做好醫院檔案管理保密工作的途徑

胡曉燕

摘 要：醫院檔案包含辦公室文檔、人事資料、病例檔案等，在方式方面不僅包括紙質檔案，還包括電子數據檔案。檔案保管存在一定的繁瑣性，現存的檔案管理體系大都存在不足，如此給檔案數據的安全性帶來較大威脅。醫院有責任及義務對病人資料做好保密工作，醫院本身的辦公室文檔、人事資料等也存在較大的機密性，確保檔案的數據安全是醫院檔案保管工作的關鍵任務。文章對醫院檔案管理工作的重要意義進行簡要闡述，并具體探討強化醫院檔案管理環節中保密工作的途徑，切實做好醫院檔案管理工作。

關鍵詞：醫院;檔案管理;保密

1 醫院檔案數據保密的重要意義

在以往初始的醫院檔案保管方式中，檔案通過文字的方式記錄在紙質載體上，人們可以很容易根據筆跡、印章和字體等分析和判定信息的原始性。信息系統背景下，醫院電子信息的原始要素越來越難以確認，內容作者很難保留原始的筆跡，很多檔案通過電子模式存儲在磁盤中，是虛擬形態的內容，并沒有刻意判斷的痕跡，所以影響到檔案的準確性。醫院檔案內容根據種類劃分具備一定的保密要求。信息保密系統的管理能夠提升檔案應用過程的保密效率，尤其是部分牽扯到醫院學術探究成果和醫療處方等內容，信息保密方式能夠提高檔案管理的準確性。

在信息技術背景下，醫院內電子檔案都是以電子信息的方式存儲于信息平臺內，而這類信息容易因為人為原因、不法者的蓄意欺騙現象、軟硬件問題的技術性錯誤與天然災害等因素受到破壞與損失。而醫院檔案保管包含護患的保密性，因此信息保密方式在醫院檔案保管方面的使用可以有效防止檔案因為丟失而產生泄密情況。比如，是醫院機密性檔案或包含學術論文和專利申請的發表，數據保密有效確保了其學術探究的私密性與先進性。所以能夠避免醫院出現輿論譴責和面臨法律糾紛，有助于樹立與塑造醫療機構檔案數據保密典范的社會形象，提高病人對醫療機構的信任度。

此外，按照醫院檔案的屬性差異，能分成辦公室文檔、人事資料、臨床資料等;結合醫院檔案的各種形式，能將之分成紙質檔案與電子文檔。醫院檔案內容多樣，屬于醫院對醫療活動、內部管理和人才資源等資料的記錄，而且還可以為后續工作帶來依據。醫院資料大都存在保密性要求，像醫學成果的各項檔案，即醫院機密性內容，關系著醫院的專利申請;人力資源檔案與醫療檔案，涉及了醫院職工與病人的私人資料，若保密工作不全面，不僅會使之個人權益遭到損害，并且還令醫院受到法律打擊，對醫院社會形象產生不良影響。所以，醫院要采取科學措施，盡量做好醫院資料的信息保密措施。

2 做好醫院檔案管理環節中保密工作的途徑

2.1 明確醫院保密檔案的范圍

要貫徹落實檔案保密工作，首先要針對醫院所有檔案資料進行系統的分析和整理，明確規定哪些檔案資料屬于保密性資料，并且要根據保密資料的重要程度劃分保密等級。通過劃分保密檔案的范圍以及保密等級，可以對這部分資料采取不同的管理措施，利用各種技術手段和管理措施確保這部分保密檔案資料不被泄漏。

2.2 落實保密檔案管理規定

檔案工作人員都應該認真學習《保密法》和《檔案法》，完善檔案保密管理制度，并認真研究貫徹和落實。通過貫徹執行關于檔案管理的相關法律法規以及本單位關于檔案管理的制度，規范檔案管理人員的工作行為，履行檔案管理人員的職責，做好醫院檔案管理以及保密工作。

2.3 明確醫院檔案保密工作職責

醫院管理者對于檔案管理以及檔案保密工作要給予充分重視，以醫院檔案管理部門分管領導為負責人，成立領導小組，負責指導醫院檔案保密工作的開展，確保醫院檔案保密工作的有效性。領導小組主要對檔案保密工作部署和落實提出明確要求，研究解決檔案保密工作中相關不足問題。此外，還需要將檔案保密工作納入醫院年度管理工作計劃和考核內容，為醫院檔案保密工作開展提供組織保障。

2.4 做好保密檔案的歸檔以及保管

1）正確認識檔案保管期限以及保密期限。檔案管理人員要正確理解檔案保管期限以及保密期限兩個概念，正確鑒別每項檔案資料的重要程度，確定檔案保管期限以及保密期限。一般保密檔案主要分為秘密、機密以及絕密三個保密等級，檔案管理人員要按照規定分別進行保管，在上級管理部門做出明確指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等級。我國的《國家秘密保密期限的規定》中明確規定各個保密等級的保密期限，秘密檔案不超過10年，機密檔案不超過20年，絕密檔案不超過30年。醫院檔案管理人員在對保密檔案進行歸檔時，要明確保密等級，同時在進行保管時既要滿足保密文件的保管要求，同時也要滿足檔案利用的要求。2）強化保密檔案的日常管理。醫院檔案管理人員在日常的管理工作過程中，要嚴格履行保密檔案管理規定，對于借閱檔案的相關人員，首先要明確其是否擁有調閱保密檔案的權限。其次要嚴格執行簽字程序，不能省略任何一個環節。此外，檔案管理人員要定期對保密檔案定期進行檢查，清點保密資料的數量，查看檔案保存環境是否符合要求，發現保密檔案出現丟失、損壞以及檔案保管室環境發生變化，要及時采取措施，避免造成不良影響。對于在計算機內存儲的文件資料，要設置密碼，計算機系統中設置防火墻，防止檔案被盜，同時要明確規定存有保密檔案的計算機不能聯網。

2.5 強化檔案利用過程中的保密工作

1）加強檔案利用監管力度。醫院醫療人員在借閱相關保密檔案資料時，檔案管理人員首先要確定借閱人員的身份，明確其是否具備權限，同時要了解其借閱的目的、用途等，同時檔案管理人員有義務向借閱者闡述關于保密檔案的相關規定，并且要加強借閱過程中的監督，若發現借閱者存在不當行為，要及時制止，并向有關部門報告。2）正確認識檔案利用與保密之間的關系。對于保密檔案資料的利用必須以保密為前提，尤其是對于一些絕密檔案，必須要確保檔案的保密性，不能隨便供人參考和閱覽。

2.6 完善檔案管理設施

1）加強醫院檔案室的保密建設。為了有效確保醫院保密檔案可以得到妥善的保管，醫院應注重檔案室的保密設施建設。首先，檔案室應該與檔案管理人員的辦公室分離，位置以樓層中間為宜。其次，借閱室和檔案室要分開，避免檔案室多人進入。再次，要安裝防盜門窗、安裝監控系統，確保可以實現24小時無死角監控。最后，要明確各個檔案管理工作人員的職責，對于無關人員一律不允許進入檔案室，避免發生泄密事件。2）加強信息化保密手段。現階段，大部分醫院在檔案管理工作中基本采用的是計算機系統管理模式，大部分檔案資料在計算機當中存有備份，所以信息安全也是檔案管理工作的重要內容。首先，醫院在采購硬件設施時要確保各項硬件設施的質量，避免由于硬件設施損壞，導致資料丟失。其次，關于計算機軟件系統，醫院要與品牌和口碑良好的企業進行合作，開發單獨屬于醫院的檔案管理系統，這對于保障檔案資料的信息安全具有重要意義。

3 結束語

檔案保密工作是檔案管理中的重要內容，由于醫院的檔案資料涉及范圍較廣，不僅關系到醫院的發展，也關系著醫院醫療人員的切身利益，同時由于醫院檔案資料對于醫院的發展以及醫院管理者的決策具有極大的參考價值，相關檔案資料調閱比較頻繁，所以強化保密工作是醫院檔案管理的必然要求。

參考文獻

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