發，積極完善管理制度，明確相關的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據，可以嚴格按照相應的制度進行。此外，檔案管理部門還應當嚴格按照《中國檔案分類法》，逐步優化自身管理方法，加強對現代化檔案管理方法的應用，使得實際的管理變得科學有效。

3.2 加強檔案工作管理工作人員的知識素養建設

為了適應事業單位檔案管理的需要，健全和規范檔案管理工作，單位應配備專職檔案人員，并定期開展員工培訓，對各類檔案的收集、整理、編目、編號等各項工作進行詳細地說明和講解，使檔案管理人員對檔案有初步整理知識，在平常工作中按照歸檔要求保管相關材料，初步整理完畢后，再集中統一移交到綜合檔案室。同時積極推進員工考核制度，制定科學合理的獎懲機制，幫助工作人員樹立正確的管理觀念，不斷提高工作人員的專業意識，從而促進事業單位檔案管理工作健康有序的發展。

3.3 加強對檔案管理規范化的重視，加大投資力度

目前為止，由于現代設備比較落后，電子檔案的出現對于傳統人工檔案管理工作來說是一個挑戰，因此，要提高檔案管理的規范化，事業單位領導應加強對檔案管理的重視，意識到檔案管理規范化的重要性，加大投資力度，建立完善檔案管理的相關設備，比如檔案微機室、電腦、打印機等，按照檔案管理規范化標準進行建設。培養檔案管理工作人員的工作技能，提高工作人員的責任意識和工作效率，從而提高檔案管理的規范化。

3.4 做好保密工作

檔案涉及事業單位工作人員的各種隱私信息，因此，在檔案管理過程中，應充分重視檔案的管理，避免因管理不當，導致私人信息外泄。首先，要加強法制宣傳，使檔案管理人員能夠認識到檔案管理的重要性，提高檔案管理的規范程度。在檔案保密工作中，所屬檔案人員要制定出有效的檔案保密條款，嚴格控制檔案的取閱和檔案信息的公開，減少檔案信息的泄露情況。最后，檔案人員要對檔案進行檢查，在一人以上的監督下，保證銷毀過程的徹底性，進行粉碎或焚燒銷毀，杜絕檔案信息可能外流的機會。

4 結語

綜上所述，檔案管理過程是一項復雜、繁瑣的工作，加強檔案管理的規范化建設，能夠有效提升檔案管理的效率，使檔案管理工作變得更加清晰、更加有條理。與此同時，檔案管理意識和制度規范化的增強、檔案管理隊伍建設的加強，更加精細化的檔案管理流程，都是提升檔案管理規范化水平的有效途徑，對推動事業單位的健康發展具有基礎性作用。

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