大數據背景下檔案的管理與利用探究

王晨晨

摘 要：隨著大數據時代的到來，傳統檔案管理的弊端正在不斷凸顯，為更好地適應大數據背景下檔案管理與利用的需要，需要在管理和利用方面切實轉變思路，以確保檔案的安全性，發揮電子檔案的優勢。因此，本文首先分析了大數據在檔案管理與利用中的優勢，其次論述了大數據背景下檔案管理工作存在的不足;再次就如何在大數據背景下加強檔案管理和利用提出了幾點對策。

關鍵詞：大數據背景;檔案管理;利用

1 引言

在大數據背景下的檔案管理工作中，加強大數據的應用，能更好地促進管理水平的提升，這主要大數據在體量、形式、價值和速度方面有著較多的優勢，而檔案管理又具有原始性、憑證性和價值性的特點，所以在檔案管理中應用大數據具有較多的優勢，但是大數據屬于新生代技術，在應用中具有較多的要求，使得傳統的檔案管理工作的諸多不足正在不斷體現出來，因此需要我們切實發揮大數據的優勢，切實強化檔案管理與利用成效的提升，彰顯檔案自身的價值。

2 大數據在檔案管理與利用中的優勢分析

1）提升管理水平，優化利用效率。大數據時代下的檔案管理以電子檔案為主，這對于檔案管理水平的提升有著十分重要的意義。加上計算機系統在檔案管理中的應用，使得檔案管理的工作量減少的同時提升工作效率，促進檔案管理與利用率的提升。

2）文檔管理嚴謹，審閱方便快捷。檔案的管理工作具有較強的嚴謹性，采取電子文檔的方式強化檔案管理，使得整個管理工作變得更加嚴謹。在查看存檔和審閱時，不用從整卷中提取，只要利用智能化搜索工具就能搜索到相關文件，使得審閱過程變得更加方便快捷，并避免檔案資料的丟失和隨意變更，確保檔案的安全性得到提升，有效地將文檔嚴謹性提升。

3）提升工作效率，便于查漏補缺。采用大數據進行檔案管理，能更好地對檔案管理工作中存在的問題進行大數據分析，并能結合大數據分析的結果，對檔案管理工作進行查漏補缺，并采取針對性的方式將其完善，使得工作效率得以提升的同時，優化檔案管理成效。尤其是在檔案標準化管理方面，有助于檔案的智能化管理，使得檔案工作更加標準和規范地進行，在促進工作質量提升的同時將檔案管理負擔降低。

3 大數據背景下檔案管理工作存在的不足

1）管理的規范性有待提升，系統統一管理難度較大。大數據背景下的檔案管理以電子檔案管理方式為主，但是電子檔案管理發展的速度較快，不同的部門之間都建立相應的電子檔案管理體系，但是不同部門采用的電子檔案管理系統與計算機模型難以統一，導致其難以在政務一體化電子系統、辦公自動化系統相統一，使得檔案管理的規范性還有待提升，系統統一管理的難度較大，這樣就極大地影響了電子檔案信息難以跨地區與組織進行實時共享，使得電子檔案的管理規范性較差，影響電子檔案管理的發展。這主要是由于檔案管理人員在檔案信息資源規范意識上較為缺乏，所采用的標準不同，缺乏高度規范，加上檔案信息資源的建設與共享機制具有較強的穩定性，使得其受到的制約較大。

2）檔案管理的保密性不足，影響檔案利用的安全性。大數據背景下的檔案管理更加注重無紙化的數據信息建設，雖然能有效地減少檔案被破壞的情況，但是隨著互聯網環境的不斷開放，在數據流形成速度上較快，數據的連接較為緊湊，容易出現被數據載體攻擊的情況，加上檔案系統存在一定的漏洞，容易遭受惡意網站的攻擊，雖然很多時候都有防火墻與防病毒軟件，然而黑客所采用的技術往往難以抵御，使得軟件系統的維護難度較大，檔案管理的保密性不足，尤其是在檔案利用時的安全性受到影響。

3）檔案管理的專業性不足，亟待加強管理標準建設。大數據時代下，信息的獲取和流動與發布變得更加便捷，受到經濟利益的驅動，在信息挖掘和分析技術上得到了長足的發展，使得檔案信息的公開變得更加緊迫，因此需要在大數據時代加強電子檔案管理內部完善的建設，而目前在管理標準建設方面較為滯后，所采用的內部網站存在的漏洞較多，使得檔案管理的專業性嚴重不足，不僅會影響檔案的利用，而且還會影響檔案管理工作的主動積極性。

4 大數據背景下檔案管理與利用的對策分析

1）以信息技術為載體，致力于檔案信息化建設水平的提升。電子化建設是整個電子化檔案管理的重要前提，所以需要在信息化建設步伐方面加快，注重大數據優勢的發揮，盡可能地達到檔案資源的共享，而在檔案整合方面，需要利用可視化分析技術、云計算技術和語義分析等方面的數據挖掘技術來強化檔案信息資源整合，從而更好地在應對挑戰的同時彌補自身的不足，以更好地為檔案的利用提供服務，切實注重檔案信息資源價值的彰顯。

2）以安全建設為核心，致力于檔案管理與利用的安全保障。為確保檔案管理水平的提升，切實提升利用的安全率，需要在安全建設方面加大對其的投入。一是在準入安全建設方面，需要切實做好訪問控制，這樣才能更好地達到檔案信息資源共享、受控的目的。這就需要加強訪問控制體系的完善，在訪問控制技術上優化，對用戶訪問權限進行合理地認證與控制，保證資源的安全性，避免被非法竊取。常見的訪問控制技術主要是進行身份認證和密碼加密以及文件權限與網絡設備權限的控制。二是在接入安全建設方面，在保證電子檔案信息資源得到受控共享的基礎上，為確保其存儲安全，需要把電子檔案信息首先上傳在綜合共享平臺時，就必須做好對其的掃描，預防數據被惡意入侵，并在此基礎上做好數據的加密存儲，采取科學的檔案加密存儲技術，以更好地保證檔案用戶隱私和檔案信息的安全。比如采用基于HDFS的云存儲系統，該系統采取改進后的基于DES算法的明文數據加密技術，并利用MD5算法，就加密文件名的生成信息摘要，同時在信息摘要索引中保存，同時把加密數據上傳到云服務器之中，再借助信息摘要檢索加密數據，用戶利用一定的下載功能，就能將所檢索的數據往本地下載，按照信息摘要索引，就能得到文件名，當加密文件被解密之后，就能得到源數據的明文信息。

3）以數據質量為目標，致力于檔案管理規范專業性的彰顯。為了更好地提升檔案管理的專業性，需要在大數據時代切實注重數據質量的控制，以大數據技術為載體，切實加強電子文檔信息資源的分析，才能更好地在管理決策上提供支持，從而更好地確保管理的專業性。

4）以科學利用為前提，致力于檔案利用效率與維護的投入。為了更好地實現對檔案的科學利用，就必須在日常工作中切實加強檔案維護工作的開展，尤其是要做好對其的安全投入。比如為確保密文安全，就必須確保密鑰安全，在算法密鑰應用過程中，其主要取決于明文，密鑰會隨著明文改變而改變，而密鑰序列隨機生成，所以是一次一密鑰，因此其具有不可破解的特點。

5 結語

綜上所述，為了更好地提升檔案信息化建設水平，以適應大數據下的檔案管理的需要，應切實注重信息技術優勢的發揮，以信息技術為載體，切實加快檔案的信息化建設步伐。尤其是在大數據的影響下，檔案信息資源發生了諸多新變化，使得我們日益意識到檔案信息的重要性，在檔案信息資源應用需求上較大。為滿足實際需要，應構建集成式的電子文檔信息管理系統，從傳統的信息孤島模式中突破出來，利用云計算和射頻技術等強化檔案信息資源的整合，切實發揮大數據技術的作用，才能促進管理與利用水平的提升

參考文獻

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