淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作

石長富

摘要：在管理辦公室中的重要文件時，需要重點做好基本的整理工作，確保文件能夠被妥善保存，在有使用需求時，可快速找到，保障文件檔案材料的使用效率?，F代檔案管理工作中運用了更加先進的方法與管理思想來支持日常的管理活動，在面對辦公室文件時，同樣可通過一些新型管理方法提升文件管理效率，確保在新的辦公模式下，有效落實文件檔案管理任務。

關鍵詞：辦公室文件;檔案管理;管理方法

辦公室在各個單位中具有重要作用，隨著辦公模式不斷更新，辦公方式也出現了改變，在管理辦公室中重要的文件檔案時，應明確現有管理系統中的問題，調整管理措施，加大對文件管理負責人的培訓力度，使其能夠在這項較為基礎性的管理工作中有良好的表現。本文根據對管理辦公室文件這項工作的認識，探討應如何將其中的檔案管理工作做好，以此支持后續的檔案文件應用。

1 檔案管理工作的現實意義

檔案管理工作重在收集、整理、保存各種資料。檔案管理工作真實的記載了本單位各重要事項的始末及辦理過程，對事件的辦理過程進行了記載。為以后引用、查閱和借鑒資料發揮了重要的作用。檔案管理具有完整性、安全性、及時性和有序性的特點，以相關的文件，資料等為管理對象。以紙質或實質為載體進行記錄，分門別類的歸入檔案存檔。良好的檔案管理工作對于整個單位的有序進行有著特別重要的作用，不僅可以協調領導的直接分管部門及時完成相關工作，還有助于檢查工作完成的效果，更有利于上下級部門的溝通協調?？偟膩碚f，辦公室檔案工作的質量和效率直接影響著整個單位全局工作的順利進行。應該采取措施進一步改進辦公室檔案的管理工作。

2 檔案管理期間的主要問題

在辦公室中圍繞各類工作文件進行檔案管理工作時，存在一些比較明顯的管理問題，僅僅運用常規的檔案管理方法，很難完成管理目標，還會在文件管理過程中產生差錯，影響到最終的文件管理結果。辦公室中保存的檔案文書具有豐富繁多的類別，在進行分檔管理時，對文件的歸類不精準，會影響到后續其他環節的檔案管理任務。辦公室中的工作內容復雜，除了整理與應用檔案文件之外，還需要應對一些其他的事務，包括接聽電話以及日常接待的任務，受到其他工作的影響，留給整理歸檔檔案的時間就比較少了，因此歸檔整理工作存在不及時的問題。配備辦公室工作人員，未按照實際工作情況進行配備，最終導致一些檔案管理任務無人負責，這方面的工作也做得不夠精細;一些辦公人員本身并非是檔案管理的專業人士，在工作中憑借自己的認識與經驗展開工作，導致管理檔案文件的工作存在極大的隨意性，缺少統一的檔案管理標準。

3 調整檔案管理工作的可行舉措

各單位要結合本單位的實際情況，樹立正確的意識，利用先進的現代技術，專業的人才，采取更方便、有效的措施，建立更加科學的檔案管理體系，更高效的做好辦公室的檔案管理工作。

3.1 配備專門的工作人員展開分管檔案的工作

辦公室工作內容瑣碎而又復雜，很多辦公人員都需要同時處理多種事務，管理檔案文件的工作比較分散，常常會出現后期管理人員與前期管理人員不一致的情況，導致最終的管理難度被提升，文件檔案管理質量也無法達到相應的管理標準，因此首先需要解決人員配備的問題，指派專門的工作人員來管理文件檔案，負責全程的管理任務，包括接收文件檔案，為文件編設序號，提交領導進行審閱，獲取處理意見，按照處理要求完成最終的文件檔案處理任務，保障檔案文件可以被及時處理，不會延誤最佳的處理時機。

3.2 打造先進完整的檔案管理系統

首先要通過先進科學化的信息技術手段來改進辦公文件管理工作模式，大部分檔案管理單位都已經啟用了新的信息化管理模式，確保同時兼顧電子檔案與紙質檔案兩種不同形式的檔案管理與應用需求，但是辦公室中使用的仍舊是傳統化的管理模式，耗費時間多，整體效率水平低，最終形成管理效果也很差。因此辦公室也應當積極地面對信息化時代的新挑戰，在現有技術條件下，以更加高效的方式來處理所有的檔案文件，做好技術上的改革。在初期建設全新的檔案管理系統時，可以對其他的優秀檔案管理單位進行學習，借鑒管理檔案的經驗，吸收先進的管理思想，充分發揮出信息網絡與電子技術的作用。

在優化檔案文件管理體系時，首先可優化檢索功能，確保查找檔案材料的工作能夠以更加便捷的方式展開，在良好的網絡條件下，可對文件資料庫進行遠程查詢與管理，為了保障檔案文件訪問安全，可設置訪問權限，避免所有人都能隨意地進入到資料庫中，隨意查找與更改文件檔案，可采取分級管理的方式進行檔案管理工作，不僅在既有的檔案管理工作基礎上，提升了管理文件的效率，同時也規避了安全風險。

完善檔案管理系統，不能忽視對管理者的培養，考慮到辦公室中管理技術與信息化等綜合技術水平日益提升，人員必須能夠正確地應用系統，發揮出系統的作用，避免在文件檔案相關的操作中出現過多的差錯，面對辦公人員管理檔案時，存在的專業化水平低的問題，可從基礎知識培訓工作開始，幫助其補充專業領域中的理論知識，結合管理檔案文件的實踐工作，不斷提升業務能力，除了理論知識培訓之外，還可組織前往其他的檔案管理單位中進行參觀與學習，經常性地進行技術性交流工作，共同解決文件檔案管理中的問題，在文件檔案管理的工作領域中共同取得進步。

3.3 加強檔案管理工作意識

工作意識與思想影響著檔案管理者的實際行動，因此為了徹底解決當前存在的主要檔案管理問題，必須要從思想上改變領導人員與直接負責檔案管理工作的辦公人員，消除其對于檔案文件存在的落后思想，明確在大數據時代中，檔案文件中承載的信息資源的重要性，同時也要以動態的眼光看待檔案文件管理系統，不能長期地保持原地踏步的狀態，而是要積極地改進。依照辦公室的具體工作情況，構建文件檔案管理工作制度，確保制度要求是合理可行的，而后就應當按照制度要求實施檔案管理干工作，一方面要改進管理方式，另一方面還要注重檔案的有效利用，在呈現出文件檔案材料的應用價值時，需要面對檔案文件的需求者，應當擺正服務態度，增強服務意識，使保存在辦公室中的文件檔案也能夠展示出其信息應用價值。進一步調整責任分配系統，使每一位辦公人員都能夠明確其在檔案文件管理中的職責，以更加強烈的責任感面對日后的文件檔案管理工作。

4 結束語

檔案材料在現代辦公活動中處于極其關鍵的位置，各個單位需要結合自身的發展情況，來落實文件檔案管理方面的各項工作，重視文件中的檔案材料，既要對紙質的文件檔案展開管理，同時也要管理存入計算機中的電子檔案，面對不同類型的檔案要運用差異化的管理措施，通過現代化技術來完善檔案管理系統，吸收專業人士強化檔案文件管理隊伍，建設先進且科學的檔案管理體系，確保辦公室中的檔案管理工作能夠以更加高效的方式完成。

參考文獻

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