淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

李美娜

摘 要：目前我國檔案管理工作雖然在不斷進步，但仍然存在細節工作上的不足，因此還需繼續完善檔案管理模式。現在新興科技產品的問世及普及為實現檔案管理信息化提供了良好基礎，對檔案管理工作大有裨益。與此同時，國家也頒發了一系列檔案管理工作的政策，促進了檔案信息化的發展。檔案管理部門及相關工作人員應完善檔案管理系統，保證檔案信息完整嚴謹，檔案管理部門也應根據實際需要管理的信息量補充檔案管理人才。

關鍵詞：檔案管理;信息化;創新

1 分析現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

1.1 檔案管理的安全意識對其創新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現代化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發展之中，檔案管理事業則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創新與傳統檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

1.2 目前在檔案信息化管理方面有待實現標準化和法治化

客觀的看待我國現階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現共享，究其原因主要集中在以下三個方面：1）由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規范化的體系，檔案管理處于分散狀態，不同部門在管理檔案時所執行的政策是不同的，甚至出現矛盾和沖突之處。2）從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內容也各不相同，有不協調的情況存在。3）我們所處的時代信息化技術飛速發展，而且處于動態變化之中，這對系統建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將會不利于平臺的建設。

1.3 檔案管理應對電子政務更高要求的挑戰

電子政務建設正處于關鍵時期，從其內容來看復雜性較高，具有鮮明的時代性。但要認識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國電子政務系統并非獨立存在，而是與國際互聯網接軌，功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統應用目標則是建立在政府專用的網絡之上，服務也只限于自身業務。而電子政務則以計算機網絡為媒介，其目標是為社會和公眾服務。電子政務系統是由多個系統共同組成的，檔案管理系統是不可缺少的重要環節。由此可知電子政務是檔案管理信息系統的構建的基礎。與傳統檔案管理信息系統相比較后確定了檔案管理信息化系統建設的內容，必須要處理好以下兩個方面的問題：1）安全系統。要增加相的功能，可授權和信任模塊是必不可少的。2）建立自動備份系統。為了避免出現信息丟失的情況，包括電子檔案在內的所有檔案內容都要備份，即使網絡和數據庫出現故障，信息也不會丟失。

2 加強檔案管理信息化建設的路徑

2.1 相關部門要加強對檔案管理人員的深入教育

隨著我國經濟的快速發展，檔案的種類和數量都大大增加，這就對檔案工作等提出了新的挑戰，傳統的檔案管理模式已經不能跟上時代的發展。所以說，檔案信息化建設已經是重中之重，這個問題要得到相關負責人的重視，并加大對信息化建設的投入。然后進行規劃，并制定出檔案信息化進程的長期目標，從而推動檔案管理工作的健康發展。

2.2 完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設中，也是必不可少的。只有健全相關的管理制度，明確相關人員的主要職責，并將工作落實到責任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領導要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實的基礎條件。另外，還要制定一些監督制度，這樣才能將制度落實到位，從而提高檔案信息化管理。

2.3 充分的利用數字化技術手段

從目前情況來看，我國檔案管理信息化還缺少長遠的規劃。對于這個問題，我們要對檔案管理理念進行革新，同時也可以借鑒或者是引入先進的技術，這些技術可以包括互聯網技術、大數據技術等，用這些先進的技術對信息資源進行整合，從而進一步的對資源的管理以及利用，實現資源的共享。

2.4 對檔案管理信息化服務進行創新

在社會的發展中，要不斷的對檔案信息化服務進行創新，這樣才能使其符合時代的發展。比如說，可以開通網上檢索功能，這樣就可以實現資源的共享，同時也可以提高資源的利用率。另外，還可以構建相關的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進行上傳，還可以對自己所需要的文檔進行下載。在實際的發展中，要對檔案信息化服務內容不斷的進行更新，這就要求對其工作職能進行創新，主要是從傳統的檔案保管轉變成現在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉為開放的檔案共享。

2.5 對檔案管理信息化機制進行創新

對于目前的市場經濟而言，企業檔案管理制度要做到與時俱進，根據實際情況進行積極的改變和創新，這樣才能使企業得到更好的發展。具體而言，企業可以建立獎懲機制以及責任制，將工作細化到每一個部門或者是每一個員工的身上，這樣就能保證員工的責任感。通過獎懲制度的制定可以，可以營造出良好的企業氛圍，同時也可以激發員工的使命感和責任感。另外，企業還要加強檔案管理信息工作的安全，強化計算機網絡的管理工作，將重點內容進行優先管理，以免出現信息的泄露，損害企業的根本利益。

2.6 可以實現文件的信息共享

目前，我們已經進入到了大數據的時代，為了方便相關人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享的時候，我們可以利用先進單獨檔案管理軟件對其進行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數據的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的威脅，網絡安全就是最為常見的一種。所以說，相關部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進一步加強對安全方面的建設。

3 結束語

企業檔案的管理信息化建設不是階段性的發展，而是要根據社會信息的不斷變化進行持續更新的長久性工作。企業的檔案工作管理者應該樹立良好的創新觀念和服務意識，積極地克服信息化轉型中的困難，實時地了解社會、時代變遷的過程及其發展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達到理論結合實踐、時代結合創新的發展勢態，使信息資源能夠服務于企業，服務于社會。

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