新時代企業檔案信息化建設問題與對策探究

張琳琳

摘 要：在21世紀，我國已經全面步入到大數據時代，檔案信息化領域的應用也逐步深入，并獲得了檔案界學者長期關注。新時代帶來新要求，各級各類檔案面對海量數據信息，急需更加完備和先進的檔案智能管理系統。從國家政策層面以及基礎檔案工作需求層面，都急需檔案信息化的理論和應用的進一步深入研究和發展。

關鍵詞：企業檔案;信息化;問題與對策

對于檔案信息化建設而言，其實是一個較為抽象的概念，其主要是把傳統的檔案管理方式變為信息化管理模式，從而實現數字化檔案管理以及網絡化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲等過程與信息達到共享。換一句話來說，檔案信息化建設主要就是適用信息技術提高檔案現代化水平，對檔案管理的新情況、新原則進行相關思考，從而確立網絡環境中檔案管理和檔案服務的基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

1 檔案信息化管理概述

近些年，伴隨著科學技術智能化的高速發展，也加快了檔案信息智能化管理的進程。同時建立現代化的檔案管理室也為檔案實現信息化提供了條件。以現代化的智能手段代替傳統意義上的檔案管理模式，以高效的智能化管理代替現有的紙制化保存，才是檔案管理實現信息化的關鍵。檔案信息化管理的含義是將圖形影像、書本等紙制文件通過攝影、數據信息處理技術等，實現科技化、智能化，最終提高檔案的利用率和快捷性。檔案運用信息化管理模式，實現標準化、專業化，使檔案信息更加清晰化，最終實現資源的共有化。

2 企業檔案信息化建設問題

2.1 制度建設有待加強

在大數據環境下，企業要推動檔案信息化建設，必須要重視工作制度建設，實現工作的規范化。遺憾的是，不少企業并沒有認識到制度建設的重要性，現有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術應用相關的內容，指導性不強，企業檔案信息化建設水平普遍不高。此外制度執行力度也不強，如有的企業沒有把項目文件的形成、收集和管理納入建設項目之中，檔案完整性得不到保障。

2.2 檔案存儲系統不完善

大數據的四個顯著特點決定了其技術應用平臺的特性。一方面，檔案管理系統面對大量數據應當具有足夠的緩存空間，即具有高度的可擴展性，不過，當前集中式的數據存儲和管理系統價格昂貴。另一方面，系統需要適應數據資源激增的情況，但目前的系統還不能完全適應。因此檔案存儲系統還不完善，“價廉物美”的系統有待開發完善。

2.3 技術型人才短缺

想要將檔案信息化管理制度進行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進行創新的融入。人才是企業的發展中賴以生存的基礎，但是在部分調查結果中顯示，企業在檔案管理方面，尚未認識到人才的重要性，簡單地認為檔案管理工作人人都能做，這就導致檔案信息化技術型人才的短缺，管理人員的基本技能不足，素養不夠，在進行問題解決的時候考慮得不夠全面。

3 新時代企業檔案信息化建設優化對策

3.1 轉變傳統檔案管理模式，強化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應用達到較高的效率，企業要予以重視，加強對相關工作人員的培訓，使他們的思想觀念發生變化，調整服務態度，構建更加合理的管理模式，調整傳統的檔案管理思想，提高應變能力，形成主動服務的意識。要認識到我們處于信息技術迅速發展的時期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質和水平，具有較高的時事熱點信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動提供資源信息，檔案信息管理向著科技術和現代化的方向發展，把更具價值的信息內容提供給社會。還要注意的是企業在進行檔案信息化管理建設時，要把電子軟件應用于其中，對信息內容進行有效的檢索，使檔案管理更具規范性，增強檔案管理的安全性和使用的有效性。

3.2 提升檔案信息利用率

將檔案信息化管理加以運用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔案信息進行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現出其價值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運用，將檔案的價值在最大意義上體現出來。將智能化的手段、數據庫、網絡資源融合運用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地的進行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。通過將檔案整合并運用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時查閱檔案資料，充分發揮檔案智能化帶來的成效。

3.3 實現文件信息共享

目前，我們已經進入到了大數據的時代，為了方便相關人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享時，我們可以利用先進檔案管理軟件對其進行管理，這也是保證信息資源共享的基礎性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數據的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的困擾，網絡安全就是最為常見的一種。所以說，相關部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進一步加強對安全方面的建設。

3.4 加強檔案數字化資源建設

為了把高質量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現代多媒體、3D等高科技技術應用于其中，使紙質檔案信息資料逐漸實現電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

3.5 提高檔案管理人員的整體素質

21世紀是科技生產力的時代，人才是知識載體，更是檔案管理信息化建設的主力軍。因此，應有意識地組建高素質的檔案管理團隊，以檔案管理人員的素質鞏固檔案信息化的基礎。培養更多的高級檔案管理人員，掌握日益更新的信息知識和技術，推進檔案信息現代化發展。檔案管理信息化是大勢所趨，要提升檔案信息化管理水平，應著重打造高素質的檔案管理隊伍，對現有檔案管理人員進行知識的補充和專業技能的培訓。檔案管理部門需加大對檔案管理人員的培訓力度，例如在每年特定的時間邀請行業專家到單位對檔案管理人員進行指導，依照單位的實際檔案管理內容設定科目，讓員工對專業的管理知識和技術有進一步的了解和掌握，并將所學技能應用到工作中，改變傳統的工作模式。信息化的高速發展，高素質的檔案管理人員才能緊跟科技發展趨勢并運用檔案管理方面的知識，促進檔案管理信息化的發展。因此，引進掌握新技術的檔案管理復合型人才尤為重要。無論何時，人才是檔案管理工作的核心，只有提高檔案管理人員的整體水平，才能夠推動檔案管理信息化發展進程，早日實現真正的檔案管理信息化。

4 結語

企業檔案管理信息化建設不是階段性的發展，而是要根據社會信息的不斷變化進行持續更新的長久性工作。企業的檔案工作管理者應該樹立良好的創新觀念和服務意識，積極地克服信息化轉型中的困難，實時地了解社會、時代變遷的過程及其發展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達到理論結合實踐、時代結合創新的發展勢態，使信息資源能夠服務于企業，服務于社會。

參考文獻

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