互聯網信息時代辦公室檔案管理工作效率提升策略研究

摘 要：優化辦公室檔案管理具有重要意義，通過對互聯網信息時代對辦公室檔案管理工作的新特點進行分析的基礎上，提出辦公室檔案管理運用互聯網信息化技術提高工作效率的具體路徑，為我國辦公室檔案管理提供有益的建議。

關鍵詞：互聯網;信息技術;辦公室;檔案管理

互聯網信息技術中大數據云計算、海量存儲等技術，在檔案管理中的運用改變了傳統檔案管理紙質存儲、人工統計存檔、調檔、查詢的模式。當代社會經濟不斷發展使得辦公室檔案管理工作面臨更大壓力，各個行業面臨著海量檔案信息存儲、檔案電子化的需求。互聯網信息時代產生的技術能夠幫助辦公室檔案管理實現電子化存儲、動態管理、信息共享以及檢索、實時分析與利用，極大提升辦公室檔案管理工作效率。

1 互聯網時代辦公室檔案管理采用信息化的重要性

1.1 辦公室檔案管理工作效率要求采用信息化技術

辦公室檔案管理工作涉及內容與方面較多，對于辦公室管理而言，其工作建立在文件檔案管理的基礎上，是整個辦公室管理工作的基礎與核心。在辦公室的日常管理工作中需要有一定的參考資料，從部門基本情況、人員資料、客戶資料、市場資料等都要在辦公室檔案中存儲，如果辦公室檔案管理效率低下，對文檔的存儲與提取耗費時間長，需要人工進行檢索或者查閱等，會導致整個工作流程效率變慢，不利于整個單位工作流程的效率提升。互聯網信息化技術能夠實現數字化管理，對辦公室所有檔案文件都可以通過數字化方式實現存儲，借助互聯網檔案大數據管理平臺的方式實現信息海量存儲，同時實現信息快速的調取、查閱與下載打印，極大提升辦公室檔案管理效率。

1.2 辦公室檔案管理的工作質量保證要求采用信息化技術

傳統辦公室檔案管理借助紙質的文檔管理，在企業的管理成本上需要耗費較大的人力與物力，而信息化技術運用到辦公室檔案管理過程中，將檔案管理方式與信息技術融合，采用數字化檔案信息管理的方式，實現無紙化、檔案信息傳播的實時性，實現檔案管理的智能化。在傳統辦公室檔案管理過程中，文件檔案的存儲會由于經手人的差異而存在檔案信息查找、更新不實時的問題，不僅工作強度大，且出現錯誤的概率較高，不僅效率低，還容易影響檔案管理的工作質量。在辦公室檔案管理中需要采用互聯網信息化技術的管理模式，借助互聯網信息化平臺實現數字化管理，減少資料不慎丟失或是檔案分類出現人為錯誤而給辦公室工作帶來諸多問題。信息化技術的處理不僅能夠存儲海量的文檔，而且借助關鍵詞的分類或部門的分類方式實現檔案文件的便捷式存儲，給辦公室檔案管理工作帶來便利性，保障文件檔案管理的質量。

2 當前辦公室檔案管理采用互聯網信息化存在的問題

2.1 企業缺乏信息化檔案管理的意識

信息化時代的到來給當前的辦公室檔案管理帶來極大的變革，需要企業積極利用信息化技術實現檔案管理的變革，要轉變傳統的檔案管理意識與思維，企業的管理、檔案管理人員要創新檔案管理的思維。從現有的企業管理上看，部分企業認為檔案管理采用信息化技術實現數字化管理非常重要，但是推行信息化檔案管理需要花費一定的成本，對于信息化系統的規劃存在落后性。企事業單位的管理者對于辦公室檔案信息化管理的意識不足，容易導致信息化系統搭建流于形式，無法將互聯網信息技術真正運用到檔案管理的系統中。

2.2 缺乏高質量的信息化檔案管理人才

在信息化時代的辦公室檔案管理需要專業化的人才，然而辦公室檔案管理的人員多數屬于行政辦公室人員兼任的方式，這種并不屬于專業化人才進行管理，不僅導致辦公室檔案管理效率低，且將信息化技術運用到檔案管理過程中存在技術性的難題。信息化時代下辦公室檔案管理效率的提升、質量的保障需要專業化的檔案管理人才，不僅需要懂檔案管理知識，還需要懂計算機信息化技術的知識，對檔案管理人員綜合素質要求較高，而當前企事業單位在檔案管理上存在人才不足的短板，限制檔案管理信息化水平的提升。

2.3 信息化檔案管理系統搭建不足

信息化檔案管理是建立在完善的檔案信息管理系統基礎上，信息化檔案系統能夠提高辦檔案存儲、搜集以及管理、利用的效率，其系統建設需要進行基礎信息化系統的搭建，這是辦公室檔案管理的關鍵步驟。我國的公司多數屬于中小民營企業，這些企業在市場競爭中處于較被動的狀態，為降低公司的經營管理成本，公司關注的是市場營銷等領域，而對于行政管理領域的效率與質量保證關注不足，因此即使當前我國市場上有大量關于檔案管理的系統軟件，如TH-AMS紫光檔案管理系統等，中小企業較少會選擇購買。企業在信息化檔案管理系統的搭建上存在不足，導致檔案管理的工作效率與質量無法在短時間內得到提升。

3 互聯網時代辦公室檔案管理工作效率提升的具體路徑

3.1 企業管理者創新檔案管理思維

互聯網信息化時代的到來不僅改變企業的銷售模式，給企業的行政管理工作也帶來極大的變革，企業要提升辦公室檔案管理工作效率，需要轉變現有的辦公室檔案管理的思想。檔案管理對于企事業單位的發展存在較大的參考價值，同時要保障文件檔案調取、查閱的便捷性，企業的管理者需要創新檔案管理的思維，運用互聯網信息化技術更新現有檔案管理的模式，以先進的信息化檔案管理的思維，積極探索將互聯網信息技術運用到辦公室檔案管理過程中，如最大化將單位的文件信息以互聯網信息數據的方式呈現，借助計算機實現一鍵化的管理，防止檔案文件的丟失或者損毀;同時可將日常辦公納入檔案管理信息化建設中，完善云數據庫的數據信息，提高辦公室的管理工作效率。

3.2 招聘與培養專業化以及高素質的檔案管理人員

從現有檔案管理人員配置上看，很多單位的辦公室檔案管理人員多數為非專業、行政管理人員兼任的方式，在互聯網信息化時代要求辦公室檔案管理人員具備檔案管理知識、信息化技術等綜合的技能。辦公室檔案采用信息化管理的新技術，必然要求檔案管理人員擁有較高的素質與技能水平。低素質、低技能的檔案管理人員無法適應信息化檔案管理的需求，因此要求企事業單位必須要培養擁有檔案管理、信息化技術管理能力的人員，需要加大投入的方式，如采用專業化招聘的方式從人力資源市場招聘符合要求的人員，提供高薪或者福利的方式，吸引人才。同時，單位針對辦公室檔案管理人員兼職的現象，采用專業化培訓的方式，提高本單位的辦公室檔案管理人員的素質。

3.3 建立符合本組織實際需求的檔案管理系統

互聯網信息化時代有大量的辦公系統軟件，對于企事業單位而言需要選擇符合本單位實際需求的系統，企業需要多方選擇、比對的方式選擇適合自身單位需求的檔案管理系統軟件平臺，提高本單位辦公室檔案管理的效率。辦公室檔案信息化管理上還需要建立數字化檔案庫，革新傳統紙質檔案管理的方式，為檔案管理建立查詢、搜索、下載功能，改變辦公室檔案管理查詢難、檢索慢的問題，提高檔案管理的效率。

參考文獻

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作者簡介

黎瑩，女，廣西省梧州市人，助理館員，辦公室檔案管理工作。