“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新探討

蔡海鷗

摘 要：近年來國家對公共事業單位體制、政策等做出了新的調整，為了適應新時期新要求，事業單位的檔案管理工作也成為檔案管理工作者需要及時調整和應對的問題。同時，隨著人們生活水平和安全信用意識的提高，檔案管理工作開始受到人們的關注。并且，檔案管理是事業單位的基礎性工作，高質量的檔案管理是一個事業單位核心競爭力的體現。因此，文章主要分析事業單位在檔案管理工作出現的主要矛盾和問題，并為提升檔案管理工作質量提出改革建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;互聯網+

信息化時代，信息資源更新換代速度更加快速，每天會產生海量信息資源。而我國事業單位檔案管理工作也發生了全新變化，檔案數據、檔案數量也在明顯激增。事業單位的檔案作為個人信息的重要載體，在組織機構中扮演著十分重要的角色，發揮著十分重要的影響作用。檔案管理工作已經成為檢驗一個單位工作效率是否高超的重要標志。而實現檔案管理信息化，不僅能夠提高檔案資源的利用效率，對有巨大價值的檔案材料進行有效保存保管，而且也是實現檔案管理部門現代化發展的重要體現，因此要求檔案管理部門高度重視信息化建設，針對現階段信息化建設存在的問題，采取有效措施，不斷提高檔案管理質量和信息化水平，使事業單位的檔案管理工作向著現代化信息化方向發展。

1 事業單位檔案管理工作的主要問題

1.1 對檔案管理缺乏科學認知

檔案存在的價值是為管理者提供過去時期內單位經營的整體情況和數據，并為數據提供真實性和完整性的保障，使其成為指導未來實踐和探索的待查資料。而在當前我國事業單位檔案管理的現狀來看，主要存在管理人員認識模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業單位的領導者自身缺乏檔案管理認識指派一些文化素質不高的臨時工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業方案，無法對文件和疑難資料進行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認知的缺失影響了員工的認知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學習檔案管理和相關法律知識的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位。

1.2 事業單位檔案管理改革機制缺乏時代性

目前，事業單位在改革過程中，對檔案管理改革研究較少，相應改革機制與現階段對事業單位檔案管理要求極不相適應。新時期，隨著我國經濟不斷向著深水區和常態化方向發展，未來國家在經濟建設，各項事業發展過程中，面臨很多不確定性，面對這些不確定性，做好事業單位檔案管理工作，能夠確保相關部門利用有價值的信息材料，分析當前形勢，從而更好地攻克難題，向前發展。目前我國教育領域企業和社會發展動態，革新了人才培養模式，確保人才培養更好，與社會相貼合，培養一大批專業優秀的人才，以適應不同領域的專業需求，整個人才市場向著多樣化、專業化、復合化方向發展。而事業單位檔案管理內部還沒有建立與社會發展相適應的管理機制，不能夠很好地適應市場經濟改革發展要求，與社會發展存在一定差距。事業單位檔案管理部門對于現代化技術的應用還存在一定認知差距，不能夠積極應用先進的技術設備，工作效率低下。由于工作意識不強，改革機制和時代不相適應，給檔案管理信息化建設帶來了巨大負面影響。

2 “互聯網+”時代事業單位的檔案管理對策

2.1 打造數據中心，加強動態監控

“互聯網+檔案管理”建設的重點之一就是怎樣將凌亂的數據快速整合，使各大高校進行資源共享和整體綜合利用。想要有效的解決掉傳統的檔案存儲和資源共享問題的重要路徑就是打造數據中心，同時也是檔案管理信息化建設的重要內容，這就需要在管理檔案崗位上的相關人員具有敏銳的觀察力，適時抓住機遇，積極參加到數據中心的打造實踐中去，和相關技術部門一起開展頂層設計，審視和總結當前檔案管理信息化的方案，對所有的數據特點和相關經驗進行整理，還要結合身邊的實際情況，來確定該中心模塊布局和內在邏輯，制作相關的保障措施體系，來保證數據中心可以全方位的覆蓋所有的單位結構，提高工作運行效率，減少收集檔案信息的成本，從而為實現檔案信息的服務提供優質堅實的保障。所以，管理檔案的相關工作人員一定是要具備成為該數據中心的掌舵者的能力，能夠掌握數據價值的生成過程，還可以進行該過程的動態監管。

2.2 更新檔案管理認知與創新管理體制

意識決定行為，要提升事業單位檔案管理質量，首先要從意識出發，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對于檔案管理的認知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實現檔案人才的結構化、層次化管理。單位領導和檔案專管員要時刻關注文件管理方法，通過集中學習和員工交流的方式來強化自身的管理能力。此外，檔案管理應與事業單位的機構保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來，逐步強化其在事業單位日常工作中的地位。另外，還有必要對現有的檔案進行信息整理和全面歸檔，根據屬性建立一套全新的檔案整理、啟用制度，運用創新方法建立網絡管理系統，規范檔案的存與用，確保檔案整理工作的有效運行。

2.3 樹立現代化檔案管理意識

進入新世紀以來，我們逐漸步入信息社會，各種新思想、新觀念不斷涌現，各種高新技術的出現，改變了我們傳統的工作模式和生活模式。隨著以計算機、互聯網為代表的信息技術的不斷應用和發展，檔案管理工作也需要及時轉變工作意識，與時俱進，尋找各種有效的途徑來不斷優化檔案管理工作。為了有效促進現代檔案管理工作向著信息化方向發展，更好地適應現代信息社會對檔案管理工作提出的要求，必須要求檔案管理人員樹立現代化檔案管理發展意識，積極開展事業單位檔案工作的電子化一體化建設，改變過去傳統的人工檔案管理模式，推動事業單位檔案管理工作向著信息化和現代化方向發展，促使事業單位檔案管理人員更加注重運用新技術、新手段、新方法來管理檔案。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

事業單位檔案管理的執行者是檔案管理人員，要提高檔案管理水平，在選人和用人上要把好關。這就需要事業單位在選用檔案管理員時遵循“公正、公平、競爭、專業”的選人原則，在選拔事業單位檔案管理人員時要對其進行專業知識、綜合素養、個人品質等多方面的考察，保證檔案管理工作者具有嚴肅、負責、保密的職業操守。隨著檔案管理的深入，事業單位要不斷對這些工作人員進行技能培訓和繼續教育，提高管理水平。此外，檔案管理工作是一項比較枯燥、繁瑣、不容易被看到的工作，在單位內容易被忽視而失去工作動力，需要工作人員有相當的耐心和堅韌的品性，所以事業單位領導應當適當關注檔案管理工作人員的辛勤勞動，提升他們的工作積極性。

3 結語

總之，作為相關工作人員必須及時轉變思想理念，樹立互聯網思維，強化“互聯網+”戰略意識，既要積極打造數據中心，推進信息建設，又要積極制定統一標準，完善規章制度，同時要強化隊伍建設，提供根本保障。只有如此，才能實現“互聯網+”與檔案管理的深度整合，才能進一步釋放檔案管理的正面效能，最終拓展其生存與發展空間。

參考文獻

[1]王曉麗.“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新研究[J].黑龍江科學，2019，10（07）：146-147.

[2]呂明.“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究[J].管理觀察，2019（03）：88-89.