當前基層檢察院檔案工作的現狀與對策

關鍵詞 基層檢察院 檔案工作 現狀 對策

作者簡介：張慧敏，東莞市第一市區人民檢察院，初級檔案員，研究方向：檢察院檔案管理。

中圖分類號：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.04.079

經過多年的發展，檢察院對檔案管理工作的重視程度不斷提升，檔案庫房基礎設施日益完善，檔案組織管理日益增強。然而，目前基層檢察院檔案管理工作之中依舊存在許多問題，阻礙著檔案工作的質量與效率提升。基于此，加強對基層檢察院檔案工作現狀的研究是非常有必要的，并在此基礎上制定有效的解決對策[1]。

一、基層檢察機關檔案工作所取得的成效

首先，構建起完善的管理體系。加快建設了檔案管理組織網絡，配備專業的檔案管理工作人員。部分地區組織成立了檔案工作領導小組，其中，組長由監察長擔任，副組長由分管領導擔任，而小組成員由各個部門負責人組成。

其次，確定有關主體任務與職責。明確人員的職責，分管領導負責監督工作，各科室負責人負責協助工作，具體操作由專職與兼職檔案員負責，推進層次責任制度，建立健全績效考核制度，完善賞罰分明的獎懲制度，調動全體人員積極性，加強部署，逐步推進[2]。

最后，加大對檔案工作的投入，建設檔案室與陳列室，配備完善的軟硬件設施。引進先進的掃描儀以及庫房專用除濕機。

二、基層檢察院檔案工作現狀

（一）缺乏對檔案工作足夠的重視

現階段，許多檢察院將工作重點放在執法辦案方面，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，難以認識到檔案管理工作的重要性，并未將檔案管理工作納入至全局工作中，未做好檔案管理與其他業務工作的區別，難以充分調動全體干警對檔案管理工作的重視。除此之外，大多數干警對檔案管理工作缺乏足夠的認識，將檔案工作和業務工作混為一談，甚至許多從事于檔案管理工作的干警察在開展檔案工作中存在著重管理、輕服務，重收集、輕利用的問題，難以充分發揮出檢察檔案的重要價值。除此之外，部分承辦案件的干警自身檔案意識非常薄弱，在辦理相關案件過程之中，未按照規范要求及時做好案卷材料歸檔工作，而這對后續工作的開展是非常不利的[3]。

（二）檔案管理水平偏低

管理工作不到位是制約檢察院檔案工作質量提升的另一因素，具體表現為以下幾個方面：從人員管理方面來看，未構建起完善的崗位目標責任制度，崗位責任指標落實不到位;從工作流程方面來看，檔案工作中存在著諸多問題，如卷內材料不齊全、借閱歸還嚴重拖拉以及移交手續模糊等，種種問題的存在加大了檔案遺失的概率，不利于檔案的管理與應用;從檔案內容方面來看，紙質檔案與電子檔案對接不到位，無法實現對紙質檔案與電子檔案統一管理，加大了檔案調取、歸檔以及借閱的難度[4]。

（三）對于檔案的開發利用滯后

實現對檔案的開發與利用是開展檔案管理工作的最終目標，為檢察院開展提供重要的參考依據。然而，檔案工作將工作重點放在檔案的收集、歸檔與整理等方面，對于檔案資料價值缺乏足夠認識，尤其是不重視對檢查檔案的編研。除此之外，目前基層檢察院的專職檔案人員數量較少，僅有一名至兩名，很多時候檔案工作由辦公室人員負責。然而，由于這部分人并未接受過專業化與系統化培訓，資質與能力都不符合要求，僅僅能夠處理一些基礎性檔案工作，也就難以實現對檔案資料的開發與利用[5]。

（四）忽視對現代化檔案管理方式的應用

隨著“兩房建設”的逐步推進，基層檢察的檔案室實現了閱覽、辦公以及庫房相互分開，且完善與優化了庫房設備，引進了先進的設備，諸如掃描儀、計算機、密集架以及音響柜、復印機、打印機等，為檔案工作的開展創造出有利條件。然而，目前在開展檔案收集、整理、檢索以及編目等工作時，依舊采用傳統的手工操作方式，而忽視對現代化計算機技術與檔案管理系統應用，檔案管理工作質量與效率難以得到提升，無法實現對檔案高效率的開發與利用，更難以提升檔案管理現代化水平。

（五）檔案工作服務意識有待提升

目前，基層檢察院在開展檔案工作中存在以下幾個方面的問題：第一，重收集訴訟檔案、輕收集文書檔案;第二，重收集反貪案卷，輕收集控申、監所以及民行案卷;第三，重收集文字材料，輕收集照片、聲像以及實物等材料，上述問題的存在使檔案系統檔案的系統性與完整性大大降低。除此之外，重保管、輕利用成為檔案管理中另一重要問題，難以發揮出檔案資料在服務檢查工作的重要價值，造成對眾多信息資源的閑置與浪費[6]。

（六）檔案管理人員的知識結構缺乏合理性

當前，基層檢察院在招考選拔公務員時，更多是招收法學專業畢業生，而檔案管理專業畢業生寥寥無幾，很大程度上影響了檢查系統內檔案管理專業化水平的提升。目前，雖然大多數檔案管理人員都比較熟悉檢查業務，在整理與歸檔訴訟檔案時效率較高，但是在歸檔文書檔案時就顯得力不從心，影響了檔案門類排列順序，無法保證密集架存放排列的規范性。除此之外，在處理零散的文書檔案、基建檔案以及會計檔案等時，檔案管理人員往往是無從下手[7]。

三、開展基層檢察院檔案工作的措施

（一）提高對檔案工作的認識

為了推進基層檢察院檔案管理工作的順利進行，最為關鍵的是提高對檔案管理工作的認識，明確檔案分級管理職責制度，由上至下的提升領導干部以及全體職工的檔案工作意識與檔案法治觀念。

具體而言，可以從以下幾個方面入手：首先，將檔案管理工作納入至重要議事日程，采用有效措施處理現實問題;其次，發揮出檔案管理機構職能，根據檔案分級管理責任制度要求，開展監督與檢查工作，查看各個部門訴訟以及文書檔案的立卷歸檔情況，及時的發現并處理問題;最后，作為檔案管理機構負責人要對各個部門負責人以及專兼職檔案人員開展不定期培訓與學習活動。

（二）推進檔案管理制度的建設

構建起完善的管理制度，保證檔案工作的科學性與規范性，加強對檔案工作流程的控制，確保檔案工作有章可循、有法可依。具體可以從以下幾個方面入手：第一，建立健全相關的規章制度，并修訂與補充存在漏洞的舊制度，諸如移交借閱保密制度以及立檔歸卷保管等。同時，對紙質檔案和電子檔案對接與管理這一沒有制度約束的地方，要及時的制定相關的管理制度。第二，保證制度的有效執行。貫徹落實制度是發揮制度作用的關鍵，在平時檔案工作中只有貫徹落實相關制度，才能夠避免日常管理中出現各種問題。除此之外，檔案工作人員要及時做好訴訟案卷的歸檔工作，并保持與各個科室的溝通與聯系，督促案件承辦人及時做好檔案歸檔、分類、整理、編目、掃描、裝盒以及上架等方面工作[8]。第三，加強對文書和門類檔案的分類管理，及時對數碼照片、實物、基建設備檔案進行歸檔與分類存放。及時歸還借閱檔案，保證檔案的安全性。推行審閱借閱申請制度，編制檔案借閱審批表，做好檔案借出和歸還記錄，對于超期借閱檔案，要辦理相關續借手續。執行檔案借閱出庫入庫登記與檢查手續，避免出現檔案丟失與泄密問題，全面保障檔案的安全性。

（三）發掘檔案資料的內部價值

豐富的檔案信息資料可以為檢察院開展案件辦理、院史教育、立法普法、調研信息等方面工作提供重要幫助。而要想充分發揮出檔案價值，首要任務是明確方向，檔案人員要積極轉變工作重點，由以往的重收集與保管，轉變為重利用轉換。與此同時，檔案人員在平時工作中要不斷加強專業學習，提升自身檔案編研能力，為檢察院開展工作提供內容全面、詳細的信息資料。其次，積極轉變服務模式，及時主動發現檔案工作中問題，并制定有效的解決方案。廣泛征求檔案利用各方面的需求方向，對外公布檔案室的服務范圍以及館藏狀況，熱情招待每個檔案借閱人，創設良好的借閱環境，提升借閱與查詢質量與效率。最后，加強信息化建設。隨著信息時代的到來，檔案工作中要注重對信息技術的應用，重點加強對信息資源的開發與利用，落實檔案掃描、編目以及檢索等方面工作，從而實現對信息資源的共享。

（四）加強對檔案人員的培訓

一支高素質的檔案管理人員隊伍是保證檔案工作質量的基礎，基于此，為了提升基層檢察院的檔案工作質量的提升，基層檢查院要重視加強對檔案人員的培訓，培訓內容主要是文書、訴訟、會計、聲像以及實物檔案的整理與收集，全面提升檔案管理人員的責任意識與服務意識、安全意識以及創新意識等，促進檔案管理人員的業務能力與綜合素質的提升，為基層檢察院檔案管理工作質量提升奠定堅實的基礎。

（五）推進檔案管理工作信息化建設

隨著信息時代的到來，計算機技術與網絡技術在社會各個領域之中應用廣泛，檔案管理工作也不例外。基層檢察院在開展檔案工作中，要加強對計算機技術與檔案管理系統的應用，落實檔案的整理、編目以及入庫等方面工作，確保檔案文件和檔案管理系統兩者同步。與此同時，要借助于檔案管理系統應用，高效完成檔案查詢以及統計等方面工作。除此之外，要推進檔案數字化建設進程，將傳統紙質檔案轉變成為電子檔案，并做好檔案的備份工作，實現對檔案資料的永久性保存，從而促進檔案利用服務水平的提升。

（六）提高檔案管理工作服務意識

作為檔案工作的主要執行者與實施者，檔案管理人員自身專業水平與綜合素質高低直接關系著檔案管理工作質量與效果。因此，為了提升基層檢察院檔案工作水平，作為檔案管理人員要積極轉變服務方式，由以往的被動服務方式轉變為主動服務方式。與此同時，檔案管理人員要提高自身業務水平，熟悉檔案室的檔案內容、成分、數量以及存放位置等，便于向借閱人提供準確系統的檔案，滿足借閱人不同的需求。

除此之外，檔案管理人員要對重大活動的歸檔價值做出評估，并主動地做好收集重點文件與材料工作，及時對重要檔案材料進行歸檔，便于后期的應用。

四、結語

綜上所述，在基層檢察院的發展過程之中檔案資料無疑發揮著重要作用，然而，由于受到多種不良因素的影響，目前基層檢察院的檔案工作質量并不理想。基于此，基層檢察院要在全面分析當前檔案工作中存在的問題基礎上，積極探索有效的解決措施，從而為檔案工作的在質量與效果上提供重要保障，推進基層檢察院的健康長遠發展。

參考文獻：

[1]謝海兵.司改背景下基層檢察機關檔案管理困境及對策[J].辦公室業務，2019（4）：122.

[2]姜宏霞.淺議基層檢察院檔案管理人員專業發展對策[J].法制與社會，2019（30）：245-246.

[3]李霞.淺議基層檢察院檔案管理人員專業發展對策[J].辦公室業務，2018（5）：143.

[4]郭飛.強化檔案審核工作提升人事干部檔案管理水平[J].辦公室業務，2018（5）：142.

[5]張誼.基層檢察院檔案信息化建設的阻礙與策略[J].辦公室業務，2018（14）：67.

[6]李夢彤.基層檢察院檢察檔案信息資源開發利用——以天津市T檢察院為例[J].法制博覽，2018（30）：178-179.

[7]盧玉潔，崔衛榮.淺議如何加強基層檢察院檔案管理信息化建設[J].法制與社會，2018（29）：159-160.

[8]海濱，李家萍.新時期推進基層檢察檔案工作的思考[J].檔案與建設，2017（9）：86-87.