大數據時代背景下公文檔案信息化管理工作方法優化分析

楊濟 孫炤華

摘 要：大數據時代下，強化公文檔案信息化管理工作是大部分單位公文檔案管理的重點，其直接關系到單位的信息處理效率和質量。然而，過去一段時間內，仍有部分單位尚未在公文檔案信息化管理領域投入充足的人力、物力以及財力資源，存在公文檔案信息化建設效能不足的問題，難以朝著現代化、科學化以及規范化的方向邁進。為此，文章對公文檔案信息化建設工作進行闡述，指出當前該項工作中存在的常見問題，系統性地提出建議，旨在幫助單位長久、穩定以及創新發展。

關鍵詞：優化;大數據;信息化;公文檔案

大數據時代下，單位工作內容和目標都有所調整，機遇與挑戰并存。在這種環境下，不僅要強調整體管理水平的穩步提升，也要強調檔案管理等局部管理效益的提升，處理整體與部分之間的關系。信息技術給公文檔案管理工作帶來了活力，要高效利用該項技術，既需要理清并拓寬思路，也需要從理論層面進行研究。

1 大數據時代背景下公文檔案信息化管理的現實意義

1.1 實現無紙化辦公，提升辦公效率

公文檔案信息化能夠對公文檔案中的各類信息進行數字化處理，可以便于檔案管理人員對檔案進行分類管理，更好地滿足檔案需求主體的需求。大數據時代，各種數據信息以“井噴式”的方式增長，來自單位內部以及單位外部的公文數量也明顯增加。如果在現有人力資源不變且不借助信息技術的情況下，公文檔案管理的效率和質量都會大幅度下降[1]。相反，實現信息化技術與公文檔案的深度融合，進一步適應當前電子化辦公的形勢，可以減少單位紙張使用率，真正達到無紙化辦公模式。首先，數字化的公文檔案也可以保存硬盤、U盤、云終端等介質中，更為節能環保。其次，電子化的管理模式能夠避免占用檔案室的面積，減少管理壓力。最后，數字化的公文檔案相較于傳統紙質化的公文檔案而言，具有易于傳輸、易于使用的特點。只需要借助相關的信息傳輸平臺，就能夠及時傳輸相應的檔案資源。

1.2 實現網絡化服務，提升資源利用率

紙質類公文檔案不僅管理難度大，而且使用上具有局限性，無法突破時空界限，難以適應大數據時代的發展趨勢。為此，要進一步推進公文檔案信息化建設步伐，依托于互聯網平臺對公文檔案進行利用。一方面，上下級單位可以通過相應的平臺傳輸公文，自動錄入相應的檔案管理系統，而不用耗費多余的人力和時間。通過此種方式，也能夠實現“一檔多用”，滿足不同主體同一時間的查閱需求，提升資源利用率[2]。另一方面，網絡化服務可以更好地實現智能化的目標。公文檔案管理人員只需要在系統中設置相應的權限，就可以滿足相關主體自主查閱的需求，減少工作壓力。

2 大數據時代背景下公文檔案信息化管理中存在的常態問題

2.1 信息技術與公文檔案的融合度不高

當前，部分單位借助信息技術在檔案管理中受益頗多，但也暴露出諸多問題。其中，信息技術應用層次淺、公文檔案管理創新度不高等問題較為突出。一是大數據技術與公文檔案的融合度不高，尚未建立相應的數據分析模型，不利于對公文檔案進行精度檢索。隨著單位工作要求發生變化，公文檔案的決策作用會愈發明顯。如果不能快速、全面地根據字節檢索相應的公文檔案，識別相應的關鍵詞句，則無法進一步提升公文檔案的利用率。二是云共享技術與公文檔案的融合度不高，單位內部、上下級單位之間傳輸、利用與共享公文檔案的步伐滯后。部分單位與百度云、阿里云以及其他云服務商缺乏合作，難以建設安全穩定高效的云共享平臺。

2.2 公文檔案信息存在安全隱患

數字化環境下，病毒、黑客以及其他非法程序較多，一旦侵入檔案管理系統或者相關的檔案數據庫，不僅會發生泄密事件，而且容易導致公文被非法加密。當前，我國部分單位公文檔案安全管理工作薄弱，存在較大的安全漏洞。一是數字水印、訪問權限、數字加密等技術在公文檔案信息化建設中的應用度不高，仍然停留在防火墻管理的層次。二是沒有做好公文檔案備份工作，大量公文被非法加密后無法進行恢復，導致公文檔案管理工作陷入困境。三是安全觀念薄弱。部分公文檔案管理人員尚未認識到公文檔案安全管理的重要性，對于該領域的了解程度不高。

2.3 公文檔案信息化管理機制不健全

當下，許多單位缺乏精品意識，公文檔案信息化管理過程中存在許多不規范的問題。典型表現為公文檔案信息化的職責分工不合理、流程以及內容不明確。一是職責分工不合理。許多單位檔案管理人員既需要對紙質類檔案進行數字化處理，也需要將其錄入到系統當中，工作量較大，無法做到統籌兼顧。二是流程和內容不明確，公文檔案在平臺終端需要經過何種程序，需要滿足何種標準，均沒有在制度層面加以體現。

3 大數據時代背景下公文檔案信息化管理工作方法優化的路徑

3.1 深化信息技術與公文檔案的融合，實現綜合利用

一是要開發公文檔案大數據利用平臺，完善技術條件設施，建立數據分析模型，設置更為精細化的檔案檢索條件，滿足檔案需求主體多樣化的檢索需求。在建立數據分析模型以及設置檢索條件過程中，要做好調研工作，了解檔案檢索中存在的問題，從事前角度思考工作方法，提升公文檔案信息化建設的科學性。二是要探索開發公文檔案共享平臺，實現單位內部、上下級單位之間公文共享。總體而言，公文檔案具有較強的政策性、私密性，通常被單位內部各個部門使用以及上下級單位使用。因此，單位可以依托于內網以及相應的云終端建立云共享平臺，實現從量變到質變的飛躍。

3.2 樹立安全管理理念，減少安全漏洞

互聯網技術就如一枚硬幣，擁有正反兩面，其能夠為單位帶來機遇的同時，也會帶來相應的挑戰。為此，單位要進一步從安全管理的角度對公文檔案進行處理，充分應用新型技術，抓好安全培訓工作。一是要結合單位公文的類型、計算機性能以及公文保密級別，合理選擇數字水印、訪問權限、數字加密等技術，鞏固安全防線。二是要從事前角度對公文檔案進行備份，將檔案管理終端與云終端進行數據關聯，實現檔案管理終端的檔案自動上傳，避免公文檔案管理工作癱瘓。三是要做好安全領域的知識培訓和技能培訓，提升公文檔案管理人員的安全防范意識，增強其風險應對能力。

3.3 健全公文檔案信息化管理機制

在互聯網普及的現階段，單位要緊跟信息時代步伐，既重視應用計算機以及檔案管理軟件對公文檔案進行處理，也重視檔案質量。一是要結合人力資源現狀，合理劃分公文信息化管理工作的職責。人力資源不足的單位可以探索將簡單的工作事項予以外包，并與相關單位簽署相應的保密協議，讓公文檔案管理人員能夠專注于檔案管理與利用工作。二是要從制度上明確公文檔案信息化管理的流程和內容，實現精細化管理。

4 結束語

從辯證的視角來看，信息資源快速增加背景下，單位公文檔案管理的過程中不可避免地會遇到各式各樣的管理難題。因此，如何解決公文檔案管理中存在的常見問題，提升單位內部管理實效，是當前單位管理者者和檔案人員所關心的問題。鑒于此，有必要借助信息技術這一工具，進一步分析問題，理清思路，提升公文檔案管理的效率和質量。具體而言，一是要深化信息技術與公文檔案的融合，實現綜合利用;二是要樹立安全管理理念，減少安全漏洞性;三是要健全公文檔案信息化管理機制。

參考文獻

[1]李開燕，申坤.試論電子公文檔案安全管理[J].科技風，2019（19）：231.

[2]由志茹.數字化檔案管理系統在工作中的應用[J].山西水利，2017（12）：43-44.

作者簡介

楊濟（1989-），女，內蒙古省赤峰市人，研究生，畢業于悉尼麥考瑞大學，初級檔案員，研究方向：公文檔案。