電子文件的歸檔工作策略

孫銘

摘 要：隨著以計算機及其網絡技術為標志的現代科學技術的迅猛發展，電子文件以其強大的沖擊力開辟了信息時代檔案管理工作的新領域。在企業的各項活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件的部分功能，也使電子文件歸檔管理成為檔案管理工作的重要內容。

關鍵詞：電子文件;歸檔工作

為了推動電子文件歸檔在檔案管理中的應用，首先必須克服對電子文檔管理工作中的畏難情緒。受傳統觀念和檔案管理技術的影響與制約，多數人認為電子文件不是文件而忽視其歸檔的重要性，或是怕增加本職工作量而不愿承擔該項工作，因為電子文件歸檔與紙質文件歸檔相比是一項極其細致且有一定難度的工作。由于電子文件對計算機系統具有依賴性，使其必須借助計算機實現編目歸檔等檔案管理工作，這對不懂計算機操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作那么熟悉，這也增加了開展電子文件歸檔工作的難度。因此，企業檔案管理工作必須立足為企業經營發展服務，積極順應在企業管理工作和檔案管理工作中應用科學技術的潮流，從企業辦公自動化與信息管理工作的大局出發，不斷學習計算機及其網絡技術，才能做好電子文件的歸檔管理工作，使電子文件歸檔管理工作成為企業經營管理在新時期的有力助手。

1 分析電子文件歸檔工作的重要性

1）促進現代化電子文件的歸檔工作更加的具有時代性。電子文件的歸檔要依賴當前較為實用的計算機操作技術，而且電子歸檔更加的注重實際的應用，形成對于辦公室辦公的自動化和信息管理工作的有效結合，并且進一步的完善了電子歸檔工作的管理規范制度。

2）促使文件歸檔更加的具有規范性。在進行對電子文件歸檔保護利用中，能夠制定嚴格規范的文檔管理制度，也要求有關人員的基本素質要過硬，能夠應對各種電子文件歸檔的問題，并且還要具有高度的責任意識和敬業精神，為進一步的電子文件歸檔工作提供更多的保障。因此在確保歸檔電子文件符合歸檔要求的時候，要制定對于電子文檔的管理制度，并對電子文件進行全面、認真的檢查，因為電子文檔脫離紙質文檔的實質性和可觸摸性之后，更重要的就是保障文檔的信息準確。

2 電子歸檔的要求

1）將應歸檔的最終版本的電子文件存入光盤，光介質上，脫機后可存放在別處。2）采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質上，但采用壓縮工具的過程必須統一、規范。3）將確定要歸檔的電子文件在網絡環境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上，對備份系統歸檔一般在局域網或其他網絡環境下采用。4）采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質形式，一般適用于永杰和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應在兩種載體中同時保存規范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯系。

3 正確選擇電子文件歸檔方式

電子文件的載體與紙質檔案的載體相比較，具有穩定性差、易損壞的弱點。因此，選擇合理的歸檔方式就成為電子檔案管理工作中至關重要的環節。通常利用磁盤采集數據的方式容易產生數據丟失、因磁盤質量較差影響文件的可讀性，為防止數據丟失制作多份備份等現象，不僅影響了電子文件的可靠性，也加大了檔案管理的工作量。實踐證明，采用網絡移交并利用光盤存貯，是最便捷、最安全的歸檔方式。一方面，應借助計算機信息管理網絡，建立電子文件歸檔傳遞系統。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。首先，業務管理部門要認真挑選反映本機構職能活動概貌的文件，然后由信息管理部門按要求統一進行文件格式轉換后傳上網絡，這樣就在一定程度上保證了數據的可靠性、完整性和通用性，這是電子文件歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上、但具有保存價值的文件，應由電子文件形成部門整理編目，然后利用網絡技術向檔案部門傳輸。另外，也可借助計算機信息管理網在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔傳遞網，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網但具有保存價值的電子文件通過該系統傳給檔案部門，檔案部門經與辦公自動化部門和信息管理部門協商后，對歸檔的電子文件提出格式要求并達成共識，從而完成歸檔。另一方面，要確立電子文件形成部門的權威，由計算機信息管理部門與檔案管理部門共同負責歸檔。

4 制定管理標準

電子文件的記錄格式、載體形式區別于紙質文件，不僅外形上不同，在處理方法、管理內容上也相差甚遠，所以，必須根據電子文件的特殊性來制定相應的管理標準。如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全以及專利維護等各項標準的制定，可參照文書檔案的某些做法，但不能硬性照搬。歸檔標準的制定決不只是檔案部門的事，而應聯合技術部門和使用部門等共同協商制定。如電子文件在形成、積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文件的歸檔質量;生成電子文件與專用軟件必須一同歸檔;對已經歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術措施，以確保信息的原始性、真實性和完整性等。

5 建立健全電子文件歸檔制度

相對于電子文件歸檔來說，紙質文件歸檔工作起步較早，不僅形成了一支穩定的、工作經驗豐富的骨干隊伍，還有一套行之有效的規章制度。開展電子文件歸檔工作，也應組建一支強有力的電子文件管理隊伍，承擔電子文件的歸檔工作。由于大多數計算機信息管理人員對檔案工作比較陌生，而紙質檔案立卷歸檔人員經與檔案部門多年的合作，已經建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，要依靠原紙質檔案立卷工作的兼職檔案管理人員，通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握計算機信息管理和辦公自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件歸檔所涉及的問題較廣泛，受制約的因素也很多，僅靠檔案部門很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機信息管理部門相互合作的方式進行。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件及其形成規律和歷史聯系，是歸檔工作的主要責任者，也最有發言權;檔案部門掌握歸檔的原則及方法，又了解本單位檔案管理實際情況，可以起到統籌和把關的作用;計算機信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計、維護信息管理網絡，管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。因此，三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，才能共同高質量地完成電子歸檔。

6 結語

對于任何一個企業，在現代信息技術的應用上都很難做到一步到位，所以在企業中這兩種歸檔方式往往是長期并存的。但是，隨著以計算機及其網絡技術為基礎的現代科學技術的普及與發展，運用計算機技術處理大量電子文件已成為企業發展的必然趨勢。搞好電子文件歸檔工作，不僅能大大減少企業管理的工作量，也使企業利用計算機技術輔助各類作業過程、解決生產經營、企業管理等問題成為必然與可能。

參考文獻

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