實(shí)物資產(chǎn)管理存在的問題及對(duì)策

葛金平

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn) 實(shí)物資產(chǎn) 微信管理平臺(tái) 責(zé)任

近年來，多數(shù)企業(yè)隨著業(yè)務(wù)模式變化、規(guī)模擴(kuò)張、管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)物資產(chǎn)體量越來越大，在整個(gè)資產(chǎn)占有較大份額，加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)內(nèi)部控制至關(guān)重要。本文主要針對(duì)當(dāng)前企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理面臨的三大風(fēng)險(xiǎn)，從制度、職責(zé)、信息化建設(shè)、強(qiáng)化監(jiān)督檢查入手，提出采用適當(dāng)?shù)目刂品椒ǎ瑢?duì)資產(chǎn)日常管理進(jìn)行規(guī)范，保證財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值的運(yùn)營目標(biāo)。

一、當(dāng)前企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

總體而言，企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管控不像稅利、資金這些“看得見的效益”那樣被重視，還存在控制粗放、職責(zé)不清、效率低下等問題。

（一）難以實(shí)時(shí)掌握實(shí)物資產(chǎn)現(xiàn)狀

由于帳卡物分屬不同的管理部門，加之沒有形成有效的信息傳遞機(jī)制，難以隨時(shí)摸清企業(yè)家底，只有通過年底開展大規(guī)模清查才能真正核實(shí)。特別是企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)數(shù)量大、分布廣、資產(chǎn)調(diào)劑相對(duì)頻繁，而轉(zhuǎn)移、變動(dòng)多是在“一個(gè)單元”內(nèi)部“消化”，未履行必要程序，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能做到時(shí)時(shí)一一對(duì)應(yīng)。

（二）資產(chǎn)盤點(diǎn)過程繁瑣、效率低下

傳統(tǒng)的資產(chǎn)盤點(diǎn)先要求各單位用一定時(shí)間盤點(diǎn)自查，并上報(bào)自查盤點(diǎn)表，資產(chǎn)歸口管理部門根據(jù)上報(bào)的自查表，聯(lián)合財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門組成盤點(diǎn)小組開展實(shí)地抽查盤點(diǎn)，時(shí)間跨度長(zhǎng)，工作量大，勞神費(fèi)力，卻并沒有取得很好效果。

（三）資產(chǎn)使用和管理職責(zé)不清

資產(chǎn)歸口管理部門無法清晰掌握所有資產(chǎn)現(xiàn)狀，實(shí)物資產(chǎn)配置和布局不盡合理，利用效率不高，甚至存在損壞、變相流失、游離賬外的風(fēng)險(xiǎn)。

二、實(shí)物資產(chǎn)管理存在的原因分析

（一）各層級(jí)重視不夠

存在重資產(chǎn)購置、輕資產(chǎn)運(yùn)營現(xiàn)象，盡管有相關(guān)規(guī)章制度，但操作性不強(qiáng)，出現(xiàn)問題相互推諉，缺少管理和約束。特別是資金比較充裕的企業(yè)，在資產(chǎn)購置和使用方面不能厲行節(jié)約，事前缺少有效合理的評(píng)估，在未盤活存量的前提下擴(kuò)大規(guī)模，體態(tài)臃腫，加大了管理的難度。

（二）責(zé)任意識(shí)缺乏

職能部門或者沒有專門人員具體負(fù)責(zé)實(shí)物資產(chǎn)管理，或者形同虛設(shè)，僅在資產(chǎn)檢查核實(shí)工作中扮演參與者，沒有在抓早抓小的日常管理上下功夫，資產(chǎn)閑置無人過問、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移隨意、壞了無人負(fù)責(zé)、丟了無人追究。

（三）職能部門融合推進(jìn)緩慢

使用部門與歸口管理部門尚未構(gòu)建上下聯(lián)動(dòng)的監(jiān)管格局;財(cái)務(wù)部門與歸口部門橫向溝通聯(lián)系不經(jīng)常，形成信息孤島。

（四）創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

存在慣性思維，沒有認(rèn)真解決傳統(tǒng)手工盤點(diǎn)效率質(zhì)量低下與資產(chǎn)規(guī)模日益擴(kuò)大之間的矛盾，導(dǎo)致監(jiān)督滯后，引起了系列不良反應(yīng)，比如部分資產(chǎn)長(zhǎng)期閑置、管理放任、轉(zhuǎn)移無序，必須通過信息化建設(shè)加以解決。

三、加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)管理的對(duì)策

基于以上風(fēng)險(xiǎn)和原因分析，筆者將“提高實(shí)物資產(chǎn)管理效率”作為主要目標(biāo)，著力從以下三個(gè)方面強(qiáng)化實(shí)物資產(chǎn)管理。

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立和完善實(shí)物資產(chǎn)管理體系

修訂和完善《固定資產(chǎn)管理辦法》、《低值易耗品管理實(shí)施細(xì)則》，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)具體管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和提煉，將資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)制度化、流程化、規(guī)范化。使管理行為有據(jù)可依，解決實(shí)物資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)不清、責(zé)任不明、制度不全的問題。

（二）從嚴(yán)壓實(shí)責(zé)任，明確實(shí)物資產(chǎn)及其管理部門及其管理人

實(shí)物資產(chǎn)管理的關(guān)鍵點(diǎn)在于責(zé)任落實(shí)。將實(shí)物資產(chǎn)管理作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的日常業(yè)務(wù)，確立各個(gè)部門、各個(gè)層級(jí)的管理兼職人員，確立資產(chǎn)監(jiān)管人角色和資產(chǎn)使用人角色。

（三）創(chuàng)新方式方法，推進(jìn)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

在完善制度和落實(shí)責(zé)任的基礎(chǔ)上，開發(fā)應(yīng)用“實(shí)物資產(chǎn)微信管理平臺(tái)”，為管理行為提供信息化保障。將實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng)嵌入到微信企業(yè)號(hào)。系統(tǒng)按月從財(cái)務(wù)系統(tǒng)提取、更新實(shí)物資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，確保實(shí)物資產(chǎn)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)資產(chǎn)的一一對(duì)應(yīng)，并保障實(shí)物資產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)資產(chǎn)信息的全面完整。實(shí)物資產(chǎn)系統(tǒng)對(duì)每項(xiàng)資產(chǎn)屬性進(jìn)行分類歸集，為每一項(xiàng)資產(chǎn)生成一份二維碼身份證，為查詢、盤點(diǎn)和轉(zhuǎn)移的在線操作提供前提。具體做法是：開展資產(chǎn)盤點(diǎn)，資產(chǎn)管理員在接到盤點(diǎn)通知后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)登錄微信企業(yè)號(hào)，查詢自己管理下的資產(chǎn)列表，掃描所屬資產(chǎn)的二維碼標(biāo)簽、拍攝資產(chǎn)照片、描述資產(chǎn)現(xiàn)狀、上傳，完成對(duì)實(shí)物的盤點(diǎn)。克服傳統(tǒng)盤點(diǎn)模式的固有缺陷，有效提高盤點(diǎn)結(jié)果的可靠性，盤點(diǎn)工作一次性結(jié)束，無需再到現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查抽盤，盤點(diǎn)過程變得更加規(guī)范、簡(jiǎn)便和可追溯。歸口管理部門通過后臺(tái)系統(tǒng)監(jiān)控資產(chǎn)轉(zhuǎn)移和盤點(diǎn)情況，也變得更加便捷、更加可靠。

四、成效和優(yōu)勢(shì)

通過“實(shí)物資產(chǎn)微信管理平臺(tái)”在本企業(yè)的試運(yùn)行，進(jìn)一步明確了加強(qiáng)實(shí)物資產(chǎn)管理的工作思路，即高度重視并有序推進(jìn)信息化建設(shè)，發(fā)揮其獨(dú)特的成效和優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持效率優(yōu)先，在此基礎(chǔ)上根據(jù)系統(tǒng)流程和要求建立配套制度，推動(dòng)治標(biāo)與治本的有機(jī)結(jié)合。

（一）易用

系統(tǒng)運(yùn)行無需添置掃碼槍等硬件設(shè)備，借助微信的開放性和普及性，系統(tǒng)用戶也無需加裝任何單體軟件或客戶端APP，操作簡(jiǎn)便，易學(xué)易用，界面更友好，應(yīng)用更便捷，系統(tǒng)更穩(wěn)定，數(shù)據(jù)更可靠。

（二）便捷

借助系統(tǒng)的便捷高效，資產(chǎn)盤點(diǎn)用時(shí)可由過去的平均三周縮短到一周以內(nèi)，并且省去了自查表、抽查表等大量繁瑣的紙質(zhì)表格和人員往返奔波。使得實(shí)物資產(chǎn)隨時(shí)更新、隨時(shí)變動(dòng)、隨時(shí)盤點(diǎn)變得可能，通過內(nèi)部監(jiān)督互控，財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)信息更新更及時(shí)、更完整。

（三）開放

系統(tǒng)為每項(xiàng)資產(chǎn)分配二維碼身份證，單個(gè)二維碼信息更完整，企業(yè)在崗員工只要被邀請(qǐng)關(guān)注了微信企業(yè)號(hào)，就可以掃碼查詢到資產(chǎn)的基本信息，體現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的開放和共享，便于企業(yè)內(nèi)部查詢和群眾監(jiān)督。

（四）規(guī)范

規(guī)范了資產(chǎn)盤點(diǎn)流程，資產(chǎn)管理員在接到盤點(diǎn)通知后，必須在完成掃碼、拍照、錄入、上傳后方能完成盤點(diǎn)，盤點(diǎn)不僅僅是對(duì)資產(chǎn)的簡(jiǎn)單清點(diǎn)，也是對(duì)資產(chǎn)狀態(tài)的再確認(rèn)，包括資產(chǎn)的外觀、性狀、存放位置等，盤點(diǎn)過程能夠提供更加豐富、完整、可靠的信息。

（五）監(jiān)督

明確所有實(shí)物資產(chǎn)的使用和管理責(zé)任。系統(tǒng)定義和分配了資產(chǎn)管理角色，為規(guī)范化、流程化和制度化管理提供了硬性約束。上一流程為下一流程提供支持，下一流程對(duì)上一流程進(jìn)行監(jiān)督。歸口管理部門、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用人各司其責(zé)，所有實(shí)物資產(chǎn)數(shù)據(jù)均可在后臺(tái)查詢，信息可追溯，責(zé)任更明確。

在穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)物資產(chǎn)日常化管理的前提下，向企業(yè)實(shí)物資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的上游和下游延伸，使之成為一個(gè)覆蓋更完整的體系，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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