推動高校檔案管理高質量發展SWOT分析與建議

摘 要：采用SWOT分析法，從優勢、劣勢、機會、威脅四個方面，對高校檔案管理現狀進行分析，并提出有針對性的措施，推動高校檔案管理高質量發展。

關鍵詞：高校檔案管理;SWOT分析;高質量

新時代是高質量發展時代，管理工作必須與時俱進，實現高質量發展。本文運用SWOT分析法（Strengths優勢、Weaknesses劣勢、Opportunities機會、Threats威脅），探討高校檔案管理工作的現狀，并提出相關建議，進一步加強和改善檔案管理工作，推動高質量發展。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是把與研究對象密切相關的主要內部優勢、劣勢和外部機會、威脅等列舉出來，構建SWOT矩陣。然后用系統分析思維，即S-O（優勢-機會策略）、S-T（優勢-威脅）、W-O（劣勢-機會）、W-T（劣勢-威脅）策略，得出最佳策略。

1.Strengths（優勢）

（1）構建了較為科學的管理工作機制。普遍構建了由校長領導，校級領導主管，檔案館集中統一管理、各二級單位密切配合的檔案工作格局。組建了檔案工作委員會、檔案鑒定銷毀工作領導小組等非常設機構，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。建設了一支專職檔案員與二級單位檔案員相結合的檔案員工作隊伍，實現了檔案館和歸檔單位直接對接，檔案員和二級單位檔案員直接對接，構建了較為科學的管理體制和運行機制。

（2）硬件建設較為完善。檔案館普遍實現了辦公區、閱檔區、庫房區“三分開”;建設了符合“八防”要求的庫房。配備了必需的打印機、復印機、碎紙機、電腦、防磁柜、攝像機等辦公設施設備。適應信息化建設需要，建設了局域網，使用專業檔案管理系統進行檔案管理。

2.Weaknesses（劣勢）

（1）專業人才不足。檔案系列職稱職務晉升困難，導致高層次人才嚴重不足;工作邊緣化明顯，崗位吸引力小。崗位設置為管理崗居多，一般以校內調劑為主，具有專業知識背景的人才嚴重不足，特別是既有檔案學，又能熟練掌握現代信息技術，又有一定文字功底和編纂開發能力的綜合人才更是缺乏。

（2）制度建設不夠健全。制度建設存在一定缺項，有的高校沒有制定牽頭管總的學校檔案管理辦法，有的沒有制定電子檔案、公務電子郵件等收集、管理辦法。由于工作整體不夠重視，還存在一定的執行不嚴、落實不夠的現象。

3.Opportunities（機會）

（1）黨和國家高度重視檔案工作。黨和國家高度重視檔案工作。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發[2014]15號），包括5大部分23條內容，成為新時代做好檔案管理工作的指導性文件。2019年1月1日起施行的《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）等，對進一步做好高校檔案管理工作，同樣具有很強的針對性和指導性。除此之外，還有其他國家、部門和地方性的政策法規和檔案標準。這些對于進一步規范高校檔案管理工作，提高高校檔案管理工作科學化水平，發揮著至關重要作用。

（2）現代信息技術的迅猛發展。隨著現代信息技術的迅猛，必將深刻改變高校檔案管理面貌，互聯網+檔案必然是高校檔案管理的新模式新選擇。要加大信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用，優化管理模式，提高管理效率。

4.Threats（威脅）

（1）高校檔案開放管理。高校檔案不僅僅滿足自己，還要滿足社會需求。不僅僅要在校內進行檔案開放，還要對社會進行檔案開放，以滿足社會對高校檔案需求。處理好保密與公布，開放與嚴管關系，對高校檔案管理工作提出了新的挑戰。

（2）校外合作單位檔案管理工作。隨著高校服務社會職能的不斷擴大，校地合作、校企合作、校際合作日益增多，必然會產生檔案文件資料，這些檔案文件資料也是高校檔案的重要組成部分，必須加強管理。

二、進一步加強高校檔案管理工作的SWOT策略

1.S-O策略（優勢-機會策略）

（1）順應國家形勢，進一步重視檔案管理工作。高校要主動順應國家形勢，要站在講政治的高度，加強檔案工作領導，為黨管檔，為校守史，為民服務。把檔案工作納入學校整體規劃，同部署，同檢查，同考核。

（2）切實加強信息技術在檔案管理工作中的運用。更加重視信息技術在檔案管理中的運用。在檔案征集環節，可以廣泛運用“互聯網+”、移動互聯技術，實現檔案的在線歸檔和近線歸檔。建設使用專門的檔案管理系統，切實加強檔案全生命流程管理。運用大數據技術，加強檔案開發利用工作。

2.W-O策略（劣勢-機會策略）

（1）切實加強專業人才隊伍建設。根據高校檔案事業發展需要，更加注重檔案專業人才隊伍建設。轉變崗位性質，把檔案崗位由管理崗變為專技崗，增強現有檔案管理人員的專業意識。堅持專業人辦專業事，加強檔案學、計算機、自動化、歷史學、信息管理等學科專業人才引進。

（2）切實加強制度建設。要切實按照上位法要求，建設與學校實際相適應的檔案管理辦法。要注重制度的前后銜接和成套管總，注重制度建設的成套性，建設一整套務實管用有效的制度體系。

3.S-T策略（優勢-威脅策略）

（1）加強審查，做好檔案開放管理工作。要切實加強檔案審查、鑒定，從年代、價值等方面確定什么檔案內容能開放、什么檔案內容不能開放。開放過程中，要注意方式方法，加強全程監管，做好復印、復制等各項具體工作。

（2）密切合作，做好校外合作單位管理工作。合作過程中形成的檔案，要定期溝通，及時把與學校有關的檔案征集歸檔。構建校內檔案部門與合作機構檔案部門聯動機制，定期溝通協商機制，如有必要，還要赴國際合作高校進行實地走訪，切實做到應歸盡管，應管盡管。

4.W-T（弱勢-威脅策略）

要切實加強工作參與，針對學校對外合作交流比較多的部門如教務、科技、外事等部門，要在合作之初參與進來，提出歸檔要求。要做好檢查指導，隨著合作進程，隨時指導相關人員做好歸檔資料的收集整理工作，把工作做在平時，盡量避免事后補充資料。合作結束后，要及時跟進，及時歸檔。要構建工作機制，與合作單位或高校就檔案管理，加強溝通交流。

三、結語

不斷加強高校檔案管理工作是推動檔案事業發展的基礎行工作，沒有科學高效的管理工作，就不可能推動高校檔案事業高質量發展。因此，通過以上分析，并提出相應策略，以進一步開展好高校檔案管理工作，推動檔案事業高質量發展，建設與高校事業發展相匹配的高校檔案事業。

參考文獻：

[1]毛獻峰、李子白.行業特色型大學科研檔案管理的SWOT分析與建議[J].江蘇科技信息，2018（5）：24-27

作者簡介：

王寧（1976--），河南商丘人，武漢輕工大學檔案館館員，碩士研究生。